MWST: Soll man nach Rechnungsstellung oder nach Zahlungseingang abrechnen?
Einleitung
Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen, stellt sich schnell eine Frage: Müssen Sie die MWST sofort abrechnen oder können Sie warten, bis Sie die Zahlung erhalten haben? Diese Entscheidung ist nicht unbedeutend. Sie beeinflusst direkt Ihre Liquidität, Ihre Pflichten gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) und Ihre tägliche Verwaltung.
In der Schweiz existieren zwei Methoden: die vereinbarte Entgeltmethode (auch Sollmethode genannt) und die effektive Entgeltmethode (oder Istmethode). Die erste verpflichtet Sie, die MWST ab Ausstellung der Rechnung abzurechnen, auch wenn Ihr Kunde noch nicht bezahlt hat. Die zweite erlaubt Ihnen, den tatsächlichen Zahlungseingang abzuwarten, bevor Sie die MWST abrechnen.
Für viele Selbstständige und KMU bleibt diese Unterscheidung unklar. Dabei kann die Wahl der falschen Methode Liquiditätsengpässe verursachen oder Ihre Buchhaltung unnötig verkomplizieren. Manche Unternehmen müssen sogar je nach Tätigkeit mit beiden Methoden jonglieren.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen konkret die Unterschiede zwischen diesen beiden Ansätzen, ihre Vor- und Nachteile und wie Sie bestimmen, welche am besten zu Ihrer Situation passt. Wir behandeln auch die gesetzlichen Pflichten in Bezug auf die MWST und die Tools zur Vereinfachung Ihrer administrativen Verwaltung.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Die Schweiz bietet zwei Methoden der MWST-Abrechnung: die vereinbarte Entgeltmethode (Deklaration ab Rechnungsstellung) und die effektive Entgeltmethode (Deklaration beim Zahlungseingang). Die erste ist für grosse Unternehmen obligatorisch, kann aber Liquiditätsengpässe verursachen. Die zweite, vorbehalten für Unternehmen unter 5 Millionen CHF Umsatz, schützt die Liquidität besser, erfordert aber mehr administrative Sorgfalt.
Ihre Wahl hängt von Ihrer Grösse, Ihrer Branche und Ihren üblichen Zahlungsfristen ab. Tools wie BePaid erleichtern die MWST-Nachverfolgung, unabhängig von der gewählten Methode.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Die zwei Methoden der MWST-Abrechnung
- Vereinbarte Entgeltmethode: MWST ab Rechnungsstellung abrechnen
- Effektive Entgeltmethode: MWST beim Zahlungseingang abrechnen
- Welche Methode für Ihr Unternehmen wählen?
- Gemischte Situationen und Sonderfälle
- Administrative Pflichten und Deklaration
- Wie BePaid die Verwaltung Ihrer MWST erleichtert
Die zwei Methoden der MWST-Abrechnung
In der Schweiz erlaubt Ihnen die ESTV, zwischen zwei Methoden für die Abrechnung Ihrer MWST zu wählen. Diese Entscheidung hat direkte Auswirkungen auf Ihre Liquidität und Ihre administrative Verwaltung.
Die vereinbarte Entgeltmethode (Sollmethode): Sie rechnen die MWST ab Ausstellung der Rechnung ab, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat. Beispiel: Sie stellen am 10. Januar eine Rechnung über 5'000 CHF aus, Sie müssen die MWST im Januar abrechnen.
Die effektive Entgeltmethode (Istmethode): Sie rechnen die MWST nur ab, wenn Sie die Zahlung erhalten. Dieselbe Rechnung über 5'000 CHF im Januar ausgestellt, aber im März bezahlt? Sie rechnen die MWST im März ab.
Diese beiden Methoden unterscheiden sich von der Unterscheidung zwischen effektiver Methode und Pauschalsteuersatz, die die Berechnung der abziehbaren MWST betreffen.
Vereinbarte Entgeltmethode: MWST ab Rechnungsstellung abrechnen
Bei der vereinbarten Entgeltmethode ist die MWST fällig, sobald Sie Ihre Rechnung ausstellen, unabhängig von der tatsächlichen Zahlung.
Konkretes Beispiel: Sie stellen am 15. März eine Rechnung über 10'000 CHF (MWST 8.1% inbegriffen) aus. Ihr Kunde zahlt am 30. April. Sie müssen 750.70 CHF MWST in Ihrer Abrechnung für März (oder für das 1. Quartal, wenn Sie vierteljährlich abrechnen) deklarieren.
