QR-Rechnung: Alles Wissenswerte über den neuen Schweizer Einzahlungsschein
Einleitung
Seit dem 30. September 2022 werden die alten orangen und roten ESR-Einzahlungsscheine in der Schweiz nicht mehr akzeptiert. Sie wurden durch die QR-Rechnung ersetzt, einen neuen Zahlungsstandard, der die Schweizer Rechnungsstellung modernisiert.
Die Änderung mag technisch erscheinen, aber sie vereinfacht tatsächlich das Leben von Unternehmen und ihren Kunden. Schluss mit manuell einzugebenden Referenznummern, Zahlungsfehlern oder unleserlichen Informationen. Mit dem Swiss QR Code werden alle für die Zahlung notwendigen Daten in einem einfachen Strichcode verschlüsselt.
Für KMU, Freelancer und Selbstständige wirft dieser Übergang praktische Fragen auf: Wie erstellt man eine konforme QR-Rechnung? Braucht man ein neues Bankkonto? Welche Software soll man verwenden? Wie stellt man sicher, dass Ihre Kunden problemlos zahlen können?
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie über die Schweizer QR-Rechnung wissen müssen. Sie erfahren, wie sie funktioniert, welche Referenztypen verfügbar sind, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen und wie Sie sie konkret in Ihrem Unternehmen einführen können. Ob Sie einige Kunden pro Monat oder Hunderte abrechnen, Sie erhalten alle Schlüssel für einen erfolgreichen Übergang und konforme Rechnungen nach Schweizer Normen.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Die QR-Rechnung hat die ESR-Einzahlungsscheine in der Schweiz seit 2022 ersetzt. Sie enthält einen Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen verschlüsselt und so Transaktionen vereinfacht und Fehler reduziert. Um sie einzuführen, überprüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Tools, beantragen Sie bei Bedarf eine QR-IBAN und konfigurieren Sie Ihre Rechnungssoftware, um konforme QR-Rechnungen mit den erforderlichen Pflichtangaben zu generieren.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Was ist die QR-Rechnung?
- Warum die Schweiz zur QR-Rechnung übergegangen ist
- Wie der Swiss QR Code funktioniert
- Die drei Arten von Zahlungsreferenzen
- Eine konforme QR-Rechnung erstellen: die Pflichtangaben
- Wie Sie die QR-Rechnung in Ihrem Unternehmen einführen
- QR-Rechnung und automatische Bankabstimmung
- Häufig gestellte Fragen zur QR-Rechnung
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist der neue Schweizer Einzahlungsschein, der die alten ESR und ESR+ ersetzt. Sie besteht aus einem standardisierten Zahlteil, der einen Swiss QR Code und alle für die Zahlung notwendigen Informationen enthält.
Das Format entspricht der internationalen Norm ISO 20022 und gewährleistet die Kompatibilität mit dem gesamten Schweizer Bankensystem. Der QR-Code verschlüsselt die Zahlungsdaten (IBAN, Betrag, Referenz, Zahlungsempfänger), während der gedruckte Teil zur Überprüfung lesbar bleibt.
Dieses System erleichtert elektronische Zahlungen und bewahrt gleichzeitig die Möglichkeit einer manuellen Verarbeitung, falls erforderlich.
Warum die Schweiz zur QR-Rechnung übergegangen ist
Die alten ESR- und ESR+-Einzahlungsscheine funktionierten ab dem 30. September 2022 nicht mehr. Dieser Übergang ist Teil der Modernisierung des Schweizer Zahlungssystems.
Die QR-Rechnung verfolgt mehrere Ziele: Harmonisierung mit den europäischen ISO-20022-Standards, Digitalisierung der Zahlungsprozesse, Reduzierung manueller Eingabefehler und Vereinfachung der Finanzflüsse.
Diese Standardisierung kommt der gesamten Schweizer Wirtschaft zugute, indem sie Transaktionen beschleunigt und die automatische Zahlungsabstimmung erleichtert.
Wie der Swiss QR Code funktioniert
Der Swiss QR Code verschlüsselt alle Zahlungsinformationen in einem strukturierten Format: IBAN oder QR-IBAN, Betrag, Währung, Zahlungsreferenz, Koordinaten des Zahlungsempfängers und optional des Zahlungspflichtigen.
Es gibt zwei Arten von IBAN: die QR-IBAN (erkennbar an ihrer spezifischen Identifikationsnummer), die mit QR-Referenzen verwendet wird, und die klassische IBAN für andere Referenztypen.
Der Code wird direkt über eine Mobile-Banking-App gescannt oder von einer Buchhaltungssoftware gelesen. Die Informationen bleiben auch im Klartext gedruckt, um bei Bedarf eine manuelle Eingabe zu ermöglichen.
Die drei Arten von Zahlungsreferenzen
Die Schweizer QR-Rechnung akzeptiert drei Referenztypen je nach Ihren Abstimmungsbedürfnissen. Jeder Typ entspricht einer spezifischen Verwendung und bestimmt den zu verwendenden IBAN-Typ.
