Rechnungsstellung in Fremdwährungen: wie man Multi-Währungen verwaltet
Einleitung
Sie arbeiten mit Kunden in Europa, den Vereinigten Staaten oder anderswo auf der Welt? Die Frage stellt sich schnell: Soll man in Schweizer Franken oder in der Währung Ihres Kunden abrechnen? Die Rechnungsstellung in Fremdwährungen kann Ihre Geschäftsbeziehungen erleichtern und Ihre Preise attraktiver machen, führt aber zu zusätzlicher Komplexität in Ihrer Verwaltung.
Die Wechselkurse schwanken täglich. Eine heute ausgestellte Rechnung über 10'000 Euro wird in 30 Tagen nicht den gleichen Betrag in Schweizer Franken wert sein. Diese Schwankung kann Ihre Marge beeinflussen, Kursdifferenzen in Ihrer Buchhaltung erzeugen und Ihre MWST-Deklaration erschweren, falls diese anwendbar ist.
Dieser praktische Leitfaden erklärt Ihnen, wie Sie die Rechnungsstellung in Fremdwährungen sorgfältig verwalten. Sie erfahren, wie Sie die geeignete Währung wählen, welche obligatorischen Angaben Sie auf Ihren Rechnungen angeben müssen, wie Sie Beträge korrekt für Ihre Schweizer Buchhaltung umrechnen und vor allem, wie Sie das Wechselkursrisiko antizipieren und reduzieren. Ob Sie Freelancer sind, der gelegentlich mit dem Ausland arbeitet, oder ein regelmässig exportierendes KMU, Sie finden die praktischen Antworten zur Absicherung Ihrer internationalen Transaktionen.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Die Rechnungsstellung in Fremdwährungen erfordert die Wahl der geeigneten Währung, die Angabe der obligatorischen Angaben und die Verwaltung der Umrechnungen für Ihre Schweizer Buchhaltung. Die Schwankungen der Wechselkurse erzeugen ein finanzielles Risiko, das durch kurze Zahlungsfristen, vertragliche Klauseln oder Fremdwährungskonten antizipiert werden muss. Eine sorgfältige Dokumentation und geeignete Tools ermöglichen es Ihnen, Kursdifferenzen zu verfolgen und konform zu bleiben.
📚 Inhaltsverzeichnis
Warum in Fremdwährungen abrechnen?
Sobald Sie mit ausländischen Kunden arbeiten, stellt sich die Frage der Währung. Die Rechnungsstellung in Euro, Dollar oder anderen Währungen erleichtert die Zahlung für Ihre internationalen Kunden und stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Diese Praxis wird üblich für Schweizer Unternehmen, die exportieren, Freelancer, die mit europäischen Agenturen arbeiten, oder Startups mit internationaler Kundschaft. Der Kunde zahlt in seiner Währung, Sie entwickeln Ihren Markt.
Aber die Rechnungsstellung in Fremdwährungen bringt auch neue Verpflichtungen mit sich: buchhalterische Umrechnung in CHF, Verwaltung der Wechselkurse und sorgfältige Dokumentation für die Steuerbehörden.
Die Grundlagen der Rechnungsstellung in Fremdwährungen
Bevor Sie Ihre erste Rechnung in Euro oder Dollar erstellen, müssen Sie die praktischen Regeln und gesetzlichen Verpflichtungen verstehen, die die Rechnungsstellung in Fremdwährungen in der Schweiz regeln.
Die Rechnungswährung wählen
Die Wahl der Währung hängt von Ihrem Kunden und Ihrem Markt ab. Für Europa ist der Euro (EUR) Standard. Amerikanische Kunden bevorzugen den Dollar (USD). Britische Märkte verwenden das Pfund Sterling (GBP).
Diese Währung kann von Beginn der Zusammenarbeit an vertraglich vereinbart werden. Sie können auch in CHF abrechnen und Ihren Kunden die Umrechnung auf seiner Seite verwalten lassen.
