MwSt beim Export: Wie fakturiert man ausländische Kunden?

Export und MwSt: Das Prinzip der Befreiung

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Kunden ausserhalb der Schweiz verkaufen, profitieren Sie von einer MwSt-Befreiung. Konkret wenden Sie einen Satz von 0% an: Es wird keine Schweizer MwSt fakturiert.

Gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) bezeichnet ein Export jede Lieferung von Waren, die ins Ausland transportiert werden, oder jede Dienstleistung, deren Verbrauchsort sich ausserhalb der Schweiz befindet.

Um von dieser Befreiung zu profitieren, müssen Sie zwei wesentliche Bedingungen erfüllen: nachweisen, dass die Lieferung oder Dienstleistung das Schweizer Gebiet tatsächlich verlassen hat, und die entsprechende Dokumentation während 10 Jahren aufbewahren.

Achtung: Die Befreiung betrifft nur die Schweizer MwSt. Ihr Kunde kann der MwSt oder den Zollgebühren seines Landes unterliegen.

Einen Kunden in der Europäischen Union fakturieren

Die Regeln unterscheiden sich je nachdem, ob Ihr Kunde ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C) ist.

Für gewerbliche Kunden (B2B): Sie fakturieren ohne Schweizer MwSt unter Anwendung des Mechanismus der Selbstveranlagung (Reverse Charge). Ihr Kunde deklariert und zahlt die MwSt direkt in seinem Land. Sie müssen zwingend seine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung angeben und den Vermerk "Selbstveranlagung" oder "Reverse Charge" anbringen.

Für Privatpersonen (B2C): Die Regeln sind komplexer. Grundsätzlich fakturieren Sie ohne Schweizer MwSt, aber je nach Schwellenwerten für Fernabsatz in jedem Land könnten Sie sich zur lokalen MwSt registrieren müssen. Diese Schwellenwerte variieren zwischen 35.000 und 100.000 Euro je nach Mitgliedstaat.

Auf Ihrer Exportrechnung in die EU geben Sie immer an: Ihre Schweizer MwSt-Nummer, die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (B2B), das Bestimmungsland und den ausdrücklichen Befreiungsvermerk.

Einen Kunden ausserhalb der EU fakturieren

Für Kunden ausserhalb der Europäischen Union (USA, Kanada, Grossbritannien nach dem Brexit, Asien, Afrika usw.) sind die Regeln einfacher.

Sie wenden systematisch das Prinzip der Schweizer MwSt-Befreiung an: Satz 0%, keine MwSt fakturiert. Es ist keine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich, da dieser Mechanismus nur die EU betrifft.

Auf Ihrer Rechnung geben Sie klar an: "Export ausserhalb der Schweiz, MwSt 0%" oder "Internationale Lieferung, von der MwSt befreit". Geben Sie das Bestimmungsland des Kunden an.

Ihr Kunde bleibt für die Zahlung der lokalen Steuern, Zollgebühren und MwSt seines Landes gemäss der geltenden Gesetzgebung verantwortlich. Informieren Sie ihn, dass bei Erhalt zusätzliche Gebühren anfallen können.

Bewahren Sie alle Exportnachweise auf: Zolldokumente, Transportbelege, Lieferbestätigung. Diese Belege sind bei einer Kontrolle der ESTV unerlässlich.

Die aufzubewahrenden Exportnachweise

Um die MwSt-Befreiung gegenüber der ESTV zu rechtfertigen, müssen Sie zwingend dokumentarische Nachweise des Exports aufbewahren. Ohne diese Belege kann die Verwaltung die Befreiung in Frage stellen und die MwSt von Ihnen zurückfordern.

Die erforderlichen Dokumente variieren je nachdem, ob Sie physische Waren oder Dienstleistungen exportieren. In allen Fällen beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Organisieren Sie eine sorgfältige Ablage: nummerieren Sie Ihre Rechnungen, ordnen Sie jeder Rechnung ihre Exportdokumente zu und bewahren Sie zusätzlich zu den Papieroriginalen gesicherte digitale Kopien auf.

