Rechnung korrigieren: wie man eine Gutschrift ausstellt

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift ist ein offizielles Buchhaltungsdokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise storniert. Sie funktioniert wie eine negative Rechnung: Anstatt eine Zahlung zu verlangen, schreibt sie dem Kunden einen Betrag gut.

Im Gegensatz zu einer einfachen Löschung oder Änderung respektiert die Gutschrift die buchhalterische Nachvollziehbarkeit. Die ursprüngliche Rechnung bleibt in Ihren Archiven intakt, und die Gutschrift korrigiert sie offiziell.

Häufige Anwendungsfälle sind: Fehler bei Betrag oder Menge, zurückgegebenes Produkt, Stornierung einer Leistung, nachträglich gewährter Rabatt oder doppelt ausgestellte Rechnung. Es ist die rechtliche Methode, um eine bereits versendete Rechnung zu korrigieren.

Wann muss eine Gutschrift ausgestellt werden?

Sie müssen eine Gutschrift ausstellen, sobald eine Rechnung versendet und verbucht wurde. Es ist unmöglich, sie einfach zu löschen oder zu ändern: Die buchhalterische Nachvollziehbarkeit verbietet dies.

Häufige Situationen, die eine Gutschrift erfordern:

• Rechnungsfehler (falscher Preis, fehlerhafte Menge, unpassender Mehrwertsteuersatz)
• Warenrückgabe durch den Kunden
• Stornierung einer Dienstleistung oder Leistung
• Kommerzieller Rabatt, der nach Ausstellung der Rechnung gewährt wurde
• Versehentlich doppelt ausgestellte Rechnung

Um diese Situationen zu vermeiden, konsultieren Sie unseren Leitfaden über häufige Fehler bei der Rechnungsstellung.

Die obligatorischen Angaben einer Gutschrift in der Schweiz

Eine Gutschrift muss die gleichen gesetzlichen Anforderungen erfüllen wie eine klassische Rechnung. Hier sind die obligatorischen Elemente:

• Ausdrückliche Bezeichnung "Gutschrift"
• Eindeutige und fortlaufende Nummer
• Ausstellungsdatum der Gutschrift
• Präzise Referenz zur ursprünglichen Rechnung (Nummer und Datum)
• Vollständige Angaben des Lieferanten (Name, Adresse, Mehrwertsteuernummer falls mehrwertsteuerpflichtig)
• Angaben des Kunden
• Aufschlüsselung der gutgeschriebenen Beträge (Nettobetrag und Mehrwertsteuer)
• Gesamtbetrag der Gutschrift

Diese Regeln garantieren die steuerliche und buchhalterische Konformität. Für weitere Details konsultieren Sie unseren Artikel über die obligatorischen gesetzlichen Angaben.

Wie man eine Gutschrift erstellt: praktische Schritte

Die Ausstellung einer Gutschrift folgt einem strukturierten Prozess in vier Schritten. Jeder Schritt garantiert die rechtliche Konformität und die buchhalterische Nachvollziehbarkeit.

Ob Sie eine Rechnungssoftware wie BePaid oder ein manuelles System verwenden, diese Schritte bleiben identisch. Die Automatisierung vereinfacht lediglich den Prozess und reduziert das Fehlerrisiko.

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Gutschrift korrekt zu erstellen.

Schritt 1: Die zu korrigierende Rechnung identifizieren

Beginnen Sie damit, die ursprüngliche Rechnung in Ihren Archiven zu finden. Notieren Sie ihre genaue Nummer, ihr Ausstellungsdatum und ihren Gesamtbetrag.

Identifizieren Sie präzise das zu korrigierende Element: Handelt es sich um den Gesamtbetrag, eine spezifische Position, einen Mengenfehler oder einen falschen Mehrwertsteuersatz?

Diese präzise Identifizierung bestimmt den Betrag der auszustellenden Gutschrift und vermeidet spätere Verwirrung in Ihrer Buchhaltung.

Schritt 2: Den gutzuschreibenden Betrag bestimmen

Berechnen Sie den exakten Betrag der Gutschrift: vollständige Gutschrift (komplette Stornierung) oder teilweise Gutschrift (Korrektur einer Position).

Entscheidender Punkt: Die Mehrwertsteuer der Gutschrift muss zum gleichen Satz gutgeschrieben werden wie die ursprüngliche Rechnung. Wenn die ursprüngliche Rechnung mit 8,1% ausgestellt wurde, muss die Gutschrift 8,1% anwenden.

Beispiel: Rechnung über 500 CHF netto + 40,50 CHF Mehrwertsteuer (8,1%) = 540,50 CHF brutto. Für eine vollständige Gutschrift beträgt die Gutschrift -540,50 CHF brutto (einschliesslich -40,50 CHF Mehrwertsteuer).

Schritt 3: Das Gutschriftsdokument erstellen

Verwenden Sie Ihre Rechnungssoftware, um die Gutschrift automatisch zu generieren. BePaid erstellt konforme Gutschriften mit wenigen Klicks und automatischer Nummerierung.

Wenn Sie manuell arbeiten, vergeben Sie eine eindeutige Nummer in Ihrer Rechnungssequenz. Einige Unternehmen verwenden eine dedizierte Nummerierung (z.B. GS-001), andere integrieren die Gutschriften in die allgemeine Nummerierung.