Wichtig ist, die Währung vor der Rechnungsausstellung klar zu definieren, um Missverständnisse über den geschuldeten Betrag zu vermeiden.
Obligatorische Angaben auf der Rechnung
Eine Rechnung in Fremdwährung muss die verwendete Währung (EUR, USD, GBP) neben allen Beträgen klar angeben. Wenn Sie eine Umrechnung in CHF vornehmen, geben Sie den verwendeten Wechselkurs und dessen Datum an.
Die gesetzlichen Schweizer Angaben bleiben obligatorisch: Rechnungsnummer, Datum, Identifikation des Ausstellers und des Kunden, Beschreibung der Leistungen, Zahlungsbedingungen.
Für ausländische Kunden konsultieren Sie unseren Leitfaden über die MWST beim Export, um die spezifischen hinzuzufügenden Angaben zu kennen.
MWST und internationale Rechnungsstellung
Grundsätzlich ist die Ausfuhr von Waren aus der Schweiz von der Schweizer MWST befreit. Bei Dienstleistungen variieren die Regeln je nach tatsächlichem Ort der Leistungserbringung und Status des Kunden.
Die Rechnungswährung beeinflusst die MWST-Regeln nicht: Was zählt, ist der Lieferort und die Art der Leistung. Eine Rechnung in Euro an einen deutschen Kunden folgt den gleichen Regeln wie eine Rechnung in CHF.
Für vollständige Details zu den Befreiungsbedingungen und der erforderlichen Dokumentation verweisen wir auf unseren Artikel über wie man ausländische Kunden fakturiert.
Wie man Wechselkurse verwaltet
Der Wechselkurs steht im Mittelpunkt der Multi-Währungs-Buchhaltung. Er bestimmt den tatsächlichen Wert Ihrer Rechnungen in Schweizer Franken und beeinflusst direkt Ihr buchhalterisches Ergebnis.
Welchen Wechselkurs verwenden?
Sie haben mehrere Optionen: den Kurs des Rechnungsdatums verwenden, einen monatlichen Durchschnittskurs oder einen vertraglich mit Ihrem Kunden festgelegten festen Kurs.
Für die Steuerbehörden veröffentlichen die Eidgenössische Steuerverwaltung und die Schweizerische Nationalbank (SNB) anerkannte offizielle Kurse. Der Kurs des Rechnungsdatums ist in der Regel die einfachste und am meisten akzeptierte Referenz.
Unabhängig von Ihrer Methode dokumentieren Sie systematisch den verwendeten Kurs auf jeder Rechnung und bewahren Sie die Belege auf (z.B. Screenshot der SNB-Website).
Umrechnung für die Schweizer Buchhaltung
Die Schweizer Buchhaltung muss obligatorisch in Schweizer Franken geführt werden. Alle Ihre Rechnungen in Fremdwährungen müssen daher für die buchhalterische Erfassung in CHF umgerechnet werden.
Diese Umrechnung erfolgt in der Regel zum Kurs des Rechnungsdatums oder zum Durchschnittskurs der Periode je nach Ihrer Buchhaltungsmethode. Wichtig ist, in Ihrem Ansatz konsistent zu sein.
Diese Umrechnung erzeugt einen ersten Betrag in CHF. Aber Achtung: Der tatsächlich bei Zahlung erhaltene Betrag kann abweichen, wenn sich der Kurs in der Zwischenzeit verändert hat.
Kursdifferenzen: Gewinne und Verluste
Die Kursdifferenz entspricht der Differenz zwischen dem Kurs bei Rechnungsstellung und dem Kurs beim Zahlungseingang. Es ist ein Gewinn, wenn der Franken sich abgewertet hat, ein Verlust, wenn er sich aufgewertet hat.
Konkretes Beispiel: Sie stellen 1'000 EUR zum Kurs von 1.05 in Rechnung (= 1'050 CHF). Bei der Zahlung 30 Tage später liegt der Kurs bei 1.03 (= 1'030 CHF). Sie verbuchen einen Kursverlust von 20 CHF.