Für physische Waren

Der Export von Waren erfordert eine vollständige Zolldokumentation.

Obligatorische Dokumente: Ausfuhranmeldung (EAD, Einheitspapier), von den Schweizer Zollbehörden visiertes Exemplar, Nachweis des internationalen Versands (Transportbeleg, Konnossement, CMR-Frachtbrief), Tracking- oder Sendungsverfolgungsnummer, detaillierte Handelsrechnung.

Bei Sendungen per Kurier (DHL, FedEx, UPS) bewahren Sie die Versandbelege und Lieferbestätigungen mit Unterschrift des Empfängers auf.

Bei persönlicher Übergabe im Ausland holen Sie eine unterzeichnete Empfangsbestätigung ein, die den Übergabeort ausserhalb der Schweiz angibt.

Die vollständige Rückverfolgbarkeit ist wesentlich: vom Verlassen Ihres Lagers bis zum Empfang durch den ausländischen Kunden. Jedes fehlende Glied kann die Befreiung gefährden.

Für Dienstleistungen

Bei Dienstleistungen beruht der Exportnachweis auf dem Nachweis, dass die Dienstleistung im Ausland genutzt oder verwendet wird.

Aufzubewahrende Dokumente: Vertrag oder Bestellung mit Angabe der Adresse des Kunden im Ausland, Geschäftskorrespondenz (E-Mails, Briefe), genaue Beschreibung der Art der Dienstleistung und ihres Nutzungsortes, detaillierte Rechnungen mit Standort des Kunden.

Für digitale Dienstleistungen (Webentwicklung, Design, Online-Beratung) bewahren Sie auf: die IP-Adresse der Kundenverbindung, den Austausch per E-Mail oder Plattform, Verträge mit Angabe des Ausführungsortes.

Für geistige Leistungen (Beratung, Schulung, Audit) dokumentieren Sie: Reisen ins Ausland (Tickets, Spesenabrechnungen), Sitzungsprotokolle, an den ausländischen Kunden übermittelte Ergebnisse.

Je präziser Ihre Dokumentation ist, desto besser sind Sie bei einer Kontrolle geschützt.

Wie man eine Exportrechnung korrekt erstellt

Eine Exportrechnung muss alle obligatorischen Angaben einer klassischen Schweizer Rechnung einhalten, plus spezifische Elemente im Zusammenhang mit der MwSt-Befreiung.

Klarheit ist wesentlich: Ihr ausländischer Kunde und die ESTV müssen sofort verstehen, dass es sich um einen von der Schweizer MwSt befreiten Export handelt.

Hier sind die systematisch einzuschliessenden Elemente.

Allgemeine obligatorische Angaben

Jede Exportrechnung muss die Grundelemente einer konformen Rechnung enthalten:

Vollständige Kontaktdaten: Name oder Firma Ihres Unternehmens, vollständige Adresse in der Schweiz, Telefonnummer und E-Mail.

Identifikation: Ihre Schweizer MwSt-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST), falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum.

Kunde: Name oder Firma, vollständige Adresse im Ausland, Bestimmungsland.

Leistungsdetails: Genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtbetrag ohne MwSt.

Diese Angaben sind für jede Rechnung identisch, ob national oder international.

Spezifische Angaben zum Export

Zusätzlich zu den allgemeinen Angaben fügen Sie zwingend folgende Elemente hinzu:

Klare Angabe der MwSt-Befreiung: Geben Sie ausdrücklich an "Export, MwSt 0%", "Lieferung ausserhalb der Schweiz, von der MwSt befreit" oder "Export, exempt from Swiss VAT". Zeigen Sie den MwSt-Satz von 0% in der MwSt-Zeile an.

Für EU-Kunden im B2B: Geben Sie die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden an und fügen Sie den Vermerk "Selbstveranlagung" oder "Reverse Charge, Artikel 196 MwSt-Richtlinie" je nach Praxis hinzu.

Bestimmungsland: Geben Sie klar das Land an, in das die Waren geliefert werden oder wo die Dienstleistung genutzt wird.

