Wie man Anzahlungen und Proforma-Rechnungen in der Buchhaltung verwaltet

Anzahlung vs. Proforma-Rechnung: Was ist der Unterschied?

Eine Anzahlung ist eine Teilzahlung, die beide Parteien rechtlich bindet. Sie schafft eine Lieferverpflichtung für den Verkäufer und eine Zahlungsverpflichtung des Restbetrags für den Kunden. Die Anzahlung erscheint in Ihrer Buchhaltung und die MWST ist bei Zahlungseingang fällig.

Eine Proforma-Rechnung ist ein informatives Dokument ohne buchhalterischen Wert. Sie dient als detaillierter Kostenvoranschlag oder als Dokumentation für administrative Verfahren (Zoll, Budgetvalidierung). Es ist keine MWST fällig und sie bindet die Parteien nicht rechtlich.

Vergleichstabelle:

• Rechtlicher Wert: Anzahlung = vertragliche Verpflichtung / Proforma = informatives Dokument

• Buchhalterische Auswirkung: Anzahlung = in der Buchhaltung erfasst / Proforma = keine

• MWST: Anzahlung = bei Zahlungseingang fällig / Proforma = nicht anwendbar

• Nummerierung: Anzahlung = offizielle Rechnungsserie / Proforma = separate Serie

Wann verwendet man eine Proforma-Rechnung?

Die Proforma-Rechnung wird in drei Hauptsituationen verwendet:

1. Detaillierter Kostenvoranschlag für komplexe Projekte
Wenn Ihr Kunde eine interne Budgetvalidierung benötigt, bevor er sich verpflichtet. Die Proforma detailliert die Leistungen und Beträge, ohne eine Zahlungsverpflichtung zu schaffen.

2. Internationale Transaktionen
Für Exporte, die Zolldokumentation erfordern. Die Behörden verlangen oft eine Proforma zur Bewertung der Waren. Konsultieren Sie unseren Leitfaden zur MWST beim Export für weitere Details.

3. Kundenvalidierung vor Verpflichtung
Vor dem Start eines wichtigen Projekts, um das Verständnis des Umfangs und des Budgets zu bestätigen.

Obligatorische Angaben: separate Nummer (z.B. PRO-2024-001), sichtbarer Vermerk "PROFORMA", Ausstellungsdatum, vollständige Kontaktdaten, Leistungsdetails, indikative Beträge exkl. und inkl. MWST, Gültigkeit des Dokuments.

Wie man eine Anzahlung korrekt in Rechnung stellt

Die Erstellung einer Anzahlungsrechnung erfordert die Einhaltung der Schweizer Rechnungsstellungsnormen. Die Anzahlung muss als offizielle Rechnung mit allen erforderlichen gesetzlichen Angaben behandelt werden.

Die Anzahlungsrechnung muss einen QR-Code für die Zahlung enthalten, der den Schweizer Standards entspricht, um die Begleichung zu erleichtern. Der Anzahlungsbetrag entspricht in der Regel einem Prozentsatz des Gesamtprojekts (oft 30% bis 50%).

Die MWST muss auf den Anzahlungsbetrag berechnet und in Rechnung gestellt werden, nicht auf die Gesamtsumme des Projekts. Diese Unterscheidung ist für Ihre MWST-Abrechnung wesentlich.

Um die Verwaltung von Teilzahlungen zu vertiefen und die Strategien für Anzahlungsanfragen zu verstehen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden darüber, wie man Anzahlungen in Rechnung stellt.

Obligatorische Angaben auf einer Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung muss alle gesetzlichen Elemente einer klassischen Rechnung enthalten, plus spezifische Angaben:

• Eindeutige Rechnungsnummer in Ihrer offiziellen Serie (z.B. FA-2024-045)

• Ausstellungsdatum der Anzahlungsrechnung

• Vollständige Kontaktdaten Ihres Unternehmens und des Kunden

• Ausdrücklicher Vermerk "Anzahlung" oder "Teilzahlung" im Titel

• Beschreibung des Projekts oder der betreffenden Leistung

• Anzahlungsbetrag exkl. MWST und Prozentsatz der Gesamtsumme, falls relevant

• MWST berechnet auf die Anzahlung mit Angabe des Satzes (8.1%, 3.8% oder 2.6%)

• Gesamtbetrag inkl. MWST der Anzahlung

• QR-Code für die Zahlung gemäss Schweizer Normen

Im Gegensatz zu einer Schlussrechnung präzisieren Sie, dass es sich um eine Teilzahlung handelt, und geben Sie den geschätzten Gesamtbetrag des Projekts an.