Die Wahl hängt vom Rechnungsvolumen, Ihrem Buchhaltungssystem und Ihrer Kundschaft ab. Alle Optionen gewährleisten die Konformität mit den Schweizer Standards.
QR-Referenz (QRR)
Die QR-Referenz ist eine strukturierte Referenz mit 27 numerischen Zeichen, das moderne Äquivalent der ESR-Referenznummer. Sie erfordert zwingend eine QR-IBAN.
Dieser Typ eignet sich perfekt für Unternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen ausstellen. Die Referenz ermöglicht eine automatische Abstimmung der Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen.
Die Nummerierung folgt einer präzisen Logik, die eine Kundennummer und eine Rechnungsnummer umfasst und die Buchhaltungsverfolgung erleichtert.
Creditor Reference (SCOR)
Die Creditor Reference entspricht der internationalen Norm ISO 11649. Sie akzeptiert alphanumerische Zeichen und Ziffern mit maximal 25 Zeichen.
Sie wird mit einer klassischen IBAN verwendet und stellt einen international anerkannten Standard dar. Diese Option eignet sich besonders für Unternehmen, die mit ausländischen Kunden arbeiten.
Das internationale Format erleichtert grenzüberschreitende Transaktionen und bleibt gleichzeitig konform mit den Schweizer Anforderungen.
Ohne strukturierte Referenz
Es ist möglich, eine QR-Rechnung ohne strukturierte Referenz für einfache oder einmalige Zahlungen zu erstellen. Eine freie Mitteilung kann die Rechnung begleiten.
Diese Option eignet sich für kleine Strukturen, die wenige Rechnungen ausstellen, oder für aussergewöhnliche Transaktionen. Die Abstimmung erfordert dann eine manuelle Verarbeitung.
Trotz fehlender Referenz bleiben alle anderen Zahlungsinformationen im QR-Code verschlüsselt.
Eine konforme QR-Rechnung erstellen: die Pflichtangaben
Eine konforme QR-Rechnung muss mehrere Pflichtangaben enthalten. Der Zahlteil enthält den Titel "Zahlteil" und den Swiss QR Code.
Die Angaben zum Zahlungsempfänger umfassen Name und vollständige Adresse. Die IBAN oder QR-IBAN muss gültig sein. Betrag und Währung (nur CHF oder EUR) müssen angegeben werden.
Die Koordinaten des Zahlungspflichtigen bleiben optional, werden aber dringend empfohlen, um die Zahlung zu erleichtern. Die Referenz hängt vom gewählten Typ ab (QRR, SCOR oder ohne Referenz).
Um alle obligatorischen gesetzlichen Angaben auf Ihren Rechnungen zu kennen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zu diesem Thema.
Wie Sie die QR-Rechnung in Ihrem Unternehmen einführen
Die Implementierung der QR-Rechnung in Ihrem Unternehmen erfolgt in wenigen einfachen Schritten. Der Übergang erfordert eine Überprüfung Ihrer aktuellen Tools und einige technische Anpassungen.
Die meisten modernen Rechnungssoftware-Lösungen integrieren die Funktionalität bereits. Der gesamte Prozess dauert in der Regel weniger als einen Tag.
Kompatibilität Ihrer Tools überprüfen
Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Rechnungssoftware, Ihr Buchhaltungssystem und Ihre E-Banking-Plattform QR-Rechnungen unterstützen. Aktuelle Tools sind in der Regel konform.
Wenn Sie eine alte Software verwenden, ist ein Update erforderlich. Moderne Lösungen wie BePaid generieren automatisch konforme QR-Rechnungen ohne komplexe Konfiguration.
Überprüfen Sie auch, ob Ihre Bank QR-Rechnungen für eingehende und ausgehende Zahlungen akzeptiert.
Bei Bedarf eine QR-IBAN beantragen
Die QR-IBAN ist nur erforderlich, wenn Sie QR-Referenzen (QRR) verwenden. Für die anderen Referenztypen genügt Ihre klassische IBAN vollkommen.
Der Antrag erfolgt direkt bei Ihrer Bank. Die Dienstleistung ist in der Regel kostenlos und die Bearbeitungszeit kurz, oft nur wenige Werktage.
Behalten Sie Ihre klassische IBAN für andere Bankgeschäfte. Die QR-IBAN dient ausschliesslich für Rechnungen mit QR-Referenz.
Ihre Rechnungssoftware konfigurieren
Die Konfiguration umfasst einige einfache Einstellungen: Eingabe Ihrer IBAN oder QR-IBAN, Auswahl des gewünschten Referenztyps und Parametrierung der Nummerierung, falls Sie sich für QRR entscheiden.
Mit BePaid erfolgt die Konfiguration in wenigen Klicks über die Unternehmenseinstellungen. Sie geben Ihre Bankdaten ein und das System generiert automatisch konforme QR-Rechnungen.
Die Rechnungsfunktionen umfassen die automatische Generierung des Swiss QR Code auf jeder Rechnung ohne manuellen Eingriff.
Ihre ersten QR-Rechnungen testen
Erstellen Sie eine Testrechnung und scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Mobile-Banking-App. Überprüfen Sie, ob alle Daten korrekt angezeigt werden: Betrag, Referenz, Koordinaten.
