Projekttracking und Rechnungsstellung: Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Kundenaufträge
Einleitung
Sie schliessen ein Projekt ab, öffnen Ihre Rechnungssoftware und stellen fest, dass Sie nicht mehr genau wissen, wie viele Stunden Sie für diese oder jene Aufgabe aufgewendet haben. Sie haben vergessen, bestimmte Kosten zu notieren. Sie sind unsicher, welchen Betrag Sie in Rechnung stellen sollen. Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor?
Das Problem liegt nicht an mangelnder Organisation, sondern an einer Trennung zwischen Projekttracking und Rechnungsstellung. Viele Freelancer und Agenturen verwalten ihre Projekte auf der einen Seite (Timesheets, Lieferungen, Kommunikation) und erstellen ihre Rechnungen auf der anderen Seite, ohne Verbindung zwischen beiden. Das Ergebnis: Zeitverlust, Rechnungsfehler und manchmal Spannungen mit den Kunden.
Die Abstimmung dieser beiden Prozesse erfordert keine komplexen Tools oder ausgefeilten Methoden. Es genügt, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu erfassen und einen Workflow zu organisieren, der die geleistete Arbeit natürlich mit der Projektrechnungsstellung verbindet. Ob Sie nach Zeitaufwand, pauschal oder im Abonnement abrechnen, diese Koordination verbessert Ihre Auftragsrentabilität und macht Ihre Kundenbeziehungen reibungsloser.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Projekttracking strukturieren, um schneller, präziser und ohne häufige Rechnungsfehler abzurechnen.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Die Abstimmung von Projekttracking und Rechnungsstellung vermeidet Fehler, reduziert Zahlungsfristen und verbessert die Rentabilität. Erfassen Sie den Zeitaufwand, die Meilensteine und die Nebenkosten während des Projekts und passen Sie dann Ihren Workflow je nach Abrechnungsmodell an (Zeitaufwand, Pauschale nach Meilensteinen oder Abonnement). Verwenden Sie einfache und vernetzte Tools, rechnen Sie regelmässig während des Projekts ab und analysieren Sie Ihre Margen, um Ihre zukünftigen Aufträge zu optimieren.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Warum Projekttracking und Rechnungsstellung aufeinander abgestimmt sein müssen
- Die wichtigsten Elemente, die während eines Projekts zu erfassen sind
- Drei Projekt-Rechnungs-Workflows je nach Ihrem Modell
- Wie Sie Ihre Tools für einen reibungslosen Workflow organisieren
- Die zu vermeidenden Fehler beim Projekt-Rechnungs-Tracking
- Best Practices zur Optimierung von Rentabilität und Kundenbeziehung
Warum Projekttracking und Rechnungsstellung aufeinander abgestimmt sein müssen
Die meisten Unternehmer verwalten ihre Projekte auf der einen Seite (Trello, Excel, Papier) und ihre Rechnungsstellung auf der anderen. Das Ergebnis: verlorene Stunden beim Rekonstruieren dessen, was getan wurde, vergessene Leistungen und Schwierigkeiten, die in Rechnung gestellten Beträge zu rechtfertigen.
Diese Trennung schafft konkrete Probleme: Sie wissen nicht, ob ein Projekt rentabel ist, bevor es abgeschlossen ist, Sie vergessen, bestimmte Leistungen in Rechnung zu stellen, und Sie verlieren Zeit bei der Suche nach den notwendigen Informationen, um Ihre Rechnungen zu erstellen.
Eine einheitliche Sicht auf Projekttracking und Rechnungsstellung verbessert Ihren Cashflow, reduziert Fehler und stärkt das Kundenvertrauen. Sie rechnen schneller, präziser ab und behalten die Kontrolle über Ihre Rentabilität. Um mehr über die Optimierung Ihres Cashflows zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über Rechnungsstrategien zur Verbesserung des Cashflows.
