Verwaltung internationaler Kunden: Währungen und Mehrwertsteuer

Rechnungsstellung in Fremdwährungen: die zu beherrschenden Grundlagen

Die Rechnungsstellung in Fremdwährungen wird notwendig, sobald Sie mit Kunden ausserhalb der Schweiz arbeiten. Ihre europäischen Partner bevorzugen oft den Euro, amerikanische Kunden den Dollar. Diese Praxis vereinfacht deren Zahlungen und stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Die gebräuchlichsten Währungen sind EUR, USD und GBP. Jede Transaktion in Fremdwährung muss für Ihre Buchhaltung gemäss den Schweizer Normen in CHF umgerechnet werden. Sie müssen den verwendeten Wechselkurs dokumentieren und diese Informationen 10 Jahre lang aufbewahren.

Die Verwaltung mehrerer Währungen beinhaltet die Wahl eines konsistenten Referenzkurses und die Verfolgung der Wechselkursdifferenzen zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Diese Differenzen können Ihr buchhalterisches Ergebnis beeinflussen, insbesondere bei hohen Beträgen oder langen Zahlungsfristen.

Wahl der Rechnungswährung: CHF oder Kundenwährung?

Die Wahl der Währung hängt von mehreren Faktoren ab: den Präferenzen Ihres Kunden, der Höhe der Transaktion und Ihrer Exposition gegenüber dem Wechselkursrisiko. Ein deutscher Kunde wird eine Rechnung in Euro schätzen, während ein kleiner Betrag rechtfertigen kann, bei CHF zu bleiben.

Rechnung in CHF: Sie übertragen das Wechselkursrisiko auf den Kunden, vereinfachen Ihre Buchhaltung, reduzieren aber möglicherweise Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Rechnung in Fremdwährung: Sie erleichtern die Kundenzahlung, übernehmen aber das Risiko von Schwankungen zwischen Ausstellung und Begleichung.

Für Kunden in der EU setzt sich der Euro in der Regel bei erheblichen Beträgen durch. Für Länder ausserhalb der EU bewerten Sie die Stabilität der Währung und die branchenüblichen Gepflogenheiten. Grosse Unternehmen akzeptieren oft CHF, KMU bevorzugen ihre lokale Währung.

Verwaltung der Wechselkurse: Umrechnung und Risiken

Bestimmen Sie den Wechselkurs zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Sie können den Tageskurs oder einen monatlichen Durchschnittskurs verwenden, je nach Ihrer Buchhaltungspolitik. Wichtig ist, eine konsistente und dokumentierte Methode anzuwenden.

Zuverlässige Quellen sind die Schweizerische Nationalbank (SNB) und die von Geschäftsbanken veröffentlichten Kurse. Geben Sie auf der Rechnung deutlich den verwendeten Kurs und das Referenzdatum an. Diese Transparenz vermeidet Streitigkeiten und erleichtert Ihre Verbuchung.

Das Wechselkursrisiko entsteht zwischen Ausstellung und Zahlung. Wenn der CHF stärker wird, verlieren Sie Geld. Um dieses Risiko zu minimieren: stellen Sie schnell Rechnung, verhandeln Sie kurze Zahlungsfristen oder fügen Sie eine Klausel zur Kursanpassung in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen für hohe Beträge ein.

Mehrwertsteuer beim Export: Regeln nach Bestimmungsort

Exporte aus der Schweiz profitieren in der Regel von einer Mehrwertsteuerbefreiung, aber die Regeln variieren je nach Art Ihrer Leistung und dem Bestimmungsland. Diese Befreiung ist nicht automatisch: Sie erfordert eine angemessene Dokumentation.

Die grundlegende Unterscheidung trennt physische Waren von Dienstleistungen. Bei Waren gilt die Befreiung, sobald sie das Schweizer Territorium verlassen. Bei Dienstleistungen hängt der Ort der Besteuerung von der Art der Leistung und dem Status des Kunden (gewerblich oder privat) ab.

Drei Hauptzonen strukturieren die Regeln: die Europäische Union, Drittländer ausserhalb der EU und Sonderfälle wie Liechtenstein. Unser Leitfaden zur Mehrwertsteuer beim Export erläutert diese Mechanismen nach Situation.

Export von Waren: Mehrwertsteuerbefreiung

Die Mehrwertsteuerbefreiung für exportierte Waren gilt, wenn Sie nachweisen, dass die Ware die Schweiz verlassen hat. Sie müssen die Zolldokumente (Ausfuhranmeldung, Ausgangsbestätigung) und die Nachweise der Lieferung ins Ausland aufbewahren.

Auf Ihrer Rechnung erwähnen Sie die Befreiung ausdrücklich mit einer Standardformel: "Von der Mehrwertsteuer befreite Lieferung (Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1 MWSTG)". Diese Angabe ist obligatorisch, um das Fehlen der Mehrwertsteuer bei einer Steuerprüfung zu rechtfertigen.

