Abzugsfähige Geschäftskosten: Maximieren Sie Ihre Steuerabzüge
Einleitung
Als Selbstständiger oder Leiter eines KMU in der Schweiz zahlen Sie Steuern auf Ihren Nettogewinn. Je mehr legitime Geschäftskosten Sie abziehen, desto weniger Steuern zahlen Sie. In der Theorie einfach, aber in der Praxis lassen viele Unternehmer Geld auf dem Tisch liegen, weil sie die Regeln nicht kennen oder Angst haben, Fehler zu machen.
Kann man sein Telefonabonnement abziehen? Seinen Morgenkaffee? Die Kilometerkosten für die Fahrt zu einem Kunden? Die Antwort hängt von präzisen Kriterien ab, die im Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG) definiert sind. Und diese Kriterien sind nicht immer einfach zu interpretieren.
Dieser Leitfaden präsentiert Ihnen klar und strukturiert die abzugsfähigen Kosten für Selbstständige und KMU in der Schweiz. Sie erfahren, welche Bedingungen zu beachten sind, welche Berechnungen durchzuführen sind und welche Fallen zu vermeiden sind. Von Ihrem Homeoffice über Ihr Geschäftsfahrzeug bis hin zu Verpflegungs- und Weiterbildungskosten gehen wir jede Kategorie mit konkreten und bezifferten Beispielen durch. Das Ziel: Ihnen zu ermöglichen, Ihre Steuern legal zu optimieren und dabei vollständig konform zu bleiben, ohne in die häufigen Fehler zu verfallen, die wir in unserem Artikel über die Buchhaltungsfehler von Selbstständigen detailliert beschrieben haben.
📌 Zusammenfassung (TL;DR)
Die abzugsfähigen Geschäftskosten in der Schweiz müssen drei Kriterien erfüllen: für die Tätigkeit notwendig sein, durch Belege gerechtfertigt sein und verhältnismässig sein. Homeoffice, Fahrzeug, Material, Telefon, Weiterbildung, Marketing und Geschäftsversicherungen sind unter präzisen Bedingungen abzugsfähig. Gemischte Kosten (private und berufliche Nutzung) erfordern eine dokumentierte Aufteilung. Eine sorgfältige Dokumentation und ein gutes Verständnis der DBG-Regeln ermöglichen es, die Steuerlast legal zu optimieren.
📚 Inhaltsverzeichnis
- Die Grundprinzipien der abzugsfähigen Kosten in der Schweiz
- Die Bedingungen für die Abzugsfähigkeit einer Ausgabe
- Büro und Arbeitsraum
- Fahrzeug und Transportkosten
- Material und Geschäftsausstattung
- Verpflegungs- und Restaurantkosten
- Weiterbildung und berufliche Fortbildung
- Marketing, Werbung und Kommunikation
- Geschäftsversicherungen
- Professionelle Dienstleistungen und Subunternehmen
- Verwaltungskosten und Büromaterial
- Sonderfälle und zu vermeidende Fallen
- Wie Sie Ihre abzugsfähigen Kosten dokumentieren und organisieren
Die Grundprinzipien der abzugsfähigen Kosten in der Schweiz
In der Schweiz werden die abzugsfähigen Kosten durch das DBG (Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer) geregelt. Das grundlegende Prinzip: Nur Kosten, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer Erwerbstätigkeit stehen, können von Ihrem steuerbaren Einkommen abgezogen werden.
Damit eine Ausgabe abzugsfähig ist, muss sie einen klaren Kausalzusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit aufweisen. Persönliche oder private Ausgaben sind ausgeschlossen, auch wenn Sie selbstständig sind.
Selbstständige haben mehr Spielraum als Angestellte: Sie können alle ihre gerechtfertigten abzugsfähigen Kosten abziehen, während Arbeitnehmer auf Pauschalen oder spezifische Abzüge beschränkt sind.
Die Dokumentation bleibt wesentlich: Jede Ausgabe muss durch eine Rechnung, einen Beleg oder einen gültigen Nachweis belegt werden können.
Die Bedingungen für die Abzugsfähigkeit einer Ausgabe
Drei Kriterien bestimmen, ob eine Ausgabe in der Schweiz steuerlich abzugsfähig ist:
1. Direkter Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit
Die Ausgabe muss für die Ausübung Ihres Berufs notwendig sein. Ein Grafikdesigner kann Adobe Creative Cloud abziehen, aber kein persönliches Netflix-Abonnement.