Gesamtbetrag: Der Endbetrag entspricht dem Betrag ohne MwSt, da keine Schweizer MwSt angewendet wird.

Diese Angaben schützen Ihre Befreiung rechtlich und erleichtern die Zollformalitäten Ihres Kunden.

Beispiel einer Rechnung für ausländische Kunden

Hier ist ein konkretes Muster einer Exportrechnung:

Kopfzeile: Ihr Unternehmen AG | Beispielstrasse 12, 1000 Lausanne | CHE-123.456.789 MWST

Kunde: ABC GmbH | Hauptstrasse 45 | 10115 Berlin, Deutschland | USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr.: 2024-0156 | Datum: 15. März 2024

Leistungen: Website-Entwicklung: 5.000 CHF | Jährliches Hosting: 500 CHF | Zwischensumme: 5.500 CHF | MwSt (0%, EU-Export, Reverse Charge): 0,00 CHF | Zu zahlender Betrag: 5.500 CHF

Vermerk: "Selbstveranlagung, der Empfänger entrichtet die MwSt"

Mit BePaid konfigurieren Sie einfach einen MwSt-Satz von 0% für Ihre Exportrechnungen und passen die obligatorischen Vermerke an.

Sonderfälle und zu vermeidende Fallen

Bestimmte Exportsituationen sind komplexer und führen zu häufigen Fehlern. Hier sind die Fälle, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Eine falsche Qualifizierung kann zu einer inkorrekten MwSt-Fakturierung, Steuernachforderungen und Strafen führen. Analysieren Sie immer genau den Lieferort und die tatsächliche Nutzung der Ware oder Dienstleistung.

Lieferung in der Schweiz mit Fakturierung ins Ausland

Ihr Kunde hat seinen Sitz im Ausland, aber Sie liefern die Waren in die Schweiz? Die Schweizer MwSt gilt.

Das entscheidende Kriterium ist nicht die Rechnungsadresse, sondern der tatsächliche Lieferort. Wenn die Waren in der Schweiz bleiben, handelt es sich nicht um einen Export: Sie müssen die Schweizer MwSt zum Normalsatz (8,1%) oder zum reduzierten Satz je nach Art des Produkts fakturieren.

Typisches Beispiel: Ein deutsches Unternehmen bestellt Material für sein Büro in Zürich. Auch wenn die Rechnung an den Sitz in Deutschland adressiert ist, bedeutet die Lieferung nach Zürich die Anwendung der Schweizer MwSt.

Überprüfen Sie systematisch die Lieferadresse, bevor Sie Ihre Rechnung erstellen.

Digitale Dienstleistungen und Verbrauchsort

Bei digitalen Dienstleistungen (Software, Online-Schulungen, Streaming, Downloads) bestimmt der Verbrauchsort die anwendbare MwSt.

Grundsätzlich wenden Sie die Schweizer MwSt-Befreiung an, wenn Ihr Kunde im Ausland ansässig ist und die Dienstleistung im Ausland nutzt.

Aber Achtung bei den Schwellenwerten in der EU: Wenn Sie digitale Dienstleistungen an europäische Privatpersonen verkaufen und einen jährlichen Umsatz von 10.000 Euro in der EU überschreiten, müssen Sie sich beim einheitlichen Anlaufpunkt OSS (One Stop Shop) registrieren und die MwSt der Verbrauchsländer deklarieren.

Für gewerbliche EU-Kunden (B2B) gilt normalerweise das Reverse Charge: Sie fakturieren ohne MwSt unter Angabe ihrer EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Dokumentieren Sie immer den tatsächlichen Standort Ihrer Kunden (IP-Adresse, Land der Kreditkarte).

Kunde mit Betriebsstätte in der Schweiz

Ein ausländischer Kunde mit einer Betriebsstätte in der Schweiz (Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, ständiges Büro) kann die Anwendung der MwSt ändern.

Wenn Ihre Leistung für diese Schweizer Betriebsstätte bestimmt ist, gilt die Schweizer MwSt, auch wenn die Muttergesellschaft im Ausland ist.

