Wie man eine konforme Rechnung in der Schweiz erstellt: vollständiger Leitfaden für Selbstständige und KMU

Die obligatorischen Elemente einer Rechnung in der Schweiz

Jede in der Schweiz ausgestellte Rechnung muss präzise gesetzliche Angaben enthalten, um steuerlich und rechtlich gültig zu sein. Hier ist die vollständige Liste der obligatorischen Elemente:

• Vollständige Kontaktdaten des Ausstellers: Name oder Firma, vollständige Postadresse
• UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer): Format CHE-XXX.XXX.XXX, obligatorisch für alle eingetragenen Unternehmen
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
• Kontaktdaten des Kunden: Name/Firma und Adresse
• Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Produkte
• Beträge ohne und mit MWST klar angegeben
• Anwendbarer MWST-Satz: 8.1%, 3.8% oder 2.6%
• MWST-Nummer, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind (Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST)
• Zahlungsbedingungen und Frist (z.B. 30 Tage netto)

Das Fehlen eines einzigen dieser Elemente kann Ihre Rechnung bei einer Steuerkontrolle ungültig machen. Für weitere Informationen konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zu den obligatorischen gesetzlichen Angaben in der Schweiz.

Die QR-Rechnung: der obligatorische Standard seit 2020

Seit dem 30. Juni 2020 hat die QR-Rechnung die alten orangen und roten Einzahlungsscheine definitiv ersetzt. Dieses System modernisiert die Zahlungen in der Schweiz und erleichtert den Bankabgleich.

Was ist eine QR-Rechnung? Es handelt sich um eine Standardrechnung mit einem Zahlteil, der einen QR-Code Swiss QR Code enthält. Dieser Code integriert alle Zahlungsinformationen: IBAN oder QR-IBAN, Betrag, strukturierte Referenz, Kontaktdaten des Gläubigers und des Schuldners.

Konkrete Vorteile:

• Zahlung in wenigen Sekunden über die Banking-App (Scannen des QR-Codes)
• Drastische Reduzierung von Eingabefehlern
• Automatischer Abgleich der Zahlungen
• Optimale Rückverfolgbarkeit dank strukturierter Referenz

Eine konforme QR-Rechnung manuell zu erstellen ist komplex. Tools wie BePaid erstellen automatisch konforme QR-Rechnungen nach Schweizer Normen in wenigen Klicks, ohne technische Konfiguration.

MWST und Rechnungsstellung: was Sie wissen müssen

Die MWST (Mehrwertsteuer) ist ein zentrales Element der Rechnungsstellung in der Schweiz, aber nicht alle Unternehmen sind auf die gleiche Weise betroffen.

Steuerpflichtschwellen: Sie müssen sich für die MWST registrieren, wenn Ihr Jahresumsatz 100'000 CHF für Leistungen in der Schweiz überschreitet, oder 150'000 CHF, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen importieren.

Die drei aktuellen MWST-Sätze:

• 8.1% (Normalsatz): die Mehrheit der Waren und Dienstleistungen
• 3.8% (Sondersatz): Beherbergung im Tourismus
• 2.6% (reduzierter Satz): Güter des täglichen Bedarfs (Lebensmittel, Medikamente, Bücher, Zeitungen)

Die Anwendung des falschen Satzes kann zu kostspieligen Steuerkorrekturen führen. Um alle Aspekte der MWST in der Schweiz zu beherrschen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Rechnungsstellung und MWST.

Wie Sie die MWST-Nummer auf Ihrer Rechnung darstellen

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, muss Ihre Nummer auf jeder Rechnung klar erscheinen. Das offizielle Format in der Schweiz ist: CHE-XXX.XXX.XXX MWST (oder TVA auf Französisch, IVA auf Italienisch).

Wo platzieren Sie diese Nummer? Normalerweise im Kopf der Rechnung, neben Ihren Kontaktdaten und der UID-Nummer. Einige Unternehmen platzieren sie auch in der Fusszeile.

Wichtig: Wenn Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind (Umsatz unter den Schwellen), geben Sie keine MWST-Nummer an und wenden Sie keine Steuer an. Fügen Sie keinen Hinweis wie "MWST nicht anwendbar" oder "von der MWST befreit" hinzu, wenn Sie einfach unter den Schwellen liegen, stellen Sie einfach Ihre Beträge ohne MWST in Rechnung.