Führen Sie wenn möglich eine Testzahlung durch, um den gesamten Prozess zu validieren. Kontrollieren Sie, ob die Referenz korrekt in Ihrem Abstimmungssystem zurückgemeldet wird.
Lassen Sie Ihre ersten Rechnungen von Ihrem Buchhalter oder Treuhänder validieren, bevor Sie sie an Ihre Kunden senden. Diese Vorsichtsmassnahme vermeidet kostspielige Fehler.
QR-Rechnung und automatische Bankabstimmung
Der Hauptvorteil der QR-Rechnung liegt in der automatischen Zahlungsabstimmung. Die strukturierten Referenzen ermöglichen einen sofortigen Abgleich zwischen erhaltenen Zahlungen und ausgestellten Rechnungen.
Der Prozess funktioniert folgendermassen: Ihr Kunde zahlt, die Referenz wird über die camt.054-Datei Ihrer Bank übermittelt, Ihre Software gleicht die Zahlung automatisch mit der entsprechenden Rechnung ab.
Die Zeitersparnis ist im Vergleich zur manuellen Eingabe erheblich. BePaid integriert diese Bankabstimmungsfunktion und ermöglicht eine Echtzeitverfolgung Ihrer Zahlungseingänge.
Diese Automatisierung trägt direkt dazu bei, Ihren Cashflow zu verbessern, indem sie die Bearbeitungszeiten reduziert.
Häufig gestellte Fragen zur QR-Rechnung
Hier sind die Antworten auf die häufigsten Fragen zur Schweizer QR-Rechnung. Diese Präzisierungen helfen Ihnen, das System besser zu verstehen und besondere Situationen zu antizipieren.
Kann man alte ESR-Rechnungen noch bezahlen?
Nein, seit dem 1. Oktober 2022 werden ESR- und ESR+-Einzahlungsscheine vom Schweizer Bankensystem nicht mehr akzeptiert. Nur QR-Rechnungen können verarbeitet werden.
Wenn Sie noch alte ESR-Rechnungen erhalten, kontaktieren Sie den Aussteller, um eine QR-Rechnungsversion zu erhalten. Die Aktualisierung ist unerlässlich, um die Zahlung durchzuführen.
Was tun, wenn mein Kunde kein Smartphone hat?
Kein Problem: Die QR-Rechnung funktioniert auch über E-Banking am Computer. Die meisten Bankplattformen ermöglichen das Scannen oder Hochladen des Codes.
Die manuelle Eingabe bleibt dank der auf dem Zahlteil gedruckten Informationen möglich. Alle traditionellen Zahlungsmittel (Banküberweisung, Postschalter) funktionieren normal.
Der QR-Code erleichtert den Prozess einfach, ohne ihn zwingend vorzuschreiben.
Kann ich die QR-Rechnung für internationale Zahlungen verwenden?
Die QR-Rechnung ist hauptsächlich für Zahlungen in der Schweiz und in Liechtenstein konzipiert. Sie akzeptiert nur die Währungen CHF und EUR.
Für Ihre Kunden im Ausland werden andere Zahlungsmittel empfohlen: SEPA-Überweisung, PayPal, Kreditkarte. Erfahren Sie, wie Sie mehrere Zahlungsmittel anbieten können, die auf Ihre Kundschaft zugeschnitten sind.
Die QR-Rechnung bleibt dennoch gültig für europäische Kunden, die über ein Schweizer Bankkonto verfügen.
Kostet die QR-Rechnung mehr?
Nein, die Bankgebühren für die Verarbeitung einer QR-Rechnung sind identisch oder manchmal sogar reduziert im Vergleich zu den alten ESR. Die QR-IBAN ist bei den meisten Bankinstituten kostenlos.
Konforme Rechnungssoftware erhebt in der Regel keinen Aufpreis. BePaid bietet die Generierung von QR-Rechnungen im Angebot für 20 CHF/Monat ohne zusätzliche Kosten an.
Die QR-Rechnung hat sich als Rechnungsstandard in der Schweiz durchgesetzt und die alten Einzahlungsscheine endgültig ersetzt. Sie vereinfacht Zahlungen für Ihre Kunden und automatisiert Ihre Bankabstimmung dank des Swiss QR Code. Die drei Referenztypen (QR-Referenz, Creditor Reference oder ohne Referenz) passen sich allen beruflichen Bedürfnissen an.
Um voll davon zu profitieren, muss Ihre Rechnungssoftware konforme QR-Rechnungen nach Schweizer Normen generieren. Überprüfen Sie, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind: vollständige Koordinaten, Betrag, Währung und gültiger QR-Code. Eine QR-IBAN ist nur erforderlich, wenn Sie QR-Referenzen verwenden.
BePaid generiert automatisch Ihre konformen QR-Rechnungen in wenigen Klicks mit dem richtigen Referenztyp gemäss Ihrer Konfiguration. Testen Sie die Plattform kostenlos mit 10 Rechnungen und 5 Kunden, ohne Verpflichtung. Steigen Sie ganz einfach auf die QR-Rechnung um.
