Rechnungen: die obligatorischen gesetzlichen Angaben in der Schweiz

Die Pflichtangaben auf jeder Schweizer Rechnung

Jede Rechnung in der Schweiz muss gesetzliche Mindestangaben enthalten, um rechtlich und steuerlich gültig zu sein:

• Vollständige Angaben des Ausstellers: Name oder Firma, vollständige Adresse
• Angaben des Kunden: Name/Firma und Adresse
• Eindeutige Rechnungsnummer: Rückverfolgbarkeit und steuerliche Kontrolle
• Ausstellungsdatum: Ausgangspunkt der Zahlungsfristen
• Detaillierte Beschreibung: erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte
• Beträge: Einzelpreise, Mengen, Gesamtbeträge exkl. und inkl. MWST
• Zahlungsfrist: Fälligkeitsdatum oder Anzahl Tage
• Bankverbindung: zur Erleichterung der Zahlung

Diese Angaben gewährleisten die rechtliche Gültigkeit Ihrer Rechnung und erleichtern die Buchhaltung für Sie und Ihren Kunden.

Spezifische Angaben im Zusammenhang mit der MWST

Wenn Sie MWST-pflichtig sind, muss Ihre Rechnung zusätzliche obligatorische Angaben enthalten:

• MWST-Nummer: im Format CHE-XXX.XXX.XXX (obligatorisch, sobald Sie die Steuerpflichtschwelle überschreiten)
• Angewandte MWST-Sätze: 8,1% (Normalsatz), 3,8% (Beherbergung) oder 2,6% (Güter des täglichen Bedarfs)
• MWST-Betrag pro Satz: detailliert, wenn mehrere Sätze angewendet werden
• Gesamtbetrag inkl. MWST: Endbetrag mit eingeschlossener MWST

Wenn Sie nicht MWST-pflichtig sind, vermerken Sie deutlich "MWST nicht anwendbar" oder "Nicht MWST-pflichtig". Um alles über die MWST und die Rechnungsstellung in der Schweiz zu verstehen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden.

Die QR-Rechnung: Pflicht seit 2020

Seit dem 30. September 2022 werden die alten orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert. Jede Rechnung muss nun einen Zahlteil mit QR-Code enthalten, der den Schweizer Normen entspricht.

Der QR-Code enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen: Rechnungsreferenz, Betrag, Bankverbindung (IBAN), Angaben des Gläubigers und des Schuldners. Ihr Kunde kann den Code mit seiner E-Banking-Anwendung scannen und in wenigen Sekunden bezahlen.

BePaid generiert automatisch konforme QR-Rechnungen nach Schweizer Normen, ohne komplexe Konfiguration. Sie erstellen Ihre Rechnung, der QR-Code wird automatisch hinzugefügt.

Nummerierung der Rechnungen: Regeln und bewährte Praktiken

Die eindeutige Rechnungsnummer ist eine gesetzliche Pflicht in der Schweiz. Sie ermöglicht die steuerliche und buchhalterische Rückverfolgbarkeit Ihrer Transaktionen.

Zu beachtende Regeln:

• Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben
• Die Nummerierung muss sequenziell und chronologisch sein
• Keine Duplikate oder Lücken in der Sequenz (steuerliche Kontrolle)
• Freies Format: 2024-001, F-001, INV-2024-001, usw.

Praktischer Tipp: Wählen Sie ein Format, das zu Ihrem Volumen passt. Für kleine Strukturen reicht eine jährliche Nummerierung (2024-001) aus. BePaid verwaltet automatisch die sequenzielle Nummerierung und erspart Ihnen Duplikatfehler.

Allgemeine Geschäftsbedingungen und Zahlungsfristen

Die Zahlungsfrist muss immer auf Ihrer Rechnung erscheinen: "30 Tage netto", "Sofort zahlbar", "Fällig am 15.03.2024", usw. Diese Angabe vermeidet Missverständnisse und dient als Referenz bei Zahlungsverzug.

Die allgemeinen Geschäftsbedingungen sind auf der Rechnung selbst nicht obligatorisch, aber dringend empfohlen. Sie können:

• Sie direkt auf der Rechnung integrieren (wenn kurz)
• Sie mit einem Verweis erwähnen: "Allgemeine Geschäftsbedingungen verfügbar unter [URL]"
• Sie als PDF-Anhang beifügen

Nützliche Angaben: Verzugszinssatz (in der Schweiz üblicherweise 5%), Skonto bei vorzeitiger Zahlung, Modalitäten für Beanstandungen.

