Rechnungsstellung und gesetzliche Pflichten für Vereine

Vereine in der Schweiz: welcher Rechtsstatus und welche Konsequenzen?

In der Schweiz wird ein Verein durch die Artikel 60 bis 79 des Obligationenrechts (OR) definiert. Es handelt sich um einen Zusammenschluss von Personen, die einen nicht gewinnorientierten Zweck verfolgen und über eigene Statuten und Organe verfügen.

Man unterscheidet zwei Arten von Vereinen: die einfachen Vereine (nicht eingetragen) und die im Handelsregister eingetragenen Vereine. Die Eintragung ist fakultativ, ausser wenn der Verein eine kaufmännische Tätigkeit ausübt, die eine doppelte Buchführung erfordert.

Diese Unterscheidung hat direkte Konsequenzen für Ihre buchhalterischen und steuerlichen Pflichten. Ein eingetragener Verein muss strengere Regeln in Bezug auf Buchführung und Veröffentlichung einhalten.

Konkrete Beispiele: Ein lokaler Fussballclub bleibt oft ein einfacher Verein, während sich eine NGO, die regelmässig kostenpflichtige Veranstaltungen organisiert, in der Regel im Handelsregister einträgt, um mehr Glaubwürdigkeit zu erlangen.

Die buchhalterischen Pflichten der Vereine gemäss OR

Seit 2013 definiert Artikel 957 OR klar die buchhalterischen Pflichten der Vereine. Der entscheidende Schwellenwert ist der jährliche Ertrag.

Wenn Ihre jährlichen Einnahmen unter 100'000 CHF bleiben, genügt eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Kassabuch). Über diesem Schwellenwert müssen Sie eine doppelte Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen.

Diese Regeln gelten für alle Vereine, unabhängig davon, ob sie im Handelsregister eingetragen sind oder nicht. Die Eintragung verstärkt jedoch die Anforderungen an Darstellung und Revision.

Um diese Pflichten je nach Rechtsform zu vertiefen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden über die gesetzlichen Buchhaltungspflichten in der Schweiz.

Vereinfachte Buchhaltung für kleine Vereine

Für Vereine mit jährlichen Einnahmen unter 100'000 CHF bleibt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Norm. Konkret bedeutet dies, ein einfaches Kassabuch zu führen.

Sie erfassen chronologisch alle Eingänge (Mitgliederbeiträge, Spenden, Veranstaltungseinnahmen) und alle Ausgänge (Einkäufe, Kosten, eventuelle Löhne). Eine Excel-Tabelle oder ein handschriftliches Heft kann ausreichen.

Mindestpflichten:

• Jede Transaktion mit Datum, Beschreibung und Betrag erfassen
• Alle Belege aufbewahren (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
• Diese Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahren

Diese Einfachheit eignet sich perfekt für kleine Sportvereine, Quartiervereine oder lokale Kulturvereinigungen.

Vollständige Buchhaltung für grosse Vereine

Sobald Ihre Einnahmen 100'000 CHF jährlich überschreiten, müssen Sie zur doppelten Buchführung übergehen. Diese Pflicht beinhaltet die Führung einer Bilanz, einer Erfolgsrechnung und eines Anhangs.

Zusätzliche Schwellenwerte lösen Revisionspflichten aus: Bei mehr als 500'000 CHF Bilanzsumme, 1 Million Umsatz oder 10 Vollzeitstellen wird eine eingeschränkte Revision obligatorisch.

Im Handelsregister eingetragene Vereine müssen diese Regeln noch strenger einhalten, mit Veröffentlichung der Jahresrechnung.

Zusammenfassende Tabelle:

• < 100'000 CHF: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• > 100'000 CHF: doppelte Buchführung
• > 500'000 CHF Bilanz: Revision obligatorisch

Rechnungsstellung durch Vereine: wann ist sie obligatorisch?

Nicht alle Vereine sind verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Dies hängt von der Art Ihrer Aktivitäten und Ihren Beziehungen zu Ihren Mitgliedern oder Kunden ab.

Keine obligatorische Rechnung für:

• Jährliche Mitgliederbeiträge (eine einfache Quittung genügt)
• Spenden ohne Gegenleistung
• Rein ehrenamtliche Aktivitäten zwischen Mitgliedern

Rechnung empfohlen oder obligatorisch für:

• Verkauf von Leistungen oder Produkten an Dritte
• Organisation kostenpflichtiger Veranstaltungen für die Öffentlichkeit
• Öffentliche Subventionen, die eine Rechtfertigung erfordern
• Jede regelmässige kommerzielle Aktivität

Auch wenn sie gesetzlich nicht obligatorisch ist, verbessert die Rechnungsstellung die Nachvollziehbarkeit und erleichtert Ihre Buchhaltung. Sie stärkt auch Ihre Glaubwürdigkeit gegenüber Partnern.