Geben Sie deutlich die Referenz zur ursprünglichen Rechnung an ("Gutschrift bezüglich Rechnung Nr. XXX vom TT/MM/JJJJ"). Übernehmen Sie alle Kunden- und Lieferanteninformationen von der ursprünglichen Rechnung.

Schritt 4: Versenden und verbuchen

Übermitteln Sie die Gutschrift an Ihren Kunden per E-Mail oder Post, wie Sie es bei einer klassischen Rechnung tun würden.

Erfassen Sie die Gutschrift in Ihrer Buchhaltung. Sie verringert Ihren Umsatz und die geschuldete Mehrwertsteuer für den betreffenden Zeitraum.

Wichtig: Passen Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnung an. Der in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbetrag verringert sich um den gutgeschriebenen Betrag. Bewahren Sie die ursprüngliche Rechnung UND die Gutschrift mindestens 10 Jahre lang in Ihren Archiven auf.

Diese Nachvollziehbarkeit ist im Falle einer Steuerprüfung unerlässlich.

Gutschrift und Mehrwertsteuer: was man wissen muss

Eine Gutschrift in der Schweiz hat einen direkten Einfluss auf Ihre Mehrwertsteuerabrechnung. Sie verringert Ihren steuerbaren Umsatz und damit die der Eidgenössischen Steuerverwaltung geschuldete Mehrwertsteuer.

Grundregel: Die Mehrwertsteuer der Gutschrift muss zum gleichen Satz gutgeschrieben werden wie die ursprüngliche Rechnung. Rechnung mit 8,1% = Gutschrift mit 8,1%. Rechnung mit 3,8% (Beherbergung) = Gutschrift mit 3,8%. Rechnung mit 2,6% (Güter des täglichen Bedarfs) = Gutschrift mit 2,6%.

Die Gutschrift muss in der Steuerperiode deklariert werden, in der sie ausgestellt wird, nicht in der der ursprünglichen Rechnung. Wenn Sie im März eine Gutschrift für eine Rechnung vom Januar ausstellen, erscheint sie in Ihrer Abrechnung vom März.

Für weitere Informationen konsultieren Sie unseren Leitfaden über die Mehrwertsteuer und die Rechnungsstellung in der Schweiz.

Konkretes Beispiel einer Gutschrift

Hier ist ein praktischer Fall einer vollständigen Rechnungsstornierung:

Ursprüngliche Rechnung Nr. 2024-045 vom 15. Januar 2024:

• Beratungsleistung: 1000 CHF netto
• Mehrwertsteuer 8,1%: 81 CHF
• Total brutto: 1081 CHF

Der Kunde storniert die Leistung am 20. Januar.

Gutschrift Nr. 2024-046 vom 20. Januar 2024:

• Vermerk: "Gutschrift bezüglich Rechnung Nr. 2024-045 vom 15.01.2024"
• Beratungsleistung: -1000 CHF netto
• Mehrwertsteuer 8,1%: -81 CHF
• Gutzuschreibender Gesamtbetrag: -1081 CHF

Der Kunde schuldet nichts mehr. Ihr Umsatz und Ihre geschuldete Mehrwertsteuer verringern sich um 1081 CHF bzw. 81 CHF.

Zu vermeidende Fehler bei der Ausstellung einer Gutschrift

Häufige Fehler können Ihre steuerliche Konformität gefährden:

• Die ursprüngliche Rechnung löschen: Niemals. Die Rechnung bleibt in Ihren Archiven, die Gutschrift korrigiert sie.
• Die Referenz vergessen: Geben Sie immer die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung an.
• Mehrwertsteuerfehler: Wenden Sie den gleichen Satz wie bei der ursprünglichen Rechnung an, nicht den aktuellen Satz, falls dieser sich geändert hat.
• Keine Nummerierung: Jede Gutschrift benötigt eine eindeutige Nummer in Ihrer Sequenz.
• Buchhalterisches Versäumnis: Erfassen Sie die Gutschrift in Ihrer Buchhaltung und passen Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnung an.
• Unzureichende Aufbewahrung: Bewahren Sie Rechnung UND Gutschrift mindestens 10 Jahre lang auf.

Eine Software wie BePaid automatisiert diese Kontrollen und reduziert das Fehlerrisiko drastisch.

Die Gutschrift ist ein wesentliches Buchhaltungsdokument, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren oder eine Transaktion zu stornieren. Sie ermöglicht es Ihnen, Betragsfehler zu berichtigen, nicht erbrachte Leistungen zu stornieren oder Kundenrückgaben zu verwalten, während Sie den gesetzlichen Verpflichtungen in der Schweiz entsprechen.

Um eine gültige Gutschrift auszustellen, beachten Sie die obligatorischen Angaben: Referenz zur ursprünglichen Rechnung, fortlaufende Nummerierung, Aufschlüsselung der gutgeschriebenen Beträge und Mehrwertsteuer. Achten Sie darauf, eine bereits ausgestellte Rechnung niemals direkt zu ändern und jede Korrektur gut zu dokumentieren, um Ihre Buchhaltung und Ihre Steuererklärungen zu erleichtern.

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