Sonderfälle und spezifische Situationen

Bestimmte Situationen erfordern zusätzliche oder angepasste Angaben auf Ihren Rechnungen. Hier sind die häufigsten Fälle, die Sie in Ihrer Tätigkeit antreffen könnten.

Die Anpassung Ihrer Rechnungen je nach Kontext gewährleistet deren rechtliche Konformität und erleichtert die buchhalterische Verwaltung für Sie und Ihre Kunden.

Internationale Rechnungen (ausserhalb der Schweiz)

Für Leistungen oder Lieferungen ausserhalb der Schweiz gelten spezifische Angaben:

• Land des Kunden: explizit zu erwähnen
• Europäische MWST-Nummer: wenn der Kunde eine besitzt (EU-Format)
• Vermerk "Selbstveranlagung" oder "Reverse Charge": für B2B-Leistungen in Europa
• Schweizer MWST: in der Regel nicht anwendbar für internationale Leistungen

Die MWST-Regeln variieren je nach Art der Leistung (Dienstleistungen, Waren) und Bestimmungsland. Konsultieren Sie die ESTV oder Ihre Treuhandgesellschaft für komplexe Fälle.

Rechnungen unter 400 CHF

Für Beträge unter 400 CHF erlaubt die Gesetzgebung vereinfachte Rechnungen mit weniger Details. Diese Vereinfachung wird jedoch nicht empfohlen.

Es ist besser, alle Pflichtangaben beizubehalten, auch für kleine Beträge. Dies gewährleistet eine vollständige Rückverfolgbarkeit, erleichtert Ihre Buchhaltung und vermeidet jegliche Verwirrung bei einer steuerlichen Kontrolle. Mit einem Tool wie BePaid dauert das Erstellen einer vollständigen Rechnung gleich lang wie eine vereinfachte Rechnung.

Korrekturrechnungen (Gutschriften)

Eine Gutschrift (Kreditnote) muss spezifische Angaben enthalten, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten:

• Verweis auf die Originalrechnung: Nummer und Datum
• Grund der Gutschrift: Stornierung, Rücksendung, Rechnungsfehler, Rabatt
• Negative Beträge: mit vorangestelltem Minuszeichen
• MWST-Auswirkung: Korrektur der ursprünglich fakturierten MWST

Gutschriften sind für die Buchhaltung und die MWST-Abrechnung unerlässlich. Sie müssen genauso sorgfältig sein wie klassische Rechnungen. Um häufige Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, verwenden Sie ein System, das Gutschriften automatisch verwaltet.

Wie BePaid die Konformität Ihrer Rechnungen gewährleistet

BePaid integriert automatisch alle Pflichtangaben in Ihre Rechnungen, ohne dass Sie daran denken müssen:

• Konformer QR-Code: automatisch nach Schweizer Normen generiert
• Automatische Nummerierung: sequenziell und ohne Duplikate
• MWST-Verwaltung: Schweizer Sätze (8,1%, 3,8%, 2,6%) und automatische Berechnungen
• Vollständige Angaben: Aussteller und Kunde vorausgefüllt
• Zahlungsfristen: anpassbar nach Ihren Bedürfnissen

Sie erstellen Ihre Rechnung in wenigen Klicks, BePaid kümmert sich um die Konformität. Profitieren Sie von unserer kostenlosen Version, um die Lösung zu testen (10 Rechnungen inbegriffen).

Eine konforme Rechnung in der Schweiz muss präzise Pflichtangaben enthalten: vollständige Identifikation der Parteien, sequenzielle Nummerierung, Beschreibung der Leistungen, Beträge und Datum. Wenn Sie MWST-pflichtig sind, werden die MWST-Nummer und die Aufschlüsselung der Sätze unerlässlich. Seit 2020 erleichtert die QR-Rechnung mit ihrem strukturierten Referenzcode die Zahlungen und gewährleistet gleichzeitig die rechtliche Konformität.

Über die Grundpflichten hinaus denken Sie an Zahlungsfristen, allgemeine Geschäftsbedingungen und Sonderfälle wie internationale Rechnungen oder Gutschriften. Eine sorgfältige Rechnungsstellung schützt Ihr Unternehmen bei einer steuerlichen Kontrolle und stärkt Ihre Professionalität gegenüber Ihren Kunden.

Mit BePaid werden alle diese gesetzlichen Angaben automatisch in Ihre Rechnungen integriert. Die Plattform generiert konforme QR-Rechnungen, verwaltet die sequenzielle Nummerierung und wendet die geltenden Schweizer MWST-Sätze an. Sie sparen Zeit und vermeiden kostspielige Fehler. Testen Sie kostenlos mit 10 Rechnungen und 5 Kunden, dann wechseln Sie zu Premium für nur 20 CHF/Monat.