Internationale Rechnungen: MwSt und Compliance für ausländische Kunden

Die Grundregeln der internationalen Rechnungsstellung aus der Schweiz

Wenn Sie einen ausländischen Kunden aus der Schweiz heraus fakturieren, gilt grundsätzlich die Befreiung von der Schweizer MwSt für Exporte. Aber Achtung: Diese Regel variiert je nach Art der Transaktion.

Bei Warenlieferungen gilt die Befreiung, wenn Sie nachweisen können, dass die Ware das Schweizer Gebiet verlassen hat. Bei Dienstleistungen hängt der Ort der steuerlichen Leistung von der Art der Dienstleistung und dem Status des Kunden (B2B oder B2C) ab.

In jedem Fall müssen Sie eine vollständige Dokumentation aufbewahren, um die Befreiung zu rechtfertigen: Verträge, Liefernachweise, Zolldokumente. Die ESTV kann diese Elemente bis zu 10 Jahre nach der Transaktion überprüfen.

Um die spezifischen Befreiungsbedingungen und die Regeln je nach Art der Leistung zu vertiefen, konsultieren Sie unseren detaillierten Leitfaden zur MwSt beim Export.

MwSt und Pflichten nach geografischen Zonen

Die MwSt-Regeln für Ihre internationalen Rechnungen variieren erheblich je nach geografischer Zone Ihres Kunden. Jede Region wendet ihre eigenen steuerlichen Mechanismen und Dokumentationspflichten an.

Die Europäische Union funktioniert mit einem harmonisierten System der Verlagerung der Steuerschuld. Das Vereinigte Königreich verlangt seit dem Brexit neue Formalitäten. Länder ausserhalb der EU weisen sehr unterschiedliche Regeln je nach Rechtsordnung auf.

Das Verständnis dieser Unterschiede ist wesentlich, um korrekt zu fakturieren und Probleme mit der steuerlichen Konformität in den Ländern Ihrer Kunden zu vermeiden.

Europäische Union (EU): Mechanismus der Verlagerung der Steuerschuld

Für B2B-Dienstleistungen in die EU gilt der Mechanismus des Reverse Charge (Verlagerung der Steuerschuld). Sie fakturieren ohne Schweizer MwSt, und Ihr europäischer Kunde deklariert und zahlt die MwSt in seinem Land.

Sie müssen zwingend die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden auf der Rechnung angeben. Überprüfen Sie deren Gültigkeit über das MIAS-System, bevor Sie fakturieren.

Für Warenverkäufe sind die Regeln komplexer. Wenn Sie bestimmte Schwellenwerte für Fernverkäufe überschreiten (10'000 EUR für die gesamte EU), müssen Sie sich möglicherweise für die MwSt im Bestimmungsland registrieren.

Fügen Sie auf Ihrer Rechnung einen Hinweis wie folgt hinzu: "Verlagerung der Steuerschuld, MwSt wird vom Leistungsempfänger gemäss Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG geschuldet".

Vereinigtes Königreich nach dem Brexit: neue Formalitäten

Seit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU wird das Land als Drittland behandelt. B2B-Dienstleistungen folgen dem Prinzip des Reverse Charge, wie bei der EU.

Für Warenverkäufe sind nun vollständige Zollformalitäten erforderlich. Wenn Sie regelmässig im Vereinigten Königreich verkaufen und den Schwellenwert von 85'000 GBP überschreiten, müssen Sie eine britische MwSt-Nummer erhalten und die lokale MwSt fakturieren.

Die Regeln für digitale Dienstleistungen und E-Commerce sind besonders streng. Überprüfen Sie die Registrierungsschwellenwerte entsprechend Ihrer spezifischen Tätigkeit.

Länder ausserhalb der EU: variable Regeln je nach Rechtsordnung

Für internationale Rechnungen in Länder ausserhalb der EU wendet jede Rechtsordnung ihre eigenen Regeln an. Die Vereinigten Staaten, Kanada, Australien, die Golfstaaten und Asien haben sehr unterschiedliche Steuersysteme.

In den Vereinigten Staaten variiert die Sales Tax je nach Bundesstaat. Einige Bundesstaaten verlangen eine steuerliche Registrierung, wenn Sie wirtschaftliche Schwellenwerte überschreiten (Economic Nexus), auch ohne physische Präsenz.

