Wie Sie QR-Rechnungen nutzen, um Zahlungen zu beschleunigen

Was ist eine QR-Rechnung und warum beschleunigt sie Zahlungen

Die QR-Rechnung ist seit Juli 2020 das offizielle Rechnungssystem in der Schweiz. Sie ersetzt definitiv die alten orangen Einzahlungsscheine (ESR) und roten Einzahlungsscheine (ESR+).

Das Prinzip ist einfach: Ein QR-Code Swiss QR Code enthält alle Zahlungsinformationen (Betrag, Zahlungsempfänger, Referenz). Ihr Kunde scannt diesen Code mit seiner E-Banking- oder Mobile-App, und alle Daten werden automatisch ausgefüllt.

Ergebnis: schnelle Zahlung in wenigen Sekunden, ohne Risiko von Eingabefehlern. Studien zeigen eine Verkürzung der Zahlungsfristen um 30 bis 40% im Vergleich zu traditionellen Rechnungen.

Um alle technischen und regulatorischen Details zu verstehen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Schweizer QR-Rechnung.

Die obligatorischen Elemente einer konformen QR-Rechnung

Um von allen Schweizer Banken akzeptiert zu werden, muss Ihre QR-Rechnung strenge Normen einhalten.

Der QR-Code muss obligatorisch enthalten:

• Die IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers
• Den exakten Betrag (oder offen gelassen)
• Die vollständigen Angaben des Gläubigers
• Die Informationen des Schuldners (empfohlen)
• Die strukturierte Referenz (QRR oder SCOR)

Der Zahlteil muss exakt 55 x 210 mm messen und die Norm ISO 20022 einhalten. Diese Konformität garantiert die automatische Lesbarkeit durch alle Banksysteme.

Eine kompatible Software wie BePaid generiert automatisch konforme Rechnungen. Um die technischen Aspekte zu vertiefen, lesen Sie unseren Artikel über elektronische Rechnungsstellung und ISO 20022-Normen.

Wie Sie Ihre QR-Rechnungen erstellen: 3 Methoden

Sie haben drei Hauptoptionen, um QR-Rechnungen zu generieren, die den Schweizer Normen entsprechen.

Jede Methode entspricht einem anderen Bedarf: regelmässige professionelle Nutzung, gelegentliche Rechnungsstellung oder technische Integration in ein bestehendes System.

Die Wahl hängt von Ihrem Rechnungsvolumen, Ihrem Budget und Ihren Automatisierungsbedürfnissen ab. Für die meisten Unternehmen und Selbständigen bleibt eine kompatible Software die effizienteste Lösung.

Hier sind die drei detaillierten Ansätze.

Methode 1: Eine Rechnungssoftware verwenden (empfohlen)

Eine kompatible Software wie BePaid generiert automatisch Ihre konformen QR-Rechnungen mit wenigen Klicks.

Die Vorgehensweise ist einfach: Sie erstellen Ihre Rechnung normal (Kunde, Leistungen, Betrag, MwSt.), und der QR-Code wird automatisch mit allen korrekten Informationen generiert.

Entscheidende Vorteile: garantierte Konformität, erhebliche Zeitersparnis, automatische Zahlungsverfolgung, programmierte Mahnungen, zentralisierte Historie. Sie müssen nicht mehr jedes Element manuell überprüfen.

BePaid bietet eine kostenlose Version zum Testen, dann 20 CHF/Monat für unbegrenzte Nutzung. Entdecken Sie alle Funktionen auf unserer Seite Rechnungserstellung.

Methode 2: Kostenlose Online-Generatoren

Mehrere Schweizer Banken und Websites bieten kostenlose Online-Generatoren für QR-Rechnungen an.

Diese Tools ermöglichen es, eine gelegentliche Rechnung zu erstellen, indem Sie ein Formular ausfüllen: Sie geben manuell die IBAN, den Betrag, die Kontaktdaten ein, und der QR-Code wird generiert.

Wichtige Einschränkungen: manuelle Eingabe jedes Mal, keine Historie, keine Zahlungsverfolgung, keine automatischen Mahnungen. Risiko von Eingabefehlern.

Diese Lösung eignet sich nur für sehr gelegentliche Nutzung (1-2 Rechnungen pro Jahr). Sobald Sie regelmässig Rechnungen stellen, wird eine Software unverzichtbar.

Methode 3: API-Integration für grosse Volumen

Unternehmen mit bestehenden IT-Systemen (ERP, individuelles CRM) können die Generierung von QR-Rechnungen über API integrieren.