2. Notwendigkeit und wirtschaftliche Rechtfertigung
Die Ausgabe muss angemessen und verhältnismässig sein. Ein Luxusfahrzeug für lokale Lieferungen wird von der Steuerverwaltung hinterfragt werden.
3. Dokumentation und Nachweise
Bewahren Sie alle Ihre Rechnungen, Belege und Nachweise mindestens 10 Jahre lang auf. Ohne Nachweis wird kein Abzug akzeptiert.
Das Prinzip der wirtschaftlichen Realität hat Vorrang: Die Steuerverwaltung kann einen Abzug ablehnen, wenn sie den beruflichen Zusammenhang für unzureichend oder künstlich hält.
Büro und Arbeitsraum
Die Kosten für Ihren Arbeitsplatz stellen oft einen wichtigen Posten bei den Abzügen dar. Ob Sie von zu Hause aus oder in einem externen Büro arbeiten, die Regeln variieren je nach Ihrer Situation.
Der Schlüssel: Nachweisen, dass der Raum und die damit verbundenen Kosten ausschliesslich beruflich genutzt werden. Die Steuerbehörden achten besonders auf Homeoffices, wo die Grenze zwischen privater und beruflicher Nutzung fliessend sein kann.
Unterscheiden Sie gut zwischen den beiden Hauptsituationen: dem Homeoffice (unterliegt strengen Bedingungen) und der Anmietung eines Geschäftsraums (ohne Einschränkung abzugsfähig bei 100% beruflicher Nutzung).
Homeoffice: Regeln und Berechnungen
Um ein Homeoffice abzuziehen, sind die Bedingungen streng: Sie müssen über einen Raum verfügen, der ausschliesslich Ihrer beruflichen Tätigkeit gewidmet ist, und es darf kein anderer Arbeitsraum verfügbar sein.
Die Berechnung erfolgt anteilsmässig nach Fläche. Wenn Ihre Wohnung 100 m² gross ist und Ihr Büro 15 m², können Sie 15% Ihrer Miete und Nebenkosten abziehen.
Konkretes Beispiel:
Monatliche Miete: 2'000 CHF
Bürofläche: 15 m² von 100 m² (15%)
Monatlicher Abzug: 300 CHF
Jährlicher Abzug: 3'600 CHF
Wenden Sie denselben Anteil auf die Nebenkosten an (Strom, Heizung, Hausratversicherung). Bewahren Sie einen Plan Ihrer Wohnung und Fotos des Büros auf, um die ausschliessliche Nutzung zu belegen.
Anmietung eines externen Büros und Nebenkosten
Wenn Sie ein Geschäftsbüro oder einen dedizierten Raum mieten, sind alle Kosten zu 100% abzugsfähig, sofern die Nutzung ausschliesslich beruflich ist.
Abzugsfähig sind: die Miete, die Nebenkosten, Strom, Heizung, Wasser, geschäftliches Internet, Gebäudeversicherung und Mobiliar.
Coworking-Spaces sind ebenfalls abzugsfähig: Bewahren Sie Ihre monatlichen oder jährlichen Rechnungen als Nachweise auf. Einige Selbstständige kombinieren Coworking und Homeoffice, was den Abzug des Homeoffice erschweren kann (die Verwaltung kann davon ausgehen, dass ein anderer Raum verfügbar ist).
Fahrzeug und Transportkosten
Das Fahrzeug stellt eine der häufigsten Steuerfragen bei Selbstständigen dar. Die Regeln sind präzise und die Kontrollen häufig.
Die Abzugsfähigkeit hängt vollständig von der beruflichen Nutzung des Fahrzeugs ab. Wenn Sie Ihr Auto sowohl für die Arbeit als auch für private Fahrten nutzen, ist nur der berufliche Anteil abzugsfähig.
Die Steuerverwaltung verlangt ein detailliertes Fahrtenbuch, um den Prozentsatz der beruflichen Nutzung zu belegen. Ohne diese Dokumentation werden Ihre Abzüge bei einer Kontrolle abgelehnt oder drastisch reduziert.
Geschäftsfahrzeug: Kauf, Leasing und Unterhalt
Der Kauf eines Geschäftsfahrzeugs kann über die Abschreibung abgezogen werden (in der Regel über 5 Jahre). Leasing ist gemäss den gezahlten Monatsraten abzugsfähig.
Ebenfalls abzugsfähig sind: regelmässiger Unterhalt, Reparaturen, Reifen, technische Kontrollen, Fahrzeugversicherung und Autobahnvignette.
