Wie man stornierte und korrigierte Rechnungen verwaltet

Stornierte Rechnung vs. korrigierte Rechnung: Was ist der Unterschied?

Eine stornierte Rechnung bedeutet, dass die Transaktion vollständig ungültig gemacht wird. Sie stellen eine Gutschrift über 100% des ursprünglichen Betrags aus. Dies betrifft irrtümlich versendete Rechnungen, nicht erbrachte Leistungen oder Duplikate.

Eine korrigierte Rechnung beinhaltet eine teilweise Änderung: Preisfehler, falsche Menge oder fehlerhafter MWST-Satz. Sie können eine teilweise Gutschrift ausstellen oder vollständig stornieren und neu fakturieren.

Beide Situationen erfordern eine sorgfältige Dokumentation für die Buchhaltung und die MWST. Konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zu Gutschriften für die technischen Details.

Wann muss eine Rechnung storniert werden?

Sie müssen eine Rechnung in diesen Situationen vollständig stornieren:

• Kunde irrtümlich fakturiert (falscher Empfänger)
• Leistung oder Lieferung letztendlich nicht erbracht
• Doppelte Fakturierung
• Völlig fehlerhafter Betrag, der eine vollständige Neufakturierung erfordert

Achtung: Sie können eine bereits versendete Rechnung niemals einfach löschen. Die buchhalterische Nachvollziehbarkeit und die MWST-Pflichten verbieten dies. In der Schweiz müssen alle Buchhaltungsbelege während 10 Jahren aufbewahrt werden, einschliesslich stornierter Rechnungen und ihrer entsprechenden Gutschriften.

Wie man eine Rechnung in der Schweiz korrekt storniert

Die Stornierung einer stornierten Rechnung folgt einem präzisen Prozess in drei wesentlichen Schritten. Jeder Schritt garantiert die rechtliche Konformität und die buchhalterische Klarheit.

So gehen Sie konform mit den schweizerischen Normen vor:

Eine vollständige Gutschrift ausstellen

Die Gutschrift muss genau 100% des Betrags der Originalrechnung übernehmen, MWST inbegriffen.

Obligatorische Angaben:

• Klarer Verweis auf die stornierte Rechnung (Nummer und Datum)
• Eindeutige Nummer für die Gutschrift
• Negativer Betrag identisch mit der Rechnung
• Aufschlüsselung der MWST (gleicher Satz wie die Originalrechnung)

Senden Sie die Gutschrift an den Kunden, auch wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Dies ist eine buchhalterische Pflicht, nicht nur eine Rückerstattung.

Ihre Buchhaltungsregister aktualisieren

Erfassen Sie die Gutschrift in Ihrer Buchhaltung als negative Buchung. Sie reduziert Ihren Umsatz und Ihre geschuldete MWST für die betreffende Periode.

Auswirkung auf die MWST-Abrechnung: Der Betrag der Gutschrift verringert Ihren steuerbaren Umsatz. Wenn Sie Ihre MWST-Abrechnung bereits eingereicht haben, die die stornierte Rechnung enthält, müssen Sie dies in der nächsten Periode korrigieren.

Bewahren Sie immer die Originalrechnung und die Gutschrift zusammen in Ihren Archiven auf. Diese beiden Dokumente bilden eine untrennbare Einheit für Steuerkontrollen.

Den Kunden informieren

Kommunizieren Sie klar mit Ihrem Kunden über die Stornierung. Erklären Sie die Situation und die nächsten Schritte.

Nachrichtenvorlage:

"Aufgrund eines Fakturierungsfehlers stornieren wir die Rechnung Nr. [XXX] vom [Datum]. Sie finden die entsprechende Gutschrift im Anhang. [Falls Zahlung erfolgt: Wir werden die Rückerstattung innerhalb von 5 Arbeitstagen vornehmen.] [Falls neue Rechnung: Sie erhalten die korrigierte Rechnung separat.] Vielen Dank für Ihr Verständnis."

Diese Transparenz vermeidet Missverständnisse und erhält eine professionelle Geschäftsbeziehung aufrecht.