Diese technische Vorgehensweise ermöglicht es, die Rechnungsstellung vollständig aus Ihren Geschäftstools zu automatisieren. Die Rechnungen werden direkt aus Ihrem Verwaltungssystem generiert.

Lösung geeignet für grosse Volumen oder sehr spezifische Prozesse. Erfordert technische Entwicklungskenntnisse oder die Intervention eines Dienstleisters.

BePaid bietet eine API zur Verbindung Ihrer Systeme. Wenn Sie ein CRM verwenden, konsultieren Sie unseren Leitfaden zur CRM- und Rechnungsintegration.

Konkrete Schritte zur Einrichtung Ihrer QR-Rechnungen

Der Umstieg auf QR-Rechnungen erfordert einige anfängliche Konfigurationsschritte. Danach wird die Erstellung automatisch.

Die vollständige Vorgehensweise dauert beim ersten Mal etwa 30 Minuten. Einmal konfiguriert, generieren Sie Ihre Rechnungen in weniger als 2 Minuten.

Befolgen Sie diese drei Schritte in der richtigen Reihenfolge, um korrekt zu starten und häufige Fehler zu vermeiden.

Schritt 1: Ihre IBAN überprüfen und Ihren Referenztyp wählen

Erste Entscheidung: Ihre klassische IBAN verwenden oder eine QR-IBAN bei Ihrer Bank beantragen.

Mit einer klassischen IBAN verwenden Sie eine Gläubigerreferenz (SCOR). Mit einer QR-IBAN können Sie eine strukturierte Referenz (QRR) verwenden, ähnlich den alten ESR.

Die QRR-Referenz erleichtert den automatischen Zahlungsabgleich. Wenn Sie viele Zahlungen erhalten, beantragen Sie eine QR-IBAN bei Ihrer Bank (bei den meisten Instituten kostenlos).

Für eine einfache Nutzung reicht die klassische IBAN mit SCOR-Referenz vollkommen aus. Ihre kompatible Software verwaltet automatisch beide Formate.

Schritt 2: Ihre Software oder Ihr Tool konfigurieren

In Ihrer kompatiblen Software beginnen Sie damit, Ihre Unternehmensinformationen in den Einstellungen einzugeben.

Zu konfigurierende Elemente:

• Firmenname und vollständige Adresse
• IBAN oder QR-IBAN
• Logo (optional, aber empfohlen)
• Standard-Zahlungsbedingungen
• Anwendbare MwSt.-Sätze (8.1%, 3.8%, 2.6%)

Erstellen Sie dann eine Testrechnung, um zu überprüfen, dass der QR-Code korrekt generiert wird. Scannen Sie ihn mit Ihrer Banking-App, um die Konformität zu validieren.

Mit BePaid dauert diese Konfiguration maximal 10 Minuten. Alles wird Schritt für Schritt angeleitet.

Schritt 3: Ihre erste QR-Rechnung erstellen und versenden

Sie sind bereit, Ihre erste QR-Rechnung zu erstellen. Die Vorgehensweise ist identisch mit einer klassischen Rechnung.

Geben Sie die Informationen ein: Kunde, Datum, Leistungen oder Produkte, Mengen, Einzelpreise, MwSt. Die Software berechnet automatisch die Gesamtsumme und generiert den konformen QR-Code.

Versenden Sie die Rechnung per E-Mail (PDF) oder drucken Sie sie aus. Um Ihre Chancen auf schnelle Zahlung zu maximieren, senden Sie sie sobald die Leistung abgeschlossen ist, möglichst zu Wochenbeginn.

Der Versandzeitpunkt beeinflusst direkt Ihre Fristen. Konsultieren Sie unseren Artikel über das richtige Timing für schnellere Zahlungen.

Ihre QR-Rechnungen optimieren, um Zahlungen noch mehr zu beschleunigen

Die QR-Rechnung beschleunigt bereits durch ihre Einfachheit die Zahlungen. Aber Sie können mit einigen einfachen Optimierungen noch weiter gehen.

Diese bewährten Praktiken erhöhen Ihre Rate an schnellen Zahlungen und reduzieren Verzögerungen. Sie erfordern keinen zusätzlichen Aufwand, sobald sie eingerichtet sind.

Drei Haupthebel: Zahlungsoptionen vervielfachen, die Präsentation pflegen und die Nachverfolgung automatisieren.

Mehrere Zahlungsoptionen hinzufügen

Beschränken Sie sich nicht auf die QR-Rechnung. Bieten Sie mehrere Zahlungsmittel für mehr Flexibilität an.