Die wichtigsten Elemente, die während eines Projekts zu erfassen sind
Um korrekt abzurechnen, müssen Sie während des gesamten Projekts bestimmte wesentliche Daten verfolgen. Diese Informationen bilden die Grundlage Ihrer Rechnungsstellung und schützen Sie im Streitfall.
Vier Elemente sind unerlässlich zu dokumentieren:
Der Zeitaufwand: Anzahl der Stunden pro Aufgabe und Phase
Die Meilensteine und Lieferungen: Validierungspunkte mit dem Kunden
Die Nebenkosten: weiterverrechnete Kosten
Die Scope-Änderungen: zusätzliche Anfragen des Kunden
Jedes dieser Elemente wirkt sich direkt auf Ihre Endrechnung aus. Sie zu vernachlässigen bedeutet, Geld zu verlieren oder Spannungen mit Ihren Kunden zu erzeugen.
Zeitaufwand und Timesheet
Für nach Zeitaufwand abgerechnete Aufträge ist die präzise Zeiterfassung Ihr einziger Schutz. Ein gut geführtes Timesheet ermöglicht es Ihnen, Ihre Beträge zu rechtfertigen und zeitintensive Aufgaben zu identifizieren.
Drei einfache Regeln für ein effektives Timesheet:
Notieren Sie Ihre Stunden täglich, nicht am Monatsende
Kategorisieren Sie nach Aufgabe oder Projektphase
Unterscheiden Sie klar zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit
Dedizierte Zeiterfassungstools erleichtern diese Disziplin. Das Wesentliche ist, eine Methode zu finden, die Sie systematisch anwenden, auch für kleine 15-Minuten-Aufgaben.
Meilensteine und Lieferungen
Für Pauschalaufträge unterteilen Sie Ihren Auftrag von Anfang an in abrechenbare Phasen. Dieser Ansatz verbessert Ihren Cashflow und reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen.
Eine klassische Aufteilung: 30% beim Start, 40% zur Halbzeit, 30% bei der Endlieferung. Passen Sie diese Prozentsätze je nach Dauer und Art Ihres Projekts an.
Wichtig ist, klare Akzeptanzkriterien für jeden Meilenstein zu definieren. Der Kunde weiss, was er validieren muss, Sie wissen, wann Sie abrechnen können. Diese Transparenz vermeidet Missverständnisse und erleichtert die Zahlungen.
Ausgaben und Nebenkosten
Weiterverrechnete Kosten werden in der Endrechnung oft vergessen: Reisekosten, für das Projekt gekaufte Softwarelizenzen, Subunternehmer, spezifisches Material.
Diese Ausgaben können 10 bis 20% des Gesamtbetrags eines Projekts ausmachen. Sie zu vergessen bedeutet, Ihre Marge direkt zu reduzieren.
Dokumentieren Sie diese Kosten in Echtzeit: bewahren Sie die Belege auf, notieren Sie die Beträge und das Datum. Erstellen Sie eine dedizierte Kategorie in Ihrem Projekttracking. Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung haben Sie alle Informationen zur Hand.
Drei Projekt-Rechnungs-Workflows je nach Ihrem Modell
Es gibt keinen universellen Workflow, um Projekttracking und Rechnungsstellung zu verknüpfen. Ihre Methodik hängt von Ihrem Preismodell ab.
Drei Hauptansätze entsprechen den drei häufigsten Abrechnungsmodi: nach Zeitaufwand, pauschal nach Meilensteinen und im monatlichen Abonnement.
Jedes Modell erfordert einen spezifischen Workflow, um Ihre Rentabilität und Ihren Cashflow zu optimieren. So organisieren Sie Ihren Prozess je nach Ihrer Situation.
Modell 1: Abrechnung nach Zeitaufwand
Der Workflow für die Abrechnung nach Zeitaufwand folgt einer einfachen Logik: tägliche Erfassung → regelmässige Validierung → Rechnungsstellung.