In Kanada kann die GST/HST je nach Provinz und Art der Dienstleistung anfallen. Australien erhebt die GST auf digitale Dienstleistungen ab dem ersten Dollar für ausländische Anbieter.

Für die Golfstaaten (Vereinigte Arabische Emirate, Saudi-Arabien) kann die lokale MwSt je nach Art der Leistung anfallen. In Asien variieren die Regeln erheblich: Singapur, Hongkong, Japan und China haben jeweils ihre eigenen Systeme.

Praktischer Rat: Konsultieren Sie einen lokalen Steuerexperten, bevor Sie regelmässig in einem Land ausserhalb der EU fakturieren.

Obligatorische Dokumentation für Ihre internationalen Rechnungen

Eine konforme internationale Rechnung erfordert eine umfassendere Dokumentation als eine inländische Rechnung. Das Ziel: die Rechtmässigkeit der MwSt-Befreiung nachzuweisen und die steuerlichen Pflichten im Land des Kunden zu erfüllen.

Zwei Arten von Dokumenten sind wesentlich: die Pflichtangaben auf der Rechnung selbst und die Belege, die für Steuerkontrollen aufzubewahren sind.

Eine unvollständige Dokumentation kann zur Ablehnung der MwSt-Befreiung durch die ESTV führen, mit erheblichen finanziellen Folgen. Seien Sie von der ersten Rechnung an sorgfältig.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Ihre internationale Rechnung muss alle Angaben einer standardmässigen Schweizer Rechnung enthalten, plus spezifische Elemente:

• Vollständige Identifikation: Name, Adresse und Schweizer MwSt-Nummer für Sie, Name, Adresse und ausländische MwSt-Nummer für den Kunden (falls zutreffend)
• Rechnungswährung: Geben Sie die verwendete Währung klar an (CHF, EUR, USD usw.)
• Präzise Beschreibung: Führen Sie die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen detailliert auf
• Hinweis auf MwSt-Befreiung: "Von der Schweizer MwSt befreit, Export" oder "Verlagerung der Steuerschuld, MwSt wird vom Leistungsempfänger geschuldet"
• Rechtsgrundlage: Verweis auf den anwendbaren Artikel (Art. 23 MWSTG für den Export)
• Zahlungsbedingungen: Frist, Modalitäten, eventuelle Verzugszinsen
• Incoterms: Für Waren präzisieren Sie die Lieferbedingungen (EXW, FOB, DDP usw.)

Für die Rechnungsstellung in Fremdwährungen konsultieren Sie unseren Leitfaden zur Verwaltung von Multi-Währungen.

Aufzubewahrende Belege

Über die Rechnung hinaus müssen Sie Exportnachweise aufbewahren, um die Befreiung von der Schweizer MwSt zu rechtfertigen:

• Zolldokumente: Ausfuhranmeldung mit Zollstempel, Ausgangsvermerk (AVV)
• Liefernachweis: Unterschriebener Lieferschein, Sendungsverfolgung, Empfangsbestätigung
• Verträge: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, akzeptierte allgemeine Geschäftsbedingungen
• Korrespondenz: E-Mails, die die Transaktion und das Bestimmungsziel bestätigen
• Zahlungsbestätigung: Kontoauszüge, Zahlungsavise

Diese Dokumente müssen in der Schweiz 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die ESTV kann sie bei einer Steuerkontrolle anfordern. Organisieren Sie ein sorgfältiges Ablagesystem, idealerweise digital, um die Suche zu erleichtern.

Tipp: Scannen Sie alle Dokumente bei Erhalt und archivieren Sie sie, um Verluste zu vermeiden.

Verwaltung der ausländischen MwSt: wann müssen Sie sich registrieren?

Ohne Schweizer MwSt zu fakturieren bedeutet nicht immer, dass Sie keine MwSt-Pflichten im Ausland haben. In bestimmten Situationen müssen Sie sich steuerlich im Land Ihres Kunden registrieren.

Die Registrierung für die ausländische MwSt hängt von drei Faktoren ab: Art der Leistung (Waren oder Dienstleistungen), physische Präsenz im Land und lokale Umsatzschwellenwerte.

Das Ignorieren dieser Pflichten kann zu erheblichen Strafen und komplexen steuerlichen Regularisierungen führen. Antizipieren Sie diese Situationen, sobald Sie eine regelmässige internationale Tätigkeit entwickeln.