Gemischte Nutzung: Wenn Sie Ihr Auto zu 70% für die Arbeit und zu 30% für Ihre Freizeit nutzen, muss Ihnen ein Privatanteil zugerechnet werden
Treibstoff und Kilometerkosten
Es gibt zwei Methoden, um Ihre Fahrtkosten abzuziehen:
1. Effektive Kosten
Ziehen Sie Treibstoff, Parkgebühren, Mautgebühren und Autobahn gemäss Ihrer beruflichen Nutzung ab. Vorteilhafte Methode, wenn Sie beruflich viel fahren.
2. Kilometerpauschale
Etwa 0.70 CHF/km für ein Auto (variiert je nach Kanton). Administrative Einfachheit, aber weniger vorteilhaft, wenn Ihre effektiven Kosten hoch sind.
Konkretes Beispiel:
10'000 berufliche Kilometer × 0.70 CHF = 7'000 CHF jährlich abzugsfähig.
Wählen Sie die für Ihre Situation vorteilhafteste Methode und behalten Sie diese von Jahr zu Jahr konsequent bei.
Öffentliche Verkehrsmittel und Geschäftsreisen
SBB-Abonnemente und öffentliche Verkehrsmittel sind abzugsfähig, wenn die Nutzung überwiegend beruflich ist. Bei einem gemischten Generalabonnement wenden Sie einen angemessenen Anteil an (oft werden 50-70% akzeptiert).
Einzelfahrkarten für Kundentermine, Weiterbildungen oder berufliche Veranstaltungen sind zu 100% abzugsfähig. Bewahren Sie alle Ihre Nachweise auf und notieren Sie den Grund der Fahrt.
Taxis und VTC-Dienste (Uber, Bolt) sind für gerechtfertigte Geschäftsreisen abzugsfähig: Kundentermine, Materialtransport, dringende Fahrten. Versehen Sie jeden Beleg mit dem beruflichen Kontext.
Material und Geschäftsausstattung
Alle für Ihre Tätigkeit notwendigen Materialien sind abzugsfähig: Computer, Smartphones, Tablets, Software, Büromöbel, Maschinen, berufsspezifische Werkzeuge.
Wichtige Unterscheidung:
• Kleingeräte (< 1'000 CHF): sofortiger Abzug im Kaufjahr
• Grosse Investitionen (> 1'000 CHF): Abschreibung über mehrere Jahre (3-5 Jahre je nach Material)
Beispiele nach Branche:
• Grafikdesigner: MacBook, Bildschirm, Grafiktablet, Adobe-Lizenzen
• Handwerker: Werkzeuge, Maschinen, Sicherheitsausrüstung
• Berater: Laptop, geschäftliches Telefon, Branchensoftware
Bei gemischter Nutzung (beruflich/privat) wenden Sie einen gerechtfertigten Anteil an. Ein Smartphone, das zu 80% für die Arbeit genutzt wird, erlaubt den Abzug von 80% des Kaufpreises und des Abonnements.
Verpflegungs- und Restaurantkosten
Die Regeln sind in der Schweiz streng bezüglich Mahlzeiten. Ihre täglichen persönlichen Mittagessen sind niemals abzugsfähig, auch wenn Sie arbeiten.
Abzugsfähige Geschäftsessen:
Mittag- oder Abendessen mit Kunden, Partnern oder Lieferanten in einem klar beruflichen Rahmen. Notieren Sie auf der Rechnung: die Namen der Teilnehmer, den Grund des Treffens und das besprochene Projekt.
Mahlzeiten auf Reisen:
Wenn Sie aus beruflichen Gründen ausserhalb Ihres gewöhnlichen Wohn-/Büroorts arbeiten, können die Verpflegungskosten gemäss den kantonalen Grenzen abgezogen werden (variabel, oft 15-25 CHF pro Mahlzeit).
Beispiel:
Kundenessen: 120 CHF mit detaillierter Rechnung und Vermerk = abzugsfähig
Ihr tägliches Sandwich: nicht abzugsfähig
Vorsicht vor Missbrauch: Steuerkontrollen können auftreten, wenn Ihre Restaurantkosten übermässig erscheinen. Um Fehler zu vermeiden, konsultieren Sie unseren Leitfaden über die 10 häufigen Buchhaltungsfehler.
Weiterbildung und berufliche Fortbildung
Weiterbildungen in direktem Zusammenhang mit Ihrer aktuellen Tätigkeit sind abzugsfähig: Kurse, Seminare, Konferenzen, berufliche Zertifizierungen.