Empfohlener Prozess:
Erfassen Sie Ihre Stunden täglich in einem Timesheet
Senden Sie eine wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung an den Kunden
Lassen Sie die Zeit vor der Rechnungsstellung validieren
Exportieren Sie die Daten und erstellen Sie Ihre Rechnung
Vollständige Transparenz ist bei diesem Modell unerlässlich. Teilen Sie regelmässig den Fortschritt des Zeitbudgets mit Ihrem Kunden, um Überraschungen zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung zu vermeiden. Ein informierter Kunde bestreitet selten eine Rechnung.
Modell 2: Pauschalabrechnung nach Meilensteinen
Für Pauschalaufträge orientiert sich der Workflow an den vertraglich definierten Meilensteinen: Meilenstein erreicht → Kundenvalidierung → Rechnungsauslösung.
Wichtige Schritte:
Definieren Sie die Meilensteine und Beträge bereits im Angebot
Formalisieren Sie die Akzeptanzkriterien für jeden Meilenstein
Holen Sie eine schriftliche Validierung der Lieferung ein
Senden Sie die Rechnung unmittelbar nach der Validierung
Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, schrittweise abzurechnen, ohne das Projektende abzuwarten. Ihr Cashflow verbessert sich und das Risiko von Zahlungsausfällen sinkt. Das Timing Ihrer Rechnungsversendung ist entscheidend: erfahren Sie, wann Sie eine Rechnung versenden sollten, um schneller bezahlt zu werden.
Modell 3: Abonnement oder monatlicher Retainer
Für wiederkehrende Aufträge kombiniert der Workflow automatische Rechnungsstellung und Verbrauchserfassung: automatische monatliche Rechnungsstellung → Erfassung der Zeit oder Lieferungen → Anpassung bei Bedarf.
Empfohlene Organisation:
Automatisieren Sie die wiederkehrende monatliche Rechnungsstellung
Verfolgen Sie den tatsächlichen Verbrauch (Stunden oder Leistungen)
Identifizieren Sie Überschreitungen oder Unterverbrauch
Passen Sie den Retainer bei der Verlängerung an
Dieses Modell bietet eine ausgezeichnete Vorhersehbarkeit des Cashflows. Die Verfolgung bleibt notwendig, um Ungleichgewichte zu erkennen und Ihr Angebot anzupassen. Eine Rechnungssoftware wie BePaid erleichtert die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen.
Wie Sie Ihre Tools für einen reibungslosen Workflow organisieren
Das Ziel ist nicht, die Tools zu vervielfachen, sondern ein einfaches System zu schaffen, das Projekttracking und Rechnungsstellung effektiv verbindet.
Zwei Ansätze funktionieren je nach Grösse Ihrer Tätigkeit: der minimalistische Ansatz für Freelancer und Kleinstunternehmen und der integrierte Ansatz für Agenturen und Teams.
Die Wahl hängt von Ihrem Aktivitätsvolumen, der Anzahl der Mitarbeiter und der Komplexität Ihrer Projekte ab. In jedem Fall sollten Sie Einfachheit und Effizienz bevorzugen.
Der minimalistische Ansatz (Freelancer und Kleinstunternehmen)
Für Selbständige und kleine Strukturen genügt eine leichte Lösung: ein einfaches Tracking-Tool + eine dedizierte Rechnungssoftware.
Empfohlene Konfiguration:
Notion, Google Sheets oder Trello für das Projekttracking
Eine konforme Rechnungssoftware wie BePaid
Keine komplexe Verbindung zwischen beiden
Das Wesentliche ist, das Notwendige zu dokumentieren, um Ihre Rechnungen schnell zu erstellen. Sie brauchen kein ausgeklügeltes System. Wenn Sie noch Excel für Ihre Rechnungen verwenden, lesen Sie, warum es Zeit ist, Excel für eine dedizierte Rechnungssoftware aufzugeben.
Der integrierte Ansatz (Agenturen und Teams)
Für Strukturen mit mehreren Mitarbeitern wird eine weitergehende Integration notwendig: Projektmanagement-Software mit Timesheet + Export zur Rechnungsstellung.