Fügen Sie einen Online-Zahlungslink (Kreditkarte), TWINT oder PayPal direkt in das PDF Ihrer Rechnung ein. Einige Kunden ziehen es vor, sofort per Karte zu bezahlen, anstatt per Überweisung.

Je mehr Optionen Sie anbieten, desto mehr erleichtern Sie die Zahlung. Ergebnis: verkürzte Fristen und bessere Zahlungsquote.

BePaid ermöglicht es, diese Optionen einfach hinzuzufügen. Um die richtigen Zahlungsmittel je nach Ihrer Tätigkeit zu wählen, lesen Sie unseren Leitfaden über die anzubietenden Zahlungsmittel.

Die Präsentation und zusätzliche Informationen pflegen

Eine klare und professionelle Rechnung wird schneller bezahlt als eine verwirrende Rechnung.

Detaillieren Sie Ihre Leistungen präzise: Daten, Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise. Zeigen Sie den Gesamtbetrag und die MwSt. deutlich sichtbar an. Geben Sie die Zahlungsfrist klar an (z.B. 30 Tage netto).

Fügen Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) hinzu, um den Kontakt bei Fragen zu erleichtern. Eine persönliche Nachricht wie "Vielen Dank für Ihr Vertrauen" humanisiert die Beziehung.

Diese Details beruhigen den Kunden und eliminieren Ausreden für Nichtzahlung. Ihre kompatible Software ermöglicht es Ihnen, professionelle wiederverwendbare Vorlagen zu erstellen.

Automatische Nachverfolgung und Mahnungen einrichten

Die Rechnung zu versenden, reicht nicht aus. Die Nachverfolgung macht den Unterschied zwischen schneller Zahlung und Verzögerung.

Programmieren Sie automatische Mahnungen: eine freundliche Erinnerung 3 Tage vor Fälligkeit, dann Nachfassaktionen nach Fälligkeit (T+7, T+15, T+30). Die meisten Kunden zahlen nach der ersten oder zweiten Mahnung.

Der automatische Bankabgleich identifiziert eingegangene Zahlungen und aktualisiert den Status Ihrer Rechnungen. Sie müssen nicht mehr manuell überprüfen.

BePaid automatisiert diese Vorgehensweise vollständig: Mahnungen per E-Mail, Echtzeitverfolgung, Bankabgleich. Sie sparen jeden Monat Stunden und verbessern Ihre Liquidität.

Häufige Fehler, die Sie bei QR-Rechnungen vermeiden sollten

Selbst bei einem einfachen System können bestimmte Fehler Ihre Zahlungen blockieren.

Nicht konformer QR-Code: falsches Format, fehlende oder falsch strukturierte Daten. Ergebnis: Die Bank lehnt die Zahlung ab.

Fehlerhafte IBAN: Ein einfacher Tippfehler macht die Rechnung unbezahlbar. Fehlender Betrag oder Referenz: Der Kunde kann nicht automatisch bezahlen.

Falsch dimensionierter Zahlteil: Wenn die Abmessungen nicht die 55 x 210 mm einhalten, können einige Scanner den Code nicht lesen.

Konsequenzen: Zahlungsverzögerungen, unprofessionelles Image, Zeitverlust durch Korrekturen. Eine kompatible Software wie BePaid eliminiert diese Risiken, indem sie die automatische Konformität jeder Rechnung garantiert.

QR-Rechnungen stellen heute den Schweizer Standard dar, um Ihre Zahlungseingänge zu beschleunigen. Indem Sie den Zahlungsprozess für Ihre Kunden vereinfachen, reduzieren Sie Fristen und Eingabefehler. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in drei Elementen: ein Tool wählen, das Ihrem Volumen entspricht, die obligatorischen Elemente einhalten, um die Konformität zu garantieren, und die Präsentation optimieren, um die Aktion zu erleichtern.

Ob Sie sich für eine Rechnungssoftware, einen Online-Generator oder eine API-Integration entscheiden, das Wesentliche ist, schnell zu starten. Die ersten Ergebnisse sind bereits bei den ersten versendeten Rechnungen messbar: schnellere Zahlungen, weniger Mahnungen, bessere Liquidität.

Mit BePaid erstellen Sie Ihre konformen QR-Rechnungen mit wenigen Klicks, automatisieren Ihre Mahnungen und verfolgen Ihre Zahlungen in Echtzeit. Die kostenlose Version ermöglicht es Ihnen, mit 10 Rechnungen pro Monat zu testen, ohne Verpflichtung. Testen Sie noch heute und stellen Sie den Unterschied bei Ihren Zahlungsfristen fest.