Vorteile: Administrative Einfachheit, Standardmethode, die von allen Buchhaltungsprogrammen akzeptiert wird, keine komplexe Nachverfolgung der Zahlungseingänge.
Nachteile: Sie finanzieren die MWST vor. Wenn Ihr Kunde mit 60 Tagen Zahlungsfrist zahlt, müssen Sie die MWST an die ESTV überweisen, bevor Sie das Geld überhaupt erhalten haben. Direkte Auswirkung auf Ihre Liquidität, besonders bei langen Zahlungsfristen oder unbezahlten Rechnungen.
Effektive Entgeltmethode: MWST beim Zahlungseingang abrechnen
Die effektive Entgeltmethode erlaubt Ihnen, die MWST nur in dem Moment abzurechnen, in dem Sie die Zahlung tatsächlich erhalten.
Voraussetzungen für die Berechtigung: Ihr jährlicher Umsatz muss unter 5 Millionen CHF liegen. Darüber hinaus schreibt die ESTV die vereinbarte Entgeltmethode vor.
Gleiches Beispiel: Rechnung über 10'000 CHF am 15. März ausgestellt, am 30. April bezahlt. Mit dieser Methode deklarieren Sie die 750.70 CHF MWST in Ihrer Abrechnung für April (oder für das 2. Quartal).
Hauptvorteil: Keine Vorfinanzierung der MWST. Sie überweisen die MWST an die ESTV erst, wenn das Geld eingegangen ist. Ideal zur Erhaltung Ihrer Liquidität.
Nachteile: Komplexere Verwaltung, wenn Sie viele Rechnungen haben. Sie müssen genau nachverfolgen, welche Rechnungen wann bezahlt wurden, um Ihre MWST-Abrechnung zu erstellen.
Welche Methode für Ihr Unternehmen wählen?
Die Wahl zwischen MWST auf vereinbartes Entgelt und MWST auf erhaltene Zahlung hängt von mehreren konkreten Faktoren ab, die mit Ihrer Tätigkeit zusammenhängen.
Entscheidungskriterien:
Zahlungsfristen: Wenn Ihre Kunden mit 60-90 Tagen zahlen, schont die Istmethode Ihre Liquidität
Rechnungsvolumen: Wenige Rechnungen? Die Istmethode bleibt handhabbar. Dutzende pro Monat? Die Sollmethode vereinfacht die Nachverfolgung
Finanzielle Situation: Knappe Liquidität? Die Istmethode vermeidet die Vorfinanzierung der MWST
Administrative Komplexität: Sind Sie bereit, jeden Zahlungseingang einzeln nachzuverfolgen?
Vergleichstabelle:
Vereinbarte Entgelte: MWST fällig bei Rechnungsstellung, einfach zu verwalten, Vorfinanzierung notwendig
Effektive Entgelte: MWST fällig bei Zahlung, schont die Liquidität, komplexere Nachverfolgung, begrenzt auf 5M CHF
Unternehmensprofile und empfohlene Methode
Freelancer und Selbstständige: Die Istmethode ist in der Regel vorzuziehen. Sie vermeiden die Vorfinanzierung der MWST, entscheidend, wenn jeder Franken zählt. Besonders geeignet, wenn Sie mit Zahlungsfristen von 30-60 Tagen arbeiten.
KMU mit B2B-Rechnungsstellung: Wenn Ihre Geschäftskunden mit 60-90 Tagen zahlen, schützt die Istmethode Ihre Liquidität. Achtung jedoch beim Volumen: ab 30-40 monatlichen Rechnungen wird die Nachverfolgung aufwendig.
Handel mit Barzahlung: Wenn Ihre Kunden sofort zahlen (Laden, E-Commerce mit Direktzahlung), vereinfacht die vereinbarte Entgeltmethode Ihre Verwaltung ohne Auswirkung auf die Liquidität.
Wiederkehrende Tätigkeiten: Abonnements oder regelmässige Leistungen? Die Sollmethode bietet mehr Vorhersehbarkeit für Ihre MWST-Abrechnungen.
Gemischte Situationen und Sonderfälle
Bestimmte Situationen erfordern besondere Aufmerksamkeit, unabhängig von der gewählten Methode.