Wichtige Punkte:
Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool, das den Datenexport ermöglicht
Definieren Sie einen klaren Prozess für das gesamte Team
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der rigorosen Erfassung
Zentralisieren Sie die Rechnungserstellung
BePaid ermöglicht den Datenimport, um die Rechnungserstellung aus Ihren Projektexporten zu erleichtern. Dieser Ansatz reduziert Eingabefehler und beschleunigt Ihre Rechnungsstellung.
Die zu vermeidenden Fehler beim Projekt-Rechnungs-Tracking
Bestimmte Fehler treten systematisch bei der Projekt-Rechnungsverwaltung auf. Sie erschweren Ihre Arbeit, schaden Ihrer Rentabilität und erzeugen Spannungen mit Ihren Kunden.
Drei Hauptfallen bedrohen Ihren Cashflow und Ihre Kundenbeziehung: zu lange mit der Rechnungsstellung warten, die Validierung der Lieferungen vernachlässigen und vergessen, Scope-Änderungen zu erfassen.
Diese Fehler lassen sich mit den richtigen Praktiken leicht vermeiden. Für einen vollständigen Überblick über Rechnungsfehler lesen Sie unseren Artikel über die 10 häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung.
Bis zum Projektende mit der Rechnungsstellung warten
Nur am Ende eines langen Projekts abzurechnen, schafft ein erhebliches Cashflow-Problem. Sie finanzieren das Projekt wochenlang oder monatelang aus eigenen Mitteln.
Weitere Risiken: Sie vergessen zu Beginn des Projekts erbrachte Leistungen, und Sie erhöhen das Risiko von Zahlungsausfällen (ein einzelner hoher Betrag ist schwieriger zu bezahlen als eine Reihe kleinerer Rechnungen).
Lösung: Rechnen Sie nach Meilensteinen oder regelmässigen Anzahlungen ab. Selbst bei einer Pauschale unterteilen Sie in abrechenbare Phasen. Ihr Kunde verteilt seine Zahlungen, Sie verbessern Ihren Cashflow. Das Timing Ihrer Rechnungen beeinflusst direkt Ihre Zahlungsfristen.
Die Lieferungen nicht mit dem Kunden validieren
Eine Rechnung ohne vorherige Validierung der Lieferung zu versenden, öffnet die Tür für Beanstandungen. Der Kunde kann die Zahlung verweigern und argumentieren, dass die Arbeit nicht seinen Erwartungen entspricht.
Diese Situation ist unangenehm und vermeidbar. Die formalisierte Validierung schützt beide Parteien: Der Kunde bestätigt, dass die Arbeit konform ist, Sie haben einen Nachweis für die Rechnungsstellung.
Validierungsmethoden: Bestätigungs-E-Mail, elektronische Signatur, Validierung in Ihrem Projektmanagement-Tool. Wichtig ist, eine schriftliche Spur zu behalten, bevor Sie Ihre Rechnung versenden.
Vergessen, Scope-Änderungen zu erfassen
Scope Creep (Ausweitung des Umfangs) ist der Feind Nummer eins der Rentabilität. Kleine zusätzliche Anfragen häufen sich, ohne in Rechnung gestellt zu werden, und Ihre Marge schmilzt.
Jede Anfrage ausserhalb des ursprünglichen Scopes muss dokumentiert, beziffert und dem Kunden mitgeteilt werden. Selbst "kleine Änderungen" haben Kosten in Zeit und Energie.
Empfohlener Prozess: Identifizieren Sie die zusätzliche Anfrage, schätzen Sie die notwendige Zeit, senden Sie ein Nachtragsangebot, holen Sie die Zustimmung ein, bevor Sie beginnen. Diese Strenge schützt Ihre Rentabilität und professionalisiert Ihre Kundenbeziehung.
Best Practices zur Optimierung von Rentabilität und Kundenbeziehung
Ein gutes Projekt-Rechnungs-Tracking beschränkt sich nicht darauf, Fehler zu vermeiden. Es ist auch ein Hebel, um Ihre Rentabilität zu verbessern und das Vertrauen mit Ihren Kunden zu stärken.