Diese Kursdifferenzen sind steuerpflichtig (Gewinne) oder steuerlich abzugsfähig (Verluste). Sie müssen separat in Ihren Erfolgsrechnungen verbucht werden.
Das Wechselkursrisiko: verstehen und antizipieren
Die Rechnungsstellung in Fremdwährungen setzt Ihr Unternehmen dem Wechselkursrisiko aus. Dieses Risiko zu verstehen ist der erste Schritt, um es effektiv zu verwalten.
Was ist das Wechselkursrisiko?
Das Wechselkursrisiko ist die Möglichkeit, dass die Währung sich zwischen dem Zeitpunkt der Rechnungsausstellung und dem Zahlungseingang abwertet. Diese Abwertung reduziert den effektiven Betrag, den Sie in Schweizer Franken erhalten.
Je länger die Zahlungsfrist (30, 60, 90 Tage), desto höher das Risiko. Die Währungen haben Zeit, erheblich zu schwanken, besonders in Zeiten wirtschaftlicher Instabilität.
Beispiel: Eine Rechnung über 10'000 EUR kann in wenigen Wochen 200 bis 300 CHF an Wert verlieren, wenn der Euro fällt, was Ihre Marge direkt reduziert.
Ihr Exposure bewerten
Analysieren Sie drei Schlüsselfaktoren: das Volumen Ihrer Rechnungen in Fremdwährungen (in % Ihres Umsatzes), Ihre durchschnittlichen Zahlungsfristen und die Volatilität der von Ihnen verwendeten Währungen.
Wenn Sie 50 % Ihres Umsatzes in Euro mit Fristen von 60 Tagen abrechnen, ist Ihr Exposure erheblich. Umgekehrt stellen einige gelegentliche Rechnungen in USD ein begrenztes Risiko dar.
Je höher diese drei Faktoren sind, desto mehr müssen Sie aktive Schutzstrategien implementieren, um Ihre Liquidität zu sichern.
Strategien zur Verwaltung des Wechselkursrisikos
Mehrere praktische Ansätze ermöglichen es, Ihr Exposure gegenüber Währungsschwankungen zu begrenzen. Wählen Sie denjenigen, der Ihrem Volumen internationaler Aktivitäten entspricht.
Zahlungsfristen verkürzen
Kurze Zahlungsfristen (7 bis 15 Tage) begrenzen das Exposure gegenüber Schwankungen erheblich. Weniger Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang bedeutet weniger Gelegenheiten für Kursänderungen.
Anzahlungen zu verlangen ist eine weitere wirksame Strategie. Sie erhalten einen Teil des Betrags sofort, was das Risiko auf den Restbetrag reduziert. Konsultieren Sie unseren Leitfaden über wie man Anzahlungen in Rechnung stellt für die praktischen Aspekte.
Verhandeln Sie diese Bedingungen bei Vertragsunterzeichnung, bevor Sie die erste Rechnung ausstellen.
Vertragliche Schutzklauseln
Integrieren Sie Schutzklauseln in Ihre Verträge: einen bei Unterzeichnung festgelegten festen Wechselkurs, eine Anpassungsklausel, wenn die Schwankung einen Schwellenwert überschreitet (z.B. ±3 %), oder eine Rechnungsstellung zum Kurs des Zahlungstages.
Diese Klauseln müssen klar dokumentiert und von Ihrem Kunden vor Beginn der Zusammenarbeit akzeptiert werden. Sie funktionieren nur, wenn beide Parteien sie verstehen und respektieren.
Die Anpassungsklausel ist besonders nützlich für lange Projekte: Sie schützt beide Parteien vor extremen Schwankungen und bleibt dabei fair.
Bankkonto in Fremdwährungen
Die Eröffnung eines Bankkontos in Euro oder Dollar ermöglicht es Ihnen, Zahlungen ohne sofortige Umrechnung zu erhalten. Sie behalten die Währungen und wählen den optimalen Zeitpunkt für die Umrechnung in CHF.