Die Fristen zählen: Die Befreiung gilt, wenn der Export innerhalb einer angemessenen Frist nach der Rechnungsstellung erfolgt. Bewahren Sie die gesamte Dokumentation (Rechnung, Lieferschein, Zolldokumente, Transportnachweis) 10 Jahre lang auf. Ohne diese Nachweise kann die Steuerverwaltung die Mehrwertsteuer rückwirkend einfordern.

Dienstleistungen: Ort der Besteuerung

Bei Dienstleistungen gilt das Bestimmungsortprinzip für B2B-Beziehungen (zwischen Gewerbetreibenden). Wenn Ihr Kunde ein im Ausland ansässiges Unternehmen ist, gilt die Schweizer Mehrwertsteuer in der Regel nicht. Der Kunde muss die Mehrwertsteuer in seinem Land nach dem Mechanismus der Selbstveranlagung entrichten.

Die Unterscheidung B2B/B2C ist entscheidend. Für einen gewerblichen deutschen Kunden stellen Sie ohne Schweizer Mehrwertsteuer Rechnung. Für eine deutsche Privatperson unterscheiden sich die Regeln je nach Art der Dienstleistung. Digitale Dienstleistungen, Beratung und intellektuelle Leistungen folgen in der Regel dem Ort des Empfängers.

Konkrete Beispiele: Eine Beratungsleistung für ein französisches Unternehmen wird ohne Schweizer Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt. Eine Designleistung für eine italienische Privatperson kann die Anwendung der Schweizer oder italienischen Mehrwertsteuer je nach Betrag erfordern. Überprüfen Sie immer den Mehrwertsteuerstatus Ihres Kunden, bevor Sie Rechnung stellen.

Spezifische Regeln EU vs. ausserhalb EU

Die Regeln unterscheiden sich zwischen der Europäischen Union und Drittländern. Für die EU fordern Sie die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres gewerblichen Kunden an und überprüfen deren Gültigkeit im MIAS-System. Diese Nummer rechtfertigt die Befreiung von der Schweizer Mehrwertsteuer.

Der Mechanismus der Selbstveranlagung (Reverse Charge) bedeutet, dass Ihr europäischer Kunde die Mehrwertsteuer selbst in seinem Land anmeldet. Sie stellen ohne Mehrwertsteuer Rechnung mit dem Vermerk "Selbstveranlagung" oder "Reverse Charge". Für die Nachbarländer (Frankreich, Deutschland, Italien, Österreich) gelten diese Regeln vollständig.

Länder ausserhalb der EU folgen ähnlichen Regeln, aber ohne das MIAS-System. Bewahren Sie die Nachweise des gewerblichen Status Ihres Kunden auf. Unser Artikel über internationale Rechnungen erläutert die Besonderheiten nach geografischer Zone.

Obligatorische Angaben auf internationalen Rechnungen

Internationale Rechnungen erfordern zusätzlich zu den Standardelementen spezifische Angaben. Geben Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten, Ihre Schweizer Mehrwertsteuernummer (falls Sie steuerpflichtig sind) und die vollständigen Kontaktdaten Ihres Kunden mit seiner Mehrwertsteuernummer an, falls zutreffend.

Geben Sie die Rechnungswährung deutlich an. Wenn Sie in CHF umrechnen, erwähnen Sie den verwendeten Wechselkurs und sein Referenzdatum: "Betrag umgerechnet zum Kurs EUR/CHF 0.95 vom 15.03.2024". Diese Transparenz vermeidet Missverständnisse.

Für die Mehrwertsteuerbefreiung verwenden Sie eine ausdrückliche Formel mit Rechtsgrundlage: "Von der Mehrwertsteuer befreite Lieferung (Art. 23 MWSTG)" für Waren oder "Befreite Leistung, Selbstveranlagung durch den Empfänger" für B2B-Dienstleistungen. Diese Angaben unterscheiden sich von inländischen Rechnungen und sind für Ihre steuerliche Konformität obligatorisch.

Dokumentation und Konformität: was aufzubewahren ist

Die Dokumentation rechtfertigt die Mehrwertsteuerbefreiung bei einer Steuerprüfung. Bewahren Sie systematisch auf: die Exportnachweise (Zolldokumente, Ausgangszertifikate), die Verträge oder Bestellungen, die Korrespondenz mit dem Kunden und die Liefer- oder Leistungsbestätigungen.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Schweiz beträgt 10 Jahre. Organisieren Sie Ihre Dokumente nach Kunde und Steuerjahr. Eine digitale Ablage erleichtert die Suche und garantiert die Dauerhaftigkeit der Dokumente (Risiko physischer Beschädigung).

Ohne angemessene Dokumentation kann die Steuerverwaltung die Mehrwertsteuerbefreiung ablehnen und den entsprechenden Mehrwertsteuerbetrag zuzüglich Zinsen einfordern. Die finanziellen Risiken rechtfertigen eine rigorose Organisation. Digitalisieren Sie systematisch alle Dokumente bei Erhalt, um Verluste zu vermeiden.