Drei Praktiken verwandeln Ihr Projektmanagement in einen Wettbewerbsvorteil: proaktive Transparenz, systematische Rentabilitätsanalyse und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Diese Gewohnheiten erfordern einen anfänglichen Aufwand, aber sie sparen Ihnen langfristig Zeit und Geld.
Transparenz und proaktive Kommunikation
Teilen Sie regelmässig den Projektfortschritt und das verbrauchte Budget mit Ihrem Kunden. Diese Transparenz vermeidet böse Überraschungen und stärkt das Vertrauen.
Ein informierter Kunde versteht den Wert Ihrer Arbeit und zahlt schneller. Er weiss, was getan wurde, wie viel Zeit es gekostet hat und warum der in Rechnung gestellte Betrag gerechtfertigt ist.
Empfohlene Häufigkeit: wöchentlicher Punkt für kurze Projekte, monatlich für lange Aufträge. Eine einfache zusammenfassende E-Mail genügt. Diese Gewohnheit verbessert die Kundenzufriedenheit und reduziert Rechnungsbeanstandungen drastisch.
Die Rentabilität pro Projekt analysieren
Vergleichen Sie nach jedem Projekt Ihre ursprüngliche Schätzung mit der Realität: geschätzte Zeit versus tatsächliche Zeit, geplantes Budget versus tatsächliche Ausgaben.
Diese Analyse zeigt die rentablen Projekttypen und diejenigen, bei denen Sie Geld verlieren. Sie identifizieren zeitintensive Aufgaben, anspruchsvolle Kunden und Leistungen, die besser definiert werden müssen.
Konkrete Auswirkung: Ihre zukünftigen Angebote werden präziser, Sie passen Ihre Tarife an, Sie lehnen nicht rentable Projekte ab oder definieren sie neu. Diese Disziplin verbessert schrittweise Ihre Positionierung und Ihre Marge.
Automatisieren, was automatisiert werden kann
Bestimmte Rechnungsaufgaben können automatisiert werden: Zahlungserinnerungen, Datenexporte, Erstellung wiederkehrender Rechnungen.
Die Automatisierung gibt Ihnen Zeit, sich auf die Projektlieferung und die Kundenbeziehung zu konzentrieren. Sie reduzieren auch Fehler und Vergesslichkeit.
Nützliche Funktionen: BePaid automatisiert Zahlungserinnerungen und die Verfolgung unbezahlter Rechnungen. Sie definieren Ihre Regeln einmal, das System kümmert sich um den Rest. Um die richtigen Funktionen zu wählen, lesen Sie unseren Leitfaden darüber, wie Sie die richtige Rechnungssoftware wählen.
Ein rigoroses Projekttracking ist nicht nur eine Frage der Organisation: Es ist der Schlüssel zu einer fairen, reibungslosen und konfliktfreien Rechnungsstellung. Indem Sie Ihre Zeiterfassung, Ihre Meilensteine und Ihre Rechnungen aufeinander abstimmen, gewinnen Sie an Transparenz mit Ihren Kunden und an Sichtbarkeit über Ihre tatsächliche Rentabilität.
Ob Sie nach Zeitaufwand, pauschal nach Meilensteinen oder im Abonnement abrechnen, das Wesentliche bleibt dasselbe: erfassen Sie, was zählt, kommunizieren Sie regelmässig und warten Sie niemals bis zum Projektende mit der Rechnungsstellung. Diese einfachen Reflexe verwandeln Ihre Kundenbeziehung und schützen Ihren Cashflow.
Um diesen Workflow zu optimieren, ermöglicht Ihnen BePaid, Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks zu erstellen, Ihre Erinnerungen zu automatisieren und Ihre Zahlungen in Echtzeit zu verfolgen. Sie konzentrieren sich auf Ihre Projekte, wir kümmern uns um die Rechnungsstellung. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto und testen Sie die Plattform noch heute, ohne Verpflichtung.