Berechnung der MWST auf Anzahlungen

Die grundlegende Regel: Die MWST ist bei Zahlungseingang der Anzahlung fällig, nicht bei der Schlussrechnung. Sie müssen diese MWST in Ihrer MWST-Abrechnung der Periode des Zahlungseingangs deklarieren.

Zahlenbeispiel:

Webentwicklungsprojekt: 10'000 CHF exkl. MWST
Geforderte Anzahlung: 30% = 3'000 CHF exkl. MWST
MWST zu 8.1% auf die Anzahlung: 3'000 × 8.1% = 243 CHF
Gesamtbetrag der Anzahlung inkl. MWST: 3'243 CHF

Sie müssen diese 243 CHF MWST bei Zahlungseingang deklarieren, je nach der von Ihnen verwendeten Methode (vereinbarte oder effektive Leistungen). Die Methode der effektiven Leistungen ist besonders für Anzahlungen geeignet, da sie die MWST-Abrechnung mit den tatsächlichen Zahlungseingängen abstimmt.

Um zu verstehen, welche Methode Sie wählen sollten, konsultieren Sie unseren Artikel über die MWST-Abrechnung nach Rechnungsstellung oder Zahlungseingang.

Verwaltung des Restbetrags und der Schlussrechnung

Sobald die Leistung abgeschlossen oder das Produkt geliefert ist, müssen Sie die Schlussrechnung ausstellen, die das gesamte Projekt zusammenfasst und die bereits geleistete Anzahlung abzieht.

Diese Schlussrechnung muss den Gesamtbetrag des Projekts inkl. MWST angeben und dann die bereits bezahlte Anzahlung klar abziehen, um den verbleibenden Restbetrag zu erhalten. Diese Darstellung vermeidet jede Verwirrung und erleichtert die Zahlung durch Ihren Kunden.

Die Restbetragsrechnung ist eine offizielle Rechnung mit einer neuen Nummer in Ihrer Rechnungsserie. Sie muss alle obligatorischen gesetzlichen Angaben und einen QR-Code nur für den Restbetrag enthalten.

Verweisen Sie immer auf die vorherige(n) Anzahlungsrechnung(en) (Nummer und Datum), um die vollständige Rückverfolgbarkeit des Projekts zu gewährleisten.

Struktur der Restbetragsrechnung

Die empfohlene Darstellung für eine Restbetragsrechnung ist wie folgt:

Zahlenbeispiel (Fortsetzung des Projekts zu 10'000 CHF exkl. MWST):

Gesamtbetrag des Projekts exkl. MWST: 10'000 CHF
MWST 8.1%: 810 CHF
Total inkl. MWST: 10'810 CHF

Abzüglich bereits geleistete Anzahlung (Rechnung FA-2024-045 vom 15.01.2024): 3'243 CHF

Verbleibender Restbetrag: 7'567 CHF

Diese klare Struktur ermöglicht es dem Kunden, die Berechnung sofort zu verstehen. Die Gesamt-MWST des Projekts (810 CHF) beinhaltet die 243 CHF, die bereits bei der Anzahlung deklariert wurden. Sie deklarieren nur die verbleibenden 567 CHF (810 - 243) bei der Schlussrechnung.

Geben Sie systematisch die Nummer und das Datum der Anzahlungsrechnung an, um die buchhalterische Abstimmung zu erleichtern und Streitigkeiten zu vermeiden.

Buchhalterische Behandlung von Anzahlungen

Die buchhalterische Behandlung von Anzahlungen folgt einer einfachen Logik: Die erhaltene Anzahlung ist kein sofortiger Ertrag, sondern eine Schuld gegenüber Ihrem Kunden bis zur Lieferung.

Vereinfacht:

Bei Erhalt der Anzahlung: Sie erfassen den Geldeingang in der Kasse und erstellen eine Kundenschuld (Konto erhaltene Anzahlungen). Die eingezogene MWST wird deklariert.

Bei der Schlussrechnung: Sie wandeln die Schuld in tatsächlichen Umsatz um und ziehen die Anzahlung vom zu erhaltenden Restbetrag ab.

BePaid ist keine Treuhandgesellschaft und wir empfehlen Ihnen, Ihren Buchhalter für die genauen Buchungen gemäss Ihrem Kontenplan zu konsultieren. Unsere Plattform erleichtert die Nachverfolgung der Zahlungen und generiert die notwendigen Exporte für Ihre Buchhaltung, ersetzt aber nicht die Expertise eines Fachmanns für komplexe steuerliche Aspekte.