Sonderfälle: Rechnungsstellung ohne MWST

Mehrere Situationen erlauben oder verpflichten Sie, ohne MWST zu fakturieren:

1. Umsatz unter den Schwellen: Wenn Sie weniger als 100'000 CHF Jahresumsatz erzielen, sind Sie nicht verpflichtet, sich für die MWST zu registrieren (freiwillige Registrierung möglich).

2. Steuerbefreite Leistungen: Bestimmte Sektoren sind gesetzlich von der MWST befreit: medizinische und Gesundheitsdienstleistungen, Bildung und Ausbildung, bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen.

3. Exporte: Warenlieferungen und bestimmte Dienstleistungen ins Ausland sind von der Schweizer MWST befreit. Konsultieren Sie unseren detaillierten Leitfaden zur MWST beim Export, um die spezifischen Regeln zu verstehen.

In all diesen Fällen dokumentieren Sie sorgfältig die Gründe für die Nichtanwendung der MWST, um Ihre Position im Falle einer Steuerkontrolle zu rechtfertigen.

Nummerierung der Rechnungen: die einzuhaltenden Regeln

Die Nummerierung Ihrer Rechnungen ist nicht unbedeutend. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) schreibt eine eindeutige, fortlaufende und sequenzielle Nummerierung vor, um die steuerliche Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Warum das wichtig ist: Diese Regel ermöglicht es den Behörden zu überprüfen, dass keine Rechnung verheimlicht oder gelöscht wurde. Jede Unregelmässigkeit kann eine eingehende Kontrolle auslösen.

Akzeptierte Nummerierungssysteme:

• Einfach: 1, 2, 3, 4...
• Mit Jahrespräfix: 2024-001, 2024-002, 2024-003...
• Mit Kundencode: CLI001-001, CLI001-002...

Unbedingt zu vermeidende Fehler: Nummern überspringen, eine Nummer duplizieren, in der Sequenz zurückgehen. Wenn Sie mehrere Dokumenttypen verwalten (Rechnungen, Gutschriften, Offerten), verwenden Sie unterschiedliche Sequenzen mit verschiedenen Präfixen.

BePaid verwaltet diese konforme Nummerierung automatisch, ohne Fehlerrisiko.

Beispiel einer konformen Rechnung mit Kommentaren

Hier ist die Struktur einer perfekt konformen Schweizer Rechnung, Abschnitt für Abschnitt:

Kopfzeile:
Name des Unternehmens (oder Ihr Name als Selbstständiger), vollständige Adresse, UID-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX), MWST-Nummer falls zutreffend, E-Mail und Telefon.

Kundeninformationen:
Firma und vollständige Adresse des Empfängers, linksbündig oder rechtsbündig je nach Ihrem Layout.

Rechnungsdetails:
Rechnungsnummer (z.B. 2024-042), Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum (z.B. 30 Tage netto = Zahlung vor dem XX.XX.2024).

Leistungstabelle:
Präzise Beschreibung jeder Zeile (vermeiden Sie Abkürzungen), Menge, Einzelpreis ohne MWST, Gesamtbetrag ohne MWST pro Zeile.

Berechnungen:
Zwischensumme ohne MWST, MWST 8.1% (detaillierter Betrag), Gesamtbetrag mit MWST gut sichtbar.

QR-Rechnungsabschnitt:
Am Seitenende, Swiss QR-Code mit Zahlungsreferenzen, IBAN, Betrag und Kontaktdaten.

Diese Struktur garantiert gesetzliche Konformität und Klarheit für Ihren Kunden.

Elektronische Rechnung vs. Papierrechnung: was sich ändert

Gute Nachricht: In der Schweiz haben elektronische und Papierrechnungen genau den gleichen rechtlichen Wert. Keine handschriftliche Unterschrift oder Stempel ist erforderlich.