Zusätzlicher Vorteil: Wenn Sie ausländische Lieferanten in derselben Währung bezahlen, vermeiden Sie doppelte Umrechnungen und die damit verbundenen Gebühren.
Zu berücksichtigende Nachteile: in der Regel höhere Kontoführungsgebühren für Fremdwährungskonten und eine komplexere buchhalterische Verwaltung mit mehreren abzugleichenden Konten.
Währungsabsicherung (Hedging)
Finanzielle Absicherungsinstrumente (Terminkontrakte, Währungsoptionen) ermöglichen es, einen Wechselkurs im Voraus für Ihre zukünftigen Rechnungen festzulegen. Sie eliminieren so die Unsicherheit.
Diese Strategie ist für wichtige und regelmässige Volumen in Fremdwährungen relevant. Für einige tausend Euro pro Monat rechtfertigen sich die Gebühren in der Regel nicht.
Die Implementierung erfordert spezialisierte Bankberatung und ein gutes Verständnis der Finanzprodukte. Besprechen Sie dies mit Ihrem Bankberater, wenn Ihr Exposure 100'000 CHF jährlich übersteigt.
Tools und bewährte Praktiken
Eine effiziente Multi-Währungs-Verwaltung basiert auf sorgfältiger Organisation und den richtigen Tools. So strukturieren Sie Ihren Prozess im Alltag.
Systematisch dokumentieren
Notieren Sie den verwendeten Wechselkurs auf jeder Rechnung in Fremdwährung. Bewahren Sie die Belege auf: Screenshot der SNB-Website, Bankbestätigung oder Verweis auf einen vertraglichen Kurs.
Führen Sie eine Übersichtstabelle mit allen Ihren Rechnungen in Fremdwährungen mit Datum, Originalbetrag, verwendetem Kurs, umgerechnetem Betrag in CHF und effektivem Zahlungseingang.
Diese Dokumentation ist wesentlich für Ihre Buchhaltung, Ihre Steuererklärungen und zur präzisen Berechnung Ihrer Kursdifferenzen. Sie schützt Sie auch im Falle einer Steuerprüfung.
Die richtigen Tools wählen
Bestimmte Rechnungslösungen ermöglichen es, Multi-Währungs-Rechnungen zu erstellen und gleichzeitig Ihre buchhalterische Übersicht in Schweizer Franken zu zentralisieren. Dies vereinfacht die administrative Verwaltung erheblich.
BePaid ermöglicht es Ihnen, in verschiedenen Währungen abzurechnen mit einer zentralisierten Buchhaltung in CHF. Sie behalten die Übersicht über die verwendeten Kurse und verfolgen Ihre Zahlungseingänge in allen Währungen über eine einzige Benutzeroberfläche.
Die Automatisierung der Überwachung reduziert Fehler und spart Ihnen wertvolle Zeit beim Bankabgleich und der Vorbereitung Ihrer Steuererklärungen.
Die Rechnungsstellung in Fremdwährungen eröffnet neue Geschäftsmöglichkeiten, erfordert aber eine sorgfältige Verwaltung der Wechselkurse, der MWST und der finanziellen Risiken. Die wesentlichen Punkte: die an Ihren Kunden angepasste Währung wählen, die verwendeten Kurse systematisch dokumentieren, die richtigen MWST-Regeln je nach Bestimmungsort anwenden und Strategien zur Begrenzung des Wechselkursrisikos implementieren.
Die Umrechnung in Schweizer Franken für Ihre Buchhaltung muss präzisen Regeln folgen, und Kursdifferenzen können Ihr Ergebnis beeinflussen. Einfache Massnahmen wie die Verkürzung der Zahlungsfristen, das Einfügen vertraglicher Klauseln oder die Eröffnung eines Fremdwährungskontos können bereits einen erheblichen Unterschied machen.
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