Obligatorische Angaben auf Vereinsrechnungen

Wenn Sie eine Rechnung im Namen Ihres Vereins ausstellen, sind bestimmte gesetzliche Mindestangaben erforderlich:

• Vollständiger Name des Vereins
• Vollständige Adresse des Sitzes
• Klare Beschreibung der Leistung oder des Produkts
• Zu zahlender Gesamtbetrag
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer (empfohlen für die Nachvollziehbarkeit)

Wenn Ihr Verein nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, fügen Sie obligatorisch den Vermerk "Mehrwertsteuer nicht anwendbar" oder "Nicht mehrwertsteuerpflichtig" auf Ihren Rechnungen hinzu. Diese Präzisierung vermeidet jede Verwirrung.

Beispiel: Ein Kulturverein, der 500 CHF für eine künstlerische Leistung in Rechnung stellt, gibt klar an "Gesamtbetrag: 500 CHF (Mehrwertsteuer nicht anwendbar)".

Mehrwertsteuer und Vereine: Registrierungsregeln und Befreiungen

Vereine unterliegen denselben Mehrwertsteuerregeln wie kommerzielle Unternehmen. Der Schwellenwert für die Steuerpflicht liegt bei 100'000 CHF steuerbarem Jahresumsatz.

Achtung: Nur der steuerbare Umsatz zählt für diesen Schwellenwert. Mitgliederbeiträge, die ohne direkte Gegenleistung gezahlt werden, liegen in der Regel ausserhalb des Mehrwertsteuerbereichs und werden daher nicht berücksichtigt.

Wenn Ihr Verein regelmässig kostenpflichtige Veranstaltungen organisiert, Produkte verkauft oder Leistungen in Rechnung stellt, fliessen diese Einnahmen in die Berechnung des Schwellenwerts ein.

Um die Registrierungsbedingungen und Ihre Pflichten im Detail zu verstehen, konsultieren Sie unseren Leitfaden über den Schwellenwert für die Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz.

Von der Mehrwertsteuer befreite Aktivitäten für Vereine

Selbst wenn Ihr Verein den Schwellenwert von 100'000 CHF überschreitet, bleiben bestimmte Aktivitäten gemäss Artikel 21 MWSTG von der Mehrwertsteuer befreit:

• Kulturelle Aktivitäten ohne Gewinnzweck (Konzerte, Ausstellungen, Theater)
• Sportveranstaltungen, die von gemeinnützigen Institutionen organisiert werden
• Eng verbundene Leistungen: Kurse, Konferenzen, Bildungsveranstaltungen
• Medizinische Versorgung und Gesundheitsleistungen
• Anerkannte gemeinnützige Aktivitäten

Diese Befreiungen unterliegen strengen Bedingungen. Zum Beispiel muss eine Sportveranstaltung von einer anerkannten gemeinnützigen Einrichtung organisiert werden und die Einnahmen müssen ausschliesslich zur Deckung der Kosten dienen.

Konkretes Beispiel: Ein Tennisclub, der ein lokales Turnier organisiert, bleibt befreit, wenn die Einnahmen ausschliesslich zur Finanzierung der Veranstaltung dienen.

Freiwillige Mehrwertsteuerregistrierung

Auch unter dem Schwellenwert von 100'000 CHF oder mit teilweise befreiten Aktivitäten kann Ihr Verein die freiwillige Mehrwertsteuerregistrierung wählen.

Potenzielle Vorteile:

• Abzug der auf Ihre Einkäufe und Investitionen gezahlten Mehrwertsteuer
• Professionelleres Image gegenüber bestimmten Partnern
• Vereinfachung bei der Zusammenarbeit mit steuerpflichtigen Kunden

Zu berücksichtigende Nachteile:

• Verwaltungsaufwand: obligatorische vierteljährliche Abrechnungen
• Erhöhte Komplexität der Buchhaltung
• Verpflichtung über mehrere Jahre

Diese Entscheidung muss sorgfältig überlegt werden. Für eine detaillierte Analyse konsultieren Sie unseren Artikel über die Mehrwertsteuerbefreiung und freiwillige Registrierung.

Mitgliederbeiträge vs. kommerzielle Leistungen: wie unterscheidet man sie?