Dienstleistungen mit physischer Präsenz

Sobald Sie eine Leistung vor Ort in einem ausländischen Land erbringen, ändern sich die Regeln. Schulungen, Beratung mit physischer Intervention oder die Installation von Ausrüstungen unterliegen in der Regel der lokalen MwSt.

In Frankreich müssen Sie sich beispielsweise für die französische MwSt registrieren, wenn Sie regelmässig Leistungen auf dem Gebiet erbringen. Für eine einmalige Intervention kann eine vereinfachte Erklärung ausreichen.

In Deutschland liegt der Registrierungsschwellenwert bei 0 EUR für Leistungen mit physischer Präsenz. Sie müssen ab der ersten Intervention eine deutsche MwSt-Nummer erhalten.

In Italien gelten ähnliche Regeln, mit der Möglichkeit, einen Fiskalvertreter zu ernennen, um die Formalitäten zu vereinfachen.

Rat: Konsultieren Sie einen lokalen Steuerexperten vor Ihrer ersten Intervention, um Ihre Pflichten zu klären.

Online-Verkäufe und digitale Dienstleistungen

Digitale Dienstleistungen (SaaS, Online-Schulungen, Downloads) und E-Commerce folgen spezifischen Regeln. In der EU vereinfacht das OSS-System (One Stop Shop) die Erklärungen.

Wenn Sie digitale Dienstleistungen an europäische Privatpersonen verkaufen und 10'000 EUR Jahresumsatz für die gesamte EU überschreiten, müssen Sie die MwSt des Kundenlandes fakturieren. Das OSS ermöglicht es Ihnen, alle diese MwSt über ein einziges Portal zu deklarieren.

Für den E-Commerce von Waren gelten die Schwellenwerte für Fernverkäufe. Über 10'000 EUR hinaus müssen Sie die lokale MwSt fakturieren und sich möglicherweise in jedem Land registrieren.

Marktplätze (Amazon, eBay) haben spezifische Pflichten: Sie können in bestimmten Fällen als mutmassliche Verkäufer betrachtet werden und die MwSt an Ihrer Stelle einziehen.

Achtung: Jedes Land ausserhalb der EU hat seine eigenen Regeln. Die Vereinigten Staaten, Australien und das Vereinigte Königreich verlangen für bestimmte digitale Dienstleistungen Pflichten ab dem ersten Dollar.

Praktische Fälle und Beispiele für internationale Rechnungsstellung

Um zu verstehen, wie diese Regeln anzuwenden sind, hier drei konkrete Szenarien der internationalen Rechnungsstellung mit den genauen Angaben, die auf Ihren Rechnungen enthalten sein müssen.

Diese Beispiele decken die häufigsten Situationen ab: B2B-Dienstleistungen, Warenverkauf und Interventionen vor Ort. Passen Sie sie an Ihren spezifischen Kontext an.

Beispiel 1: Beratungsleistung B2B für einen deutschen Kunden

Situation: Sie fakturieren 5'000 EUR für strategische Beratung an ein deutsches Unternehmen, ohne physische Intervention in Deutschland.

Rechnung: Nettobetrag 5'000 EUR, MwSt 0%, Total 5'000 EUR.

Pflichtangaben:

• Ihre Schweizer MwSt-Nummer: CHE-123.456.789 MWST
• Deutsche MwSt-Nummer des Kunden: DE123456789
• Hinweis: "Verlagerung der Steuerschuld, MwSt wird vom Leistungsempfänger gemäss Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG geschuldet"

Ergebnis: Keine Schweizer MwSt, keine deutsche MwSt einzuziehen. Ihr Kunde deklariert und zahlt die deutsche MwSt.

Beispiel 2: Warenverkauf an einen amerikanischen Kunden

Situation: Sie verkaufen IT-Material im Wert von 10'000 USD an ein amerikanisches Unternehmen, Lieferung aus der Schweiz.

Rechnung: Nettobetrag 10'000 USD, MwSt 0%, Total 10'000 USD. Incoterm: EXW Zürich.

Pflichtangaben:

• Hinweis: "Von der Schweizer MwSt befreit, Export (Art. 23 MWSTG)"
• Präziser Incoterm (EXW, FOB usw.)

Aufzubewahrende Dokumente: Ausfuhranmeldung mit Zollstempel, Liefernachweis, Zahlungsbestätigung.