Mehrere Anzahlungen: Organisieren Sie Ihre Zahlungsmeilensteine

Für komplexe oder langfristige Projekte sichert die Staffelung mehrerer Anzahlungen Ihre Liquidität und begrenzt die Risiken. Die klassische Strategie: 30% beim Start, 40% zur Halbzeit, 30% bei Lieferung.

Zahlenbeispiel: Website-Relaunch-Projekt zu 25'000 CHF exkl. MWST

Anzahlung 1 (Start): 7'500 CHF exkl. MWST + 607.50 CHF MWST = 8'107.50 CHF inkl. MWST
Anzahlung 2 (Validierung der Entwürfe): 10'000 CHF exkl. MWST + 810 CHF MWST = 10'810 CHF inkl. MWST
Restbetrag (Lieferung): 7'500 CHF exkl. MWST + 607.50 CHF MWST = 8'107.50 CHF inkl. MWST

Verknüpfen Sie jede Anzahlung mit einem konkreten Liefergegenstand: Vertragsunterzeichnung, Validierung der Konzeptionsphase, Produktivsetzung. Dieser Ansatz beruhigt den Kunden und rechtfertigt klar jede Zahlungsanforderung.

Um die Verwaltung dieser Meilensteine zu optimieren, konsultieren Sie unseren Leitfaden zum Projekttracking und Rechnungsstellung.

Nachverfolgung und Abstimmung von Teilzahlungen

Die effektive Nachverfolgung Ihrer Anzahlungen vermeidet Rechnungsstellungsfehler und Vergessen, die teuer werden können. Ein rigoroses Nachverfolgungssystem ist unerlässlich, sobald Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

Die regelmässige Abstimmung zwischen Ihren ausgestellten Anzahlungsrechnungen und den tatsächlich erhaltenen Zahlungen ermöglicht es Ihnen, Zahlungsverzögerungen schnell zu erkennen und entsprechend zu handeln.

Die Schweizer QR-Rechnungen erleichtern diese Abstimmung erheblich durch die automatische Identifizierung der Zahlungen. Der QR-Code enthält alle notwendigen Informationen, um eine Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zuzuordnen.

Eine monatliche Mindestüberwachung wird empfohlen, um eine klare Sicht auf Ihre Liquidität zu behalten und zukünftige Geldeingänge zu antizipieren.

Tabelle zur Nachverfolgung von Anzahlungen

Erstellen Sie eine Nachverfolgungstabelle mit den wesentlichen Spalten:

• Projekt / Kunde

• Gesamtbetrag inkl. MWST

• In Rechnung gestellte Anzahlung(en) (Nummer und Betrag)

• Eingegangene(r) Betrag/Beträge mit Daten

• Verbleibender Restbetrag

• Status (ausstehend / teilweise bezahlt / beglichen)

Beispiel:

Projekt A - Kunde Dupont: 15'000 CHF / Anzahlung 4'500 CHF (FA-045) / Eingegangen 4'500 CHF am 20.01 / Rest 10'500 CHF / In Bearbeitung

Projekt B - Kunde Martin: 8'000 CHF / Anzahlung 2'400 CHF (FA-048) / Nicht eingegangen / Rest 8'000 CHF / Ausstehend

BePaid automatisiert diese Nachverfolgung dank seiner Funktion zur Zahlungsnachverfolgung, die den Status Ihrer Rechnungen automatisch aktualisiert, sobald die Zahlung eingeht.

Bankabstimmung und Anzahlungen

Die Bankabstimmung besteht darin, die auf Ihrem Konto eingegangenen Zahlungen mit den ausgestellten Anzahlungsrechnungen abzugleichen. Diese monatliche Überprüfung vermeidet Abweichungen und garantiert, dass alle Ihre Zahlungseingänge korrekt erfasst sind.

Die Schweizer QR-Rechnungen vereinfachen diesen Prozess erheblich: Der QR-Code enthält eine eindeutige Referenz, die es ermöglicht, die bezahlte Rechnung beim Import Ihrer Kontoauszüge automatisch zu identifizieren.

BePaid bietet eine Funktion zur Bankabstimmung, die eingegangene Zahlungen automatisch den entsprechenden Rechnungen zuordnet, auch für Anzahlungen.