Wann muss eine Rechnung korrigiert werden?

Eine teilweise Korrektur ist in diesen Situationen angemessen:

• Mengenfehler (5 Einheiten fakturiert statt 3)
• Falscher Stückpreis
• Fehlerhafter MWST-Satz (8.1% statt 3.8%)
• Vergessener Rabatt oder Nachlass
• Fehler in der Adresse oder Bankverbindung

Für kleinere Fehler, die nicht die gesamte Transaktion ungültig machen, ist eine gezielte MWST-Korrektur einfacher als eine vollständige Stornierung. Sie behalten die Originalrechnung gültig und passen nur das fehlerhafte Element an.

Methoden zur Korrektur einer Rechnung

Es gibt zwei Hauptansätze zur Korrektur einer bereits versendeten Rechnung. Die Wahl hängt vom Ausmass des Fehlers und Ihren Präferenzen in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit ab.

Jede Methode hat ihre Vorteile je nach Ihrer spezifischen Situation.

Methode 1: Vollständige Gutschrift + neue Rechnung

Dies ist die klarste Methode und wird für wichtige Korrekturen empfohlen.

Prozess: Stornieren Sie die fehlerhafte Rechnung vollständig mit einer Gutschrift zu 100%, dann stellen Sie eine neue korrekte Rechnung mit einer neuen fortlaufenden Nummer aus.

Vorteile: perfekte Nachvollziehbarkeit, buchhalterische Einfachheit, keine Unklarheit für den Kunden oder den Prüfer.

Nachteil: erzeugt mehr zu archivierende Dokumente.

Dieser Ansatz ist ideal, wenn mehrere Elemente fehlerhaft sind oder bei wichtigen Beträgen. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Rechnungen effizient verwalten.

Methode 2: Teilweise Gutschrift

Für kleinere Korrekturen stellen Sie eine Gutschrift nur für den Betrag des Fehlers aus.

Konkretes Beispiel: Sie haben 1'000 CHF statt 800 CHF fakturiert. Stellen Sie eine Gutschrift über 200 CHF (plus MWST falls zutreffend) aus. Die Originalrechnung bleibt für den Saldo von 800 CHF gültig.

Diese Methode funktioniert gut für Mengenanpassungen, vergessene Rabatte oder kleine Rechenfehler. Geben Sie immer klar den Verweis auf die Originalrechnung auf der teilweisen Gutschrift an.

Sonderfall: Korrektur eines MWST-Fehlers

MWST-Fehler sind besonders heikel, da sie Ihre Steuerabrechnungen beeinflussen.

Beispiel: Sie haben den Normalsatz (8.1%) statt des reduzierten Satzes (2.6%) auf Bücher angewendet. Sie müssen sowohl den Nettobetrag als auch die MWST korrigieren.

Wenn der Fehler eine bereits bei der ESTV eingereichte MWST-Abrechnung betrifft, müssen Sie dies melden und bei Ihrer nächsten Abrechnung korrigieren. Konsultieren Sie unseren Artikel über die Methoden der MWST-Abrechnung, um die Auswirkungen je nach Ihrem System zu verstehen.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: die bewährten Praktiken

Eine sorgfältige Dokumentation schützt Ihr Unternehmen bei Audits und Steuerkontrollen. Die vollständige Nachvollziehbarkeit jeder Korrektur ist eine gesetzliche Pflicht in der Schweiz.

Hier sind die wesentlichen Elemente, die Sie für eine konforme Verwaltung beherrschen müssen.

Was aufzubewahren ist

Archivieren Sie systematisch diese Dokumente:

• Originalrechnung (auch wenn storniert)
• Alle ausgestellten Gutschriften
• Neue Korrekturrechnung falls zutreffend
• Korrespondenz mit dem Kunden, die die Korrektur erklärt

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Schweiz: mindestens 10 Jahre.

Papierformat und/oder elektronisches Format akzeptiert, aber die Dokumente müssen während der gesamten Periode lesbar und zugänglich bleiben. Ein klares Ablagesystem nach Kunde und Datum erleichtert zukünftige Recherchen.