Vorteile der elektronischen Rechnung:

• Sofortiger Versand per E-Mail
• Reduzierte Kosten (kein Druck, keine Umschläge oder Porto)
• Vereinfachte und sichere Archivierung in der Cloud
• Reduzierte Umweltbelastung
• Schnellere Zahlung (direkter Link zum QR-Code)

Archivierungspflichten: Ob Sie das Papier- oder elektronische Format wählen, Sie müssen Ihre Rechnungen mindestens 10 Jahre lang in einem lesbaren und nicht veränderbaren Format aufbewahren. PDF ist der am häufigsten verwendete Standard für elektronische Rechnungen.

Mit BePaid erstellen Sie konforme PDF-Rechnungen und versenden sie direkt per E-Mail von der Plattform aus. Alles wird automatisch sicher archiviert.

Bewährte Praktiken für eine professionelle Rechnungsstellung

Über die gesetzliche Konformität hinaus verbessern bestimmte Praktiken Ihre Liquidität und Ihr professionelles Image erheblich.

Eine gut gestaltete Rechnung wird schneller bezahlt. Eine rigorose Nachverfolgung reduziert Zahlungsausfälle. Die Automatisierung spart Ihnen wertvolle Zeit. Hier sind die vier Säulen einer effizienten Rechnungsstellung.

Präsentation und Klarheit pflegen

Eine professionelle Rechnung schafft Vertrauen und erleichtert die Zahlung. Verwenden Sie ein schlichtes Design mit Ihrem Logo, Farben, die mit Ihrer visuellen Identität übereinstimmen, und ein luftiges Layout.

Detaillierte Beschreibungen: Vermeiden Sie obskure Abkürzungen wie "Leist. Ber. 03/24". Bevorzugen Sie "Beratungsleistung im digitalen Marketing, März 2024 (10 Stunden à 150 CHF/h)".

Visuelle Hierarchie: Der Gesamtbetrag mit MWST muss am sichtbarsten sein. Verwenden Sie klare Tabellen für die Leistungszeilen. Trennen Sie die Abschnitte ausreichend.

Eine klare und professionelle Rechnung reduziert die Fragen Ihrer Kunden und beschleunigt die Zahlung. Es ist eine minimale Investition für eine maximale Wirkung auf Ihre Liquidität.

Klare Zahlungsbedingungen definieren

Unklarheit über Zahlungsfristen ist eine häufige Quelle von Verzögerungen. Seien Sie von der ersten Rechnung an explizit.

Standardfrist in der Schweiz: 30 Tage netto (Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum). Einige Sektoren praktizieren 10 oder 15 Tage für kleine Beträge.

Empfohlene Angaben:

• "Zahlung innerhalb von 30 Tagen netto"
• "Fälligkeitsdatum: XX.XX.2024"
• "Zahlung per QR-Rechnung oder Überweisung auf IBAN CH..."
• Eventuell: "Verzugszinsen: 5% pro Jahr ab Fälligkeit"

Transparenz reduziert Streitigkeiten und legitimiert Ihre Mahnungen bei Verzug. Ihre Kunden wissen genau, was sie erwartet.

Nachverfolgung und Mahnungen automatisieren

Ihre unbezahlten Rechnungen nicht systematisch zu mahnen bedeutet, Geld zu verlieren. Die Statistiken sind klar: Je länger Sie warten, desto geringer sind Ihre Chancen, bezahlt zu werden.

Effektives Mahnsystem:

• Tag+7: Freundliche Erinnerung ("Wir bestätigen Ihnen die Zusendung der Rechnung...")
• Tag+15: Direktere Mahnung ("Wir haben Ihre Zahlung noch nicht erhalten...")
• Tag+30: Formelle Zahlungsaufforderung mit Erwähnung der Verzugszinsen

Die Automatisierung dieser Mahnungen mit BePaid verhindert, dass Sie Mahnungen vergessen, und hält einen konstanten Druck ohne Aufwand aufrecht. Die Einziehungsrate verbessert sich um 30 bis 50% mit einer systematischen Nachverfolgung.

Ihre Rechnungen korrekt archivieren

Die Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung (mindestens 10 Jahre), sondern auch eine Frage der operativen Effizienz.

Empfohlene Organisation:

• Chronologische Klassifizierung (nach Jahr, dann nach Monat)
• Oder Klassifizierung nach Kunde (mit Unterordnern nach Jahr)
• Oder Klassifizierung nach Projekt für komplexe Aktivitäten

Sichere Cloud-Lösung: Bevorzugen Sie eine Cloud-Speicherung mit automatischen Backups anstelle von Papierordnern oder einer lokalen Festplatte. Sie vermeiden versehentliche Verluste und greifen von überall auf Ihre Dokumente zu.