Die Unterscheidung zwischen Mitgliederbeiträgen und kommerziellen Leistungen ist entscheidend für die Anwendung der Mehrwertsteuer. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) wendet präzise Kriterien an.

Mitgliederbeiträge: Beiträge, die ohne direkte individualisierte Gegenleistung gezahlt werden. Sie liegen ausserhalb des Mehrwertsteuerbereichs. Beispiel: Jahresbeitrag von 100 CHF, der lediglich den Mitgliedsstatus verleiht.

Kommerzielle Leistungen: Austausch mit direkter und individualisierter Gegenleistung. Sie unterliegen der Mehrwertsteuer, wenn Sie steuerpflichtig sind. Beispiel: Anmeldung zu einem Yogakurs für 300 CHF.

Grenzfälle: Wenn der Mitgliederbeitrag Zugang zu wesentlichen Vorteilen gewährt (erhebliche Ermässigungen, exklusive Zugänge), kann die ESTV ihn als steuerbare Leistung umqualifizieren.

Praktischer Rat: Trennen Sie diese beiden Kategorien klar in Ihrer Buchhaltung und auf Ihren Dokumenten.

Bewährte Praktiken der Rechnungsstellung für Vereine

Eine sorgfältige Rechnungsstellung erleichtert Ihre Verwaltung und stärkt Ihre gesetzliche Konformität. Hier sind die bewährten Praktiken, die Sie anwenden sollten:

Organisation:

• Trennen Sie Mitgliederbeiträge und kommerzielle Leistungen klar in Ihren Dokumenten
• Verwenden Sie eine fortlaufende Nummerierung für alle Ihre Rechnungen
• Integrieren Sie QR-Codes auf Ihren Rechnungen, um Zahlungen zu erleichtern

Aufbewahrung:

• Bewahren Sie alle Dokumente mindestens 10 Jahre auf
• Archivieren Sie sowohl ausgestellte als auch erhaltene Rechnungen
• Bewahren Sie Zahlungsbelege auf (Kontoauszüge)

Tools: Verwenden Sie eine für Vereine geeignete Rechnungssoftware, um die Nummerierung, die Zahlungsverfolgung und die Mehrwertsteuerverwaltung bei Bedarf zu automatisieren.

BePaid für Vereine: Rechnungsstellung und Nachverfolgung vereinfachen

BePaid bietet eine Lösung, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Schweizer Vereinen zugeschnitten ist, unabhängig von ihrer Grösse.

Nützliche Funktionen für Vereine:

• Erstellung von konformen QR-Rechnungen nach Schweizer Normen in wenigen Klicks
• Automatische Nachverfolgung von Zahlungen für Mitgliederbeiträge und Leistungen
• Automatische Mahnungen für Mitglieder mit Zahlungsrückstand
• Mehrwertsteuerverwaltung, wenn Ihr Verein steuerpflichtig ist
• Buchhaltungsexporte zur Erleichterung Ihrer Buchführung

Die kostenlose Version (10 Rechnungen und 5 Kunden pro Monat) eignet sich perfekt für kleine Vereine. Für grössere Strukturen bietet die Premium-Version zu 20 CHF/Monat alle Funktionen ohne Einschränkung.

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Schweizer Vereine müssen, auch wenn sie gemeinnützig sind, präzise buchhalterische und steuerliche Pflichten einhalten. Je nach Grösse und Umsatz unterliegen sie einer vereinfachten oder vollständigen Buchhaltung und müssen sich möglicherweise ab 100'000 CHF kommerziellen Einnahmen für die Mehrwertsteuer registrieren. Die Unterscheidung zwischen Mitgliederbeiträgen und kommerziellen Leistungen ist entscheidend für die Bestimmung Ihrer Pflichten.

Eine klare und konforme Rechnungsstellung schützt Ihren Verein rechtlich und erleichtert die Finanzverwaltung. Die obligatorischen Angaben, die fortlaufende Nummerierung und die sorgfältige Mehrwertsteuerverwaltung sind nicht optional.

BePaid vereinfacht die Rechnungsstellung für Schweizer Vereine: Erstellen Sie konforme QR-Rechnungen in wenigen Klicks, verwalten Sie Ihre Mitglieder wie Kunden, verfolgen Sie Ihre Zahlungen und automatisieren Sie Ihre Mahnungen. Unsere integrierte Mehrwertsteuerverwaltung hilft Ihnen, konform zu bleiben, unabhängig davon, ob Sie steuerpflichtig sind oder nicht. Testen Sie BePaid kostenlos und konzentrieren Sie sich auf Ihre Vereinsmission statt auf den administrativen Papierkram.