Nummerierung und Reihenfolge

Die Gutschriften müssen einer eigenen fortlaufenden Nummerierung folgen (z.B. GS-001, GS-002) oder in Ihre allgemeine Fakturierungssequenz integriert werden.

Goldene Regel: keine Lücke in der Nummerierung. Jede Nummer muss einem existierenden Dokument entsprechen, auch wenn storniert.

Die neue Korrekturrechnung erhält die nächste Nummer in Ihrer normalen Sequenz. Zum Beispiel: fehlerhafte Rechnung R-150, Gutschrift GS-025, neue Rechnung R-151.

Diese Sorgfalt vermeidet Fragen bei Steuerkontrollen.

Kommentare und Begründungen

Fügen Sie immer einen internen Kommentar hinzu, der den Grund für die Stornierung oder Korrektur erklärt. Diese Notiz erleichtert das Verständnis bei zukünftigen Audits.

Beispiele für klare Formulierungen:

• "Stornierung, Kunde doppelt fakturiert"
• "Korrektur, fehlerhafter MWST-Satz (8.1% statt 2.6%)"
• "Anpassung, Menge von 10 auf 8 Einheiten geändert"

Bleiben Sie sachlich und präzise. Diese Kommentare können bei einer Steuerkontrolle angefordert werden, um die negativen Buchungen zu rechtfertigen.

Wie BePaid die Verwaltung von Korrekturen vereinfacht

BePaid automatisiert die Verwaltung von stornierten und korrigierten Rechnungen, um Ihnen Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Hauptfunktionen:

• Erstellung von Gutschriften mit wenigen Klicks mit automatischem Verweis
• Automatische und konforme fortlaufende Nummerierung
• Automatische MWST-Berechnungen gemäss den schweizerischen Sätzen (8.1%, 3.8%, 2.6%)
• Vollständiger Verlauf jeder Rechnung und ihrer Korrekturen
• Buchhaltungsexporte für Ihre Treuhandgesellschaft

Die kostenlose Version ermöglicht es, diese Funktionen mit 10 Rechnungen zu testen. Entdecken Sie unsere Fakturierungstools.

Checkliste: Eine Rechnung fehlerfrei stornieren oder korrigieren

Befolgen Sie diese Checkliste für jede Korrektur:

• ☐ Identifizieren, ob vollständige Stornierung oder teilweise Korrektur erforderlich ist
• ☐ Die Gutschrift mit allen obligatorischen Angaben ausstellen
• ☐ Die Buchhaltungsregister und die MWST aktualisieren
• ☐ Den Kunden schriftlich mit klarer Erklärung informieren
• ☐ Eine neue Rechnung ausstellen, falls erforderlich
• ☐ Alle Dokumente zusammen archivieren
• ☐ Die Auswirkung auf die laufende MWST-Abrechnung überprüfen
• ☐ Den Grund für die Korrektur für zukünftige Referenz notieren

Diese Checkliste garantiert vollständige Konformität und einwandfreie Nachvollziehbarkeit.

Eine Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren ist keine unbedeutende Operation: Sie verpflichtet Ihre buchhalterische und steuerliche Verantwortung. Die Unterscheidung ist einfach: Eine stornierte Rechnung verschwindet vollständig (über eine Gutschrift zu 100%), während eine korrigierte Rechnung durch eine neue Version nach Stornierung des Originals ersetzt wird.

Die zu behaltenden Grundsätze: niemals eine bereits versendete Rechnung ändern, immer Ihre Korrekturen dokumentieren, eine fortlaufende Nummerierung beibehalten und Ihren Kunden klar informieren. Ein MWST-Fehler erfordert besondere Aufmerksamkeit, um den Anforderungen der ESTV konform zu bleiben.

Die Nachvollziehbarkeit ist Ihr bester Verbündeter im Falle einer Kontrolle. Jede Gutschrift muss auf die Originalrechnung verweisen und von einer klaren Begründung begleitet werden.

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