Abzugsfähig sind: Anmeldegebühren, Lehrmaterial (Bücher, Handbücher), Reise- und Übernachtungskosten im Zusammenhang mit der Weiterbildung.
Achtung: Eine Ausbildung zum Start einer neuen Tätigkeit oder für eine Umschulung ist nicht abzugsfähig. Nur die Fortbildung in Ihrem aktuellen Bereich wird akzeptiert.
Beispiele:
• Webentwickler: Fortgeschrittene React-Schulung → abzugsfähig
• Grafikdesigner: Kurs für kommerzielle Fotografie → abzugsfähig
• IT-Berater: Ausbildung zum Bäcker → nicht abzugsfähig
Bücher und berufliche Dokumentation (Fachzeitschriften, Abonnements) sind ebenfalls abzugsfähig, wenn sie Ihren Beruf betreffen.
Marketing, Werbung und Kommunikation
Alle Ihre Kosten für Sichtbarkeit und berufliche Kommunikation sind abzugsfähig.
Online-Präsenz:
Website (Erstellung und Überarbeitung), Hosting, Domainname, Wartung, SEO-Optimierung.
Werbung:
Google Ads-Kampagnen, Meta Ads (Facebook/Instagram), LinkedIn Ads. Print-Werbung, Plakatwerbung, Radio oder andere Medien.
Physische Materialien:
Visitenkarten, Flyer, Broschüren, Roll-ups, Beschilderung.
Networking:
Teilnahme an Fachmessen, Networking-Veranstaltungen, Abonnements für professionelle Plattformen (LinkedIn Premium).
Visueller Content:
Professioneller Fotograf für Ihre Website, Ihre Produkte oder Ihre Kommunikation. Videograf für Marketing-Inhalte.
Geschäftsversicherungen
Versicherungen im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit sind vom steuerbaren Einkommen abzugsfähig.
Abzugsfähige Versicherungen:
• Berufshaftpflichtversicherung: in bestimmten Berufen obligatorisch
• Rechtsschutzversicherung für Unternehmen
• Erwerbsausfallversicherung (je nach Kanton und Situation)
• Branchenspezifische Versicherungen (Gewährleistungsversicherung für Bau, Cyber-Versicherung für IT, etc.)
Sonderfall – Sozialversicherungsbeiträge:
Die AHV/IV/EO-Beiträge von Selbstständigen sind keine "abzugsfähigen Kosten" im klassischen Sinne, aber sie sind vom steuerbaren Einkommen abzugsfähig. Sie reduzieren also Ihre Steuerbemessungsgrundlage.
Die obligatorische Krankenversicherung (KVG) bleibt persönliche Last und ist nicht als Geschäftskosten abzugsfähig (Sozialabzug je nach Kanton möglich).
Professionelle Dienstleistungen und Subunternehmen
Alle Honorare und externen Leistungen, die für Ihre Tätigkeit notwendig sind, sind abzugsfähig.
Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen:
Honorare Ihrer Treuhand für die Buchführung, Steuererklärungen und MWST. Anwaltshonorare für berufliche Fragen (Verträge, Kundenstreitigkeiten, etc.). Wenn Sie zwischen Selbstverwaltung oder Delegation zögern, konsultieren Sie unseren Vergleich Buchhaltung: selbst machen oder delegieren.
Berater und Experten:
Leistungen von Beratern, Fachexperten, Business-Coaches.
Subunternehmen:
Externe Dienstleister, Freelancer, an die Sie Aufträge vergeben.
Bankdienstleistungen und Software:
Geschäftliche Bankgebühren, Zahlungsprovisionen. Abonnements für Branchensoftware wie BePaid für Ihre Rechnungsstellung und Zahlungsverwaltung.
Verwaltungskosten und Büromaterial
Die kleinen täglichen Verwaltungskosten werden oft vernachlässigt, aber sie summieren sich und sind vollständig abzugsfähig.
Büromaterial:
Papier, Stifte, Umschläge, Ordner, Kalender, Post-its, Druckerverbrauchsmaterial.
Portokosten:
Briefmarken, Einschreiben, Pakete für Kundenlieferungen.
Geschäftsabonnements:
Softwarelizenzen, Abonnements für Datenbanken oder Online-Tools (Dropbox Business, Adobe, etc.).
Berufliche Mitgliedschaften:
Beiträge an Berufsverbände, Handelskammern, Berufsgewerkschaften.