Ergebnis: Keine Schweizer MwSt, keine steuerlichen Pflichten in den Vereinigten Staaten für einen einfachen Export (ausser Sie überschreiten die Economic-Nexus-Schwellenwerte in bestimmten Bundesstaaten).

Beispiel 3: Schulung vor Ort in Frankreich

Situation: Sie geben eine 3-tägige Schulung in den Räumlichkeiten eines französischen Kunden für 3'000 EUR.

Rechnung: Nettobetrag 3'000 EUR, französische MwSt 20% = 600 EUR, Bruttobetrag 3'600 EUR.

Pflichtangaben:

• Ihre französische MwSt-Nummer (falls registriert) oder Hinweis "MwSt nicht anwendbar, Leistungserbringer nicht in Frankreich ansässig"
• Bei regelmässiger Tätigkeit: Pflicht zur Erlangung einer französischen MwSt-Nummer
• Bei einmaliger Tätigkeit: vereinfachte CA3-Erklärung möglich

Ergebnis: Französische MwSt einzuziehen und abzuführen. Keine Schweizer MwSt (Leistung im Ausland erbracht). Sie müssen diese MwSt den französischen Behörden deklarieren.

Wie BePaid Ihre internationale Rechnungsstellung vereinfacht

Die Verwaltung von internationalen Rechnungen mit verschiedenen Währungen, MwSt-Regeln und spezifischen Angaben kann schnell komplex werden. BePaid hilft Ihnen, diese Verwaltung zu strukturieren, ohne die Tools zu vervielfachen.

Multi-Währungs-Rechnungsstellung: Erstellen Sie Ihre Rechnungen in EUR, USD, GBP oder jeder anderen Währung. Das System verwaltet automatisch die Umrechnungen für Ihre Buchhaltung. Konsultieren Sie unseren Leitfaden zur Rechnungsstellung in Fremdwährungen für weitere Details.

Personalisierte MwSt-Verwaltung: Parametrieren Sie spezifische MwSt-Hinweise je nach Bestimmungsland (Befreiung, Reverse Charge, lokale MwSt). Sie müssen nicht mehr jede Rechnung manuell ändern.

Vollständige Kundenkarteien: Erfassen Sie die ausländischen MwSt-Nummern Ihrer Kunden, ihr Land und ihre Rechnungsbedingungen. BePaid wendet automatisch die richtigen Regeln an.

Buchhaltungsexporte: Exportieren Sie Ihre internationalen Rechnungen mit allen notwendigen Informationen für Ihren Buchhalter oder Ihre Treuhandgesellschaft. Format kompatibel mit den wichtigsten Schweizer Buchhaltungsprogrammen.

Entdecken Sie alle MwSt-Funktionen auf unserer Seite zur Verwaltung der Umsatzsteuer.

BePaid ersetzt keine Steuerberatung für komplexe Situationen, gibt Ihnen aber die Tools, um korrekt zu fakturieren und Zeit bei der Verwaltung zu sparen.

Die internationale Rechnungsstellung aus der Schweiz erfordert besondere Aufmerksamkeit für die MwSt-Regeln und Dokumentationspflichten. Jede geografische Zone wendet ihre eigenen Regeln an: Verlagerung der Steuerschuld für die EU, Formalitäten nach dem Brexit für das Vereinigte Königreich, variable Regelungen ausserhalb Europas. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer sorgfältigen Dokumentation und vollständigen Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen.

Bewahren Sie systematisch Ihre Exportnachweise auf und prüfen Sie, ob Sie sich für die MwSt in den Ländern registrieren müssen, in denen Sie eine physische Präsenz ausüben oder bestimmte Verkaufsschwellenwerte überschreiten. Die praktischen Fälle zeigen, dass dieselbe Leistung je nach Kunde und seinem Standort unterschiedlich behandelt werden kann.

BePaid vereinfacht Ihre internationale Rechnungsstellung mit konformen Vorlagen, der automatisierten Verwaltung der Umsatzsteuer nach geografischen Zonen und der Unterstützung von Fremdwährungen. Erstellen Sie Ihre internationalen Rechnungen in wenigen Klicks, mit den rechtlichen Angaben, die an jede Situation angepasst sind. Testen Sie BePaid kostenlos und fakturieren Sie Ihre ausländischen Kunden in voller Konformität.