Zu verwaltende Sonderfälle:

• Teilzahlung einer Anzahlung: erfassen Sie den erhaltenen Betrag und mahnen Sie den Restbetrag der Anzahlung an

• Vorzeitige Zahlung: überprüfen Sie, dass der Betrag der in Rechnung gestellten Anzahlung entspricht

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

1. Vergessen, die Anzahlung auf der Schlussrechnung abzuziehen
Auswirkung: Doppelte Rechnungsstellung, unzufriedener Kunde, Vertrauensverlust
Lösung: Verweisen Sie immer auf vorherige Anzahlungen und zeigen Sie den Abzug klar an

2. Falsche Berechnung der MWST bei mehreren Anzahlungen
Auswirkung: Fehlerhafte MWST-Abrechnung, Risiko einer steuerlichen Nachforderung
Lösung: Berechnen Sie die MWST auf jede Anzahlung einzeln, nicht auf die Gesamtsumme des Projekts

3. Nummerierung der Proformas in der offiziellen Serie
Auswirkung: Buchhalterische Verwirrung, nicht fortlaufende Nummerierung der echten Rechnungen
Lösung: Erstellen Sie eine separate Serie (PRO-2024-XXX) für die Proformas

4. Verwechslung von Proforma und Anzahlung in der Kommunikation
Auswirkung: Der Kunde weiss nicht, ob er zahlen muss oder nicht
Lösung: Klären Sie systematisch die Art des gesendeten Dokuments

5. Keine Referenzierung der Anzahlungen auf der Restbetragsrechnung
Auswirkung: Schwierigkeiten bei der buchhalterischen Abstimmung, potenzielle Streitigkeiten
Lösung: Geben Sie immer die Nummer und das Datum jeder Anzahlungsrechnung an

Automatisierung der Anzahlungsverwaltung mit BePaid

BePaid vereinfacht die Verwaltung von Anzahlungen und Proforma-Rechnungen dank Funktionen, die für die Schweizer Realitäten konzipiert sind:

Erstellung konformer Anzahlungsrechnungen: Generieren Sie Anzahlungsrechnungen mit QR-Code für die Zahlung gemäss Schweizer Normen in wenigen Klicks. Alle obligatorischen Angaben sind automatisch enthalten.

Automatische MWST-Berechnung: Die MWST (8.1%, 3.8% oder 2.6%) wird automatisch auf den Anzahlungsbetrag berechnet, wodurch Berechnungsfehler eliminiert werden.

Nachverfolgung von Teilzahlungen: Visualisieren Sie auf einen Blick den Status jeder Anzahlung (in Rechnung gestellt, eingegangen, überfällig) und den verbleibenden Restbetrag pro Projekt.

Generierung der Restbetragsrechnung: Erstellen Sie automatisch die Schlussrechnung mit Abzug der bereits geleisteten Anzahlungen. Die Berechnung wird für Sie durchgeführt.

Buchhalterische Exporte: Exportieren Sie Ihre Rechnungen und Zahlungen für Ihre Treuhandgesellschaft oder Ihre Buchhaltungssoftware.

Transparente Tarife: 20 CHF/Monat oder 200 CHF/Jahr. Kostenlose Version verfügbar (10 Rechnungen, 5 Kunden), um ohne Verpflichtung zu testen.

Die Verwaltung von Anzahlungen und Proforma-Rechnungen erfordert Sorgfalt, aber sie sichert Ihre Liquidität und verbessert Ihre Kundenbeziehungen. Merken Sie sich das Wesentliche: Eine Proforma-Rechnung bleibt ein informatives Dokument ohne buchhalterischen Wert, während eine Anzahlung beide Parteien rechtlich bindet und eine ordnungsgemässe Rechnungsstellung mit MWST erfordert.

Achten Sie darauf, die obligatorischen Angaben auf Ihren Anzahlungsrechnungen einzuhalten, berechnen Sie die MWST korrekt und strukturieren Sie Ihre Restbetragsrechnung, um jede Verwirrung zu vermeiden. Eine Nachverfolgungstabelle und eine regelmässige Bankabstimmung ersparen Ihnen die häufigen Fehler, die Ihre Buchhaltung komplizieren.

Um diese Verwaltung im Alltag zu vereinfachen, ermöglicht Ihnen BePaid, konforme Anzahlungsrechnungen in wenigen Klicks zu erstellen, Teilzahlungen automatisch nachzuverfolgen und Ihre Restbetragsrechnungen ohne Berechnungsfehler zu generieren. Testen Sie die Plattform kostenlos und konzentrieren Sie sich auf Ihre Tätigkeit statt auf Ihre Buchhaltungsdokumente.