Bewahren Sie alle Belege auf, auch für kleine Beträge: über das Jahr summiert stellen sie mehrere hundert Franken an abzugsfähigen Kosten dar.
Sonderfälle und zu vermeidende Fallen
Bestimmte Ausgaben scheinen beruflich zu sein, sind aber nicht abzugsfähig. Hier sind die häufigen Fallen.
Kleidung:
Generell nicht abzugsfähig, ausser obligatorische Uniformen, Sicherheitskleidung (Baustelle) oder Bühnenkostüme (Künstler). Ihr Büroanzug bleibt eine persönliche Ausgabe.
Bussen und Ordnungsbussen:
Niemals abzugsfähig, auch wenn sie während einer Geschäftsreise entstanden sind. Dies schliesst Parkbussen und Geschwindigkeitsübertretungen ein.
Gemischte berufliche/private Kosten:
Der klassische Fehler: 100% einer teilweise privaten Ausgabe abziehen. Wenden Sie immer einen gerechtfertigten und dokumentierten Anteil an.
Kundengeschenke:
Abzugsfähig innerhalb strenger Grenzen (in der Regel 200-300 CHF pro Kunde und Jahr je nach Kanton). Darüber hinaus Ablehnung des Abzugs.
Fehler, die Kontrollen auslösen:
Übermässige Restaurantkosten, inkonsistente Abzüge, fehlende Nachweise. Um diese Fehler zu vermeiden, lesen Sie unseren Artikel über die 10 häufigen Fehler in der Buchhaltung.
Wie Sie Ihre abzugsfähigen Kosten dokumentieren und organisieren
Eine gute Organisation Ihrer Nachweise ist wesentlich, um Ihre Abzüge im Falle einer Steuerkontrolle zu verteidigen.
Obligatorische Aufbewahrung:
Bewahren Sie alle Ihre Rechnungen, Belege und Nachweise mindestens 10 Jahre lang auf. Dies ist eine gesetzliche Pflicht in der Schweiz.
Ablagesystem:
Organisieren Sie Ihre Dokumente nach Kategorie (Fahrzeug, Büro, Material, etc.) und nach Jahr. Bevorzugen Sie die digitale Form: scannen oder fotografieren Sie jeden Nachweis.
Verwaltungstools:
Nutzen Sie eine Software wie BePaid, um Ihre Lieferantenrechnungen zu zentralisieren, Ihre Ausgaben zu verfolgen und Exporte für Ihre Buchhaltung oder Ihre Treuhand zu generieren.
Fahrtenbuch:
Unverzichtbar, wenn Sie Autokosten abziehen. Notieren Sie jede berufliche Fahrt mit Datum, Kilometerstand, Ziel und Zweck.
Vermerke:
Notieren Sie auf jeder Verpflegungs- oder Reiserechnung den beruflichen Kontext: Name des Kunden, betroffenes Projekt, Grund der Ausgabe.
Vorbereitung auf Kontrollen:
Im Falle einer Steuerkontrolle müssen Sie alle Ihre Nachweise schnell vorlegen können. Eine sorgfältige Dokumentation vermeidet Nachforderungen und Bussen.
Die Optimierung Ihrer abzugsfähigen Kosten bedeutet, Ihre Steuerlast legal zu reduzieren und Ihre Rentabilität zu maximieren. Aber Vorsicht: Die Abzugsfähigkeit beruht auf drei wesentlichen Säulen: dem direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, der dokumentierten Rechtfertigung und der Verhältnismässigkeit der Beträge.
Homeoffice, Fahrzeug, Material, Weiterbildungen, Versicherungen: Jede Kostenkategorie hat ihre spezifischen Regeln. Die häufigsten Fehler? Private und berufliche Kosten vermischen, die Dokumentation vernachlässigen oder bestimmte Abzüge überschätzen. Um diese Fallstricke zu vermeiden, konsultieren Sie unseren Artikel über die 10 häufigen Fehler in der Buchhaltung.
Eine gute Verwaltung der abzugsfähigen Kosten beginnt mit einer sorgfältigen Rechnungsstellung und einer präzisen Verfolgung Ihrer Ausgaben. BePaid ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen zu zentralisieren, Ihre Zahlungen zu verfolgen und Ihre Buchhaltungsdaten mit wenigen Klicks zu exportieren. Testen Sie BePaid kostenlos und vereinfachen Sie Ihre Verwaltung, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihre Tätigkeit.