Anzahlungen und Teilzahlungen: Rechnung über 15'000 CHF mit 30% Anzahlung (4'500 CHF) dann Restbetrag. Mit der Istmethode deklarieren Sie die MWST auf die Anzahlung bei deren Eingang, dann auf den Restbetrag bei dessen Eingang. Mit der Sollmethode ist die gesamte MWST ab Ausstellung der Rechnung fällig.
Unbezahlte Rechnungen: Sollmethode: Sie haben die MWST bereits deklariert und bezahlt. Wenn die Forderung uneinbringlich wird, können Sie eine Korrektur bei der ESTV beantragen. Istmethode: keine erhaltene Zahlung = keine deklarierte MWST, Problem gelöst.
Methodenwechsel: Nur zu Beginn einer neuen Steuerperiode und mit Zustimmung der ESTV möglich. Kein Wechsel während des laufenden Jahres.
Administrative Pflichten und Deklaration
Ihre Methodenwahl verpflichtet Sie zu administrativer Verantwortung gegenüber der ESTV.
Erstdeklaration: Sie müssen Ihre gewählte Methode bei Ihrer MWST-Registrierung angeben. Diese Entscheidung muss mit Ihrem Buchhaltungssystem übereinstimmen.
Abrechnungsperiodizität: Vierteljährlich für einen Umsatz bis 5 Millionen CHF, monatlich darüber hinaus. Die gewählte Methode gilt für alle Ihre Abrechnungen der Steuerperiode.
Dokumentation: Bewahren Sie alle Belege auf: ausgestellte Rechnungen, Zahlungsnachweise, Kontoauszüge. Die ESTV kann die Übereinstimmung zwischen Ihrer deklarierten Methode und Ihren Dokumenten prüfen.
Buchhaltungskonsistenz: Ihre Buchhaltung muss die gewählte Methode widerspiegeln. Um mehr über die MWST-Pflichten in der Schweiz zu erfahren, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden.
Wie BePaid die Verwaltung Ihrer MWST erleichtert
BePaid hilft Ihnen, Ihre MWST effizient nachzuverfolgen, unabhängig von der gewählten Methode.
Automatische Nachverfolgung der Zahlungen: Identifizieren Sie sofort, welche Rechnungen wann bezahlt wurden. Unerlässlich, wenn Sie die Istmethode verwenden, um zu wissen, welche MWST Sie deklarieren müssen.
MWST-Verwaltung auf Rechnungen: Automatische Anwendung der korrekten Sätze (8.1%, 3.8%, 2.6%), präzise Berechnungen, konforme Angaben auf Ihren QR-Rechnungen.
Buchhaltungsexporte: Exportieren Sie Ihre Daten nach Excel oder in Ihre Buchhaltungssoftware. Ihr Treuhänder verfügt über alle notwendigen Informationen zur Erstellung Ihrer MWST-Abrechnungen.
Bankabstimmung: Gleichen Sie erhaltene Zahlungen automatisch mit Ihren ausgestellten Rechnungen ab. Erhebliche Zeitersparnis bei der Identifizierung der Zahlungseingänge.
Wichtig: BePaid ist kein Buchhaltungstool und erstellt Ihre MWST-Abrechnungen nicht, aber es zentralisiert alle notwendigen Daten, um sie korrekt zu erstellen.
Die Wahl zwischen der vereinbarten Entgeltmethode und der effektiven Entgeltmethode beeinflusst direkt Ihre Liquidität und Ihre administrative Verwaltung. Wenn Sie hohe Beträge mit langen Zahlungsfristen in Rechnung stellen, erspart Ihnen die effektive Entgeltmethode, die MWST zu überweisen, bevor Sie Ihre Kunden eingezogen haben. Umgekehrt vereinfacht die vereinbarte Entgeltmethode Ihre Buchhaltung, wenn Ihre Zahlungen schnell eingehen.
Unabhängig von der gewählten Methode bleibt eine sorgfältige Verwaltung Ihrer Rechnungen und Zahlungen unerlässlich, um den Anforderungen der ESTV zu entsprechen. Die präzise Nachverfolgung Ihrer Zahlungseingänge, die Rückverfolgbarkeit Ihrer Deklarationen und die Automatisierung der Mahnungen sparen Ihnen wertvolle Zeit.
BePaid begleitet Sie in dieser täglichen Verwaltung. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, konforme QR-Rechnungen zu erstellen, Ihre Zahlungen in Echtzeit zu verfolgen und Ihre MWST-Daten für Ihre Deklarationen zu exportieren. Testen Sie BePaid kostenlos und vereinfachen Sie Ihre MWST-Verwaltung ab heute.