Verbuchung von Rechnungen in Fremdwährungen

Die Schweizer Rechnungslegungsgrundsätze verlangen, alle Transaktionen in CHF zu verbuchen. Rechnen Sie jede Rechnung in Fremdwährung zum Tageskurs der Ausstellung um. Diese anfängliche Umrechnung bestimmt den buchhalterischen Betrag Ihrer Forderung und Ihres Umsatzes.

Wechselkursdifferenzen entstehen zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Wenn der CHF stärker wird, verbuchen Sie einen Kursverlust. Wenn der CHF schwächer wird, realisieren Sie einen Kursgewinn. Diese Differenzen stellen Finanzaufwendungen oder -erträge dar, die von Ihrem Umsatz getrennt sind.

Für die Mehrwertsteuerabrechnung verwenden Sie den CHF-Betrag der ursprünglichen Rechnung. Wechselkursdifferenzen beeinflussen nicht die Mehrwertsteuergrundlage. Die Mehrwertsteuerverwaltung von BePaid vereinfacht die Nachverfolgung, indem sie automatisch die Beträge für Ihre Abrechnung berechnet, auch bei Rechnungen in mehreren Währungen.

Werkzeuge und Verfahren zur Vereinfachung der Verwaltung

Standardisierte Rechnungsvorlagen mit vorausgefüllten Befreiungsvermerken reduzieren Fehler. Automatisieren Sie die Währungsumrechnungen, indem Sie täglich aktualisierte Wechselkurse integrieren. Die Nachverfolgung von Zahlungen in verschiedenen Währungen erfordert eine klare Sicht auf die erwarteten gegenüber den erhaltenen Beträgen.

BePaid erleichtert die internationale Rechnungsstellung, indem es automatisch Währungsumrechnungen und Mehrwertsteuerberechnungen je nach Bestimmungsort verwaltet. Sie erstellen konforme Rechnungen mit wenigen Klicks, mit den obligatorischen Angaben, die auf jede Situation zugeschnitten sind. Die Mehrwertsteuerfunktion vereinfacht Ihre Abrechnungen.

Praktische Checkliste: Überprüfen Sie den Mehrwertsteuerstatus des Kunden, wählen Sie die geeignete Währung, wenden Sie den richtigen dokumentierten Wechselkurs an, fügen Sie bei Bedarf die Befreiungsvermerke hinzu und archivieren Sie alle Belege. Diese systematische Routine eliminiert Versäumnisse und garantiert Ihre Konformität.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Häufige Fehler sind teuer. Das Vergessen des Mehrwertsteuerbefreiungsvermerks setzt Sie einer Steuernachforderung aus. Die Verwendung eines nicht dokumentierten Wechselkurses erschwert die buchhalterische Rechtfertigung. Das Nichtaufbewahren der Exportnachweise verhindert, rückwirkend von der Befreiung zu profitieren.

Die Anwendung der Schweizer Mehrwertsteuer, obwohl sie nicht geschuldet ist, beeinträchtigt Ihre Wettbewerbsfähigkeit und erschwert die Rückforderung beim Kunden. Die Nichtüberprüfung der Mehrwertsteuernummer eines europäischen Kunden schwächt Ihre Position im Falle einer Prüfung. Jeder Fehler erfordert zeitaufwändige administrative Korrekturen.

Die Folgen umfassen Steuernachforderungen, Strafen und einen erheblichen administrativen Aufwand zur Korrektur der Abrechnungen. Verhindern Sie diese Fehler, indem Sie ein Validierungsverfahren vor der Ausstellung jeder internationalen Rechnung einrichten. Eine systematische Überprüfung von 2 Minuten vermeidet Stunden späterer Korrekturen.

Die Rechnungsstellung an internationale Kunden erfordert besondere Aufmerksamkeit für zwei wesentliche Aspekte: die Wahl der Währung und die korrekte Anwendung der Mehrwertsteuer. Die Rechnungsstellung in Fremdwährung setzt Ihr Unternehmen dem Wechselkursrisiko aus, kann aber die Geschäftsbeziehungen erleichtern. Die Mehrwertsteuer beim Export folgt präzisen Regeln, je nachdem, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen und je nach Standort Ihres Kunden.

Um konform zu bleiben, dokumentieren Sie Ihre Transaktionen systematisch: Exportnachweise für Waren, Wohnsitzbescheinigungen für Dienstleistungen und bewahren Sie alle Belege 10 Jahre lang auf. Die Verbuchung von Rechnungen in Fremdwährungen erfordert die Festlegung eines Referenzwechselkurses und die Verwaltung von Umrechnungsdifferenzen.

BePaid ermöglicht es Ihnen, die Mehrwertsteuer auf Ihren internationalen Rechnungen zu verwalten mit den angemessenen obligatorischen Angaben je nach Bestimmungsort. Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks, mit oder ohne Mehrwertsteuer gemäss den Exportregeln, und verfolgen Sie Ihre Zahlungen ganz einfach. Testen Sie kostenlos und vereinfachen Sie Ihre internationale Rechnungsstellung noch heute.