BePaid archiviert automatisch alle Ihre ausgestellten und empfangenen Rechnungen in einem sicheren Bereich. Sofortige Suche nach Kunde, Nummer oder Betrag. Buchhaltungsexporte mit einem Klick.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Selbst mit den besten Absichten kommen bestimmte Fehler regelmässig vor. Hier sind die häufigsten und wie Sie sie vermeiden:

• Vergessen der UID-Nummer: obligatorisch auf jeder Rechnung seit 2011
• Falsch berechnete MWST: überprüfen Sie den anwendbaren Satz (8.1%, 3.8% oder 2.6%)
• Nicht sequenzielle Nummerierung: überspringen Sie niemals Nummern
• Fehlen des QR-Codes: obligatorischer Standard seit 2020
• Vage Beschreibungen: "Leistung" reicht nicht aus, geben Sie Details an
• Unvollständige Kontaktdaten: vollständige Adresse obligatorisch
• Zahlungsfrist nicht erwähnt: geben Sie immer an

Wie man einen Fehler korrigiert: Ändern Sie NIEMALS eine bereits versendete Rechnung. Stellen Sie eine Gutschrift aus, um die fehlerhafte Rechnung zu stornieren, und erstellen Sie dann eine neue korrekte Rechnung. Konsultieren Sie unseren Leitfaden zu wie man eine Gutschrift ausstellt.

Wie BePaid die Erstellung konformer Rechnungen vereinfacht

Eine konforme Rechnung manuell zu erstellen erfordert Zeit und Aufmerksamkeit. BePaid automatisiert die gesamte Komplexität, damit Sie in wenigen Klicks fakturieren können.

Automatische Konformität:

• Automatische Generierung von Schweizer QR-Rechnungen
• Sequenzielle Nummerierung ohne Fehlerrisiko
• Automatische Berechnung der MWST (8.1%, 3.8%, 2.6%)
• Vorkonfigurierte Vorlagen konform mit Schweizer Normen
• Zentrale Verwaltung Ihrer UID- und MWST-Nummer

Zusätzliche Funktionen: Zahlungsverfolgung in Echtzeit, anpassbare automatische Mahnungen, Buchhaltungsexporte (CSV, Excel), vereinfachter Bankabgleich. Entdecken Sie alle Rechnungsstellungsfunktionen.

Transparente Preisgestaltung: Kostenlose Version (10 Rechnungen/Monat, 5 Kunden) zum unverbindlichen Testen. Premium zu 20 CHF/Monat oder 200 CHF/Jahr (2 Monate geschenkt). Keine versteckten Gebühren.

Sie müssen kein Buchhalter sein, um korrekt zu fakturieren. Die richtigen Tools machen den ganzen Unterschied.

Eine konforme Rechnung in der Schweiz zu erstellen erfordert die Einhaltung präziser Regeln: vollständige Pflichtangaben, QR-Rechnung mit strukturiertem Referenzcode, korrekte Anwendung der MWST und fortlaufende Nummerierung. Diese Anforderungen garantieren die rechtliche Gültigkeit Ihrer Dokumente und erleichtern Ihre Beziehungen zur Steuerverwaltung.

Über die Konformität hinaus erfordert eine professionelle Rechnungsstellung klare Zahlungsbedingungen, eine rigorose Nachverfolgung der Fristen und eine organisierte Archivierung während mindestens 10 Jahren. Diese bewährten Praktiken reduzieren Zahlungsverzögerungen und vereinfachen Ihre administrative Verwaltung im Alltag.

BePaid ermöglicht es Ihnen, konforme Rechnungen in wenigen Klicks zu erstellen, mit automatischen QR-Codes, integrierter MWST-Berechnung und garantierter Nummerierung. Sie müssen nicht mehr jede Pflichtangabe überprüfen: unsere Plattform übernimmt das für Sie. Entdecken Sie, wie BePaid Ihre Rechnungsstellung vereinfacht und testen Sie kostenlos bis zu 10 Rechnungen pro Monat.