Überprüfen Sie den tatsächlichen Status Ihres Kunden: Fragen Sie, ob er eine Schweizer MwSt-Nummer hat. Falls ja, fakturieren Sie mit Schweizer MwSt. Wenn die Leistung für den ausländischen Sitz ohne Verbindung zur Schweizer Betriebsstätte bestimmt ist, kann die Befreiung gelten.

Im Zweifelsfall konsultieren Sie die ESTV oder einen Steuerberater, um die Situation korrekt zu qualifizieren.

Ihre Exporte in der MwSt-Abrechnung deklarieren

Auch wenn Ihre Exporte von der MwSt befreit sind, müssen Sie sie in Ihrer MwSt-Abrechnung bei der ESTV deklarieren.

Die Exporte erscheinen in der Rubrik "Umsatz aus von der Steuer befreiten Leistungen" (Ziffer 200 des vereinfachten Formulars oder Ziffer 220 des detaillierten Formulars je nach Ihrer Abrechnungsmethode).

Dieser befreite Umsatz fliesst nicht in die Berechnung der geschuldeten MwSt ein, wird aber zur Bestimmung Ihres Gesamtumsatzes und zur Überprüfung Ihrer Steuerpflicht berücksichtigt.

Vorsteuerabzugsrecht: Sie können die auf Ihre exportbezogenen Aufwendungen (Rohmaterialien, Transportkosten usw.) bezahlte MwSt abziehen. Das ist ein nicht zu vernachlässigender Vorteil für Ihre Liquidität.

Bewahren Sie alle Ihre Exportnachweise sorgfältig auf. Bei einer Kontrolle überprüft die ESTV die Übereinstimmung zwischen Ihren Deklarationen und Ihren Belegen. Eine unvollständige Dokumentation kann zu einer Nachforderung mit Zinsen führen.

Je nachdem, ob Sie nach der Methode der vereinbarten oder der vereinnahmten Entgelte deklarieren, deklarieren Sie Ihre Exporte zum Rechnungsdatum oder zum Zahlungsdatum.

Die Verwaltung mit BePaid vereinfachen

BePaid erleichtert die internationale Rechnungsstellung, indem Sie angepasste MwSt-Sätze konfigurieren können, einschliesslich 0% für Ihre Exporte.

Erstellen Sie spezifische Rechnungsvorlagen mit den angepassten Befreiungsvermerken ("Export, MwSt 0%", "Reverse Charge" usw.). Passen Sie die Texte nach Ihren Bedürfnissen an.

Die integrierte MwSt-Verwaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre nationalen und internationalen Verkäufe getrennt zu verfolgen. Sie sehen auf einen Blick Ihren befreiten Umsatz.

Die Buchhaltungsexporte fassen alle Ihre Rechnungen mit ihrer MwSt-Behandlung zusammen und erleichtern die Vorbereitung Ihrer vierteljährlichen oder halbjährlichen MwSt-Abrechnung.

Speichern Sie Ihre Exportdokumente (Lieferscheine, Zollnachweise) direkt in BePaid für eine vollständige Rückverfolgbarkeit.

Kein Wunderversprechen: BePaid ersetzt keine Steuerberatung, aber es vereinfacht konkret Ihre tägliche Verwaltung.

Die Fakturierung ausländischer Kunden erfordert das Verständnis der MwSt-Befreiungsregeln und die Aufbewahrung der erforderlichen Exportnachweise. Ob Sie physische Waren oder Dienstleistungen verkaufen, die obligatorischen Angaben auf Ihren Rechnungen und die angemessene Dokumentation sind wesentlich, um bei Ihren MwSt-Abrechnungen konform zu bleiben.

Sonderfälle wie digitale Dienstleistungen, Kunden mit Betriebsstätte in der Schweiz oder Dreiecksgeschäfte erfordern besondere Aufmerksamkeit. Im Zweifelsfall zögern Sie nicht, die ESTV oder einen Steuerberater zu konsultieren, um Ihre internationalen Geschäfte abzusichern.

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