Wie Sie Rabatte und Aktionen in Ihrer Rechnungsstellung verwalten

Die verschiedenen Rabattarten und ihre Auswirkungen auf die Rechnungsstellung

Sie können je nach Ihrer Verkaufsstrategie mehrere Arten von Kundenrabatten anwenden. Jede hat unterschiedliche Auswirkungen auf die Endberechnung Ihrer Rechnung.

Der prozentuale Rabatt wird auf den Betrag der Zeile oder der Rechnung angewendet (Beispiel: -10%). Der Rabatt in CHF zieht einen festen Betrag ab (Beispiel: -50 CHF). Der Kaskadenrabatt wendet mehrere aufeinanderfolgende Rabatte an. Der Gesamtrabatt wird auf die Gesamtsumme der Rechnung angewendet.

Konkretes Beispiel für eine Rechnung von 1000 CHF exkl. MWST:

• Rabatt 10%: 900 CHF exkl. MWST + 72.90 CHF MWST (8.1%) = 972.90 CHF inkl. MWST
• Rabatt 100 CHF: 900 CHF exkl. MWST + 72.90 CHF MWST = 972.90 CHF inkl. MWST
• Ohne Rabatt: 1000 CHF exkl. MWST + 81 CHF MWST = 1081 CHF inkl. MWST

Die MWST wird immer auf den Nettobetrag nach Rabatt berechnet, niemals auf den Bruttobetrag. Diese Regel ist grundlegend, um den Anforderungen der ESTV zu entsprechen.

Rabatt auf Rechnungszeile vs. Gesamtrabatt

Der Zeilenrabatt wird individuell auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung angewendet. Er erscheint direkt auf der betreffenden Zeile, was die Reduktion für Ihren Kunden sehr sichtbar macht.

Beispiel: Beratung 500 CHF mit Rabatt 20% = 400 CHF netto auf der Zeile.

Der Gesamtrabatt wird auf die Summe aller Zeilen angewendet. Er erscheint am Ende der Rechnung als separate Abzugszeile.

Beispiel: Summe Zeilen 1000 CHF, Gesamtrabatt 10% = -100 CHF, netto 900 CHF.

Für die Buchhaltung ergeben beide Methoden das gleiche Endergebnis. Der Unterschied ist hauptsächlich visuell: Der Zeilenrabatt wertet jede Dienstleistung individuell auf, während der Gesamtrabatt die kommerzielle Geste für die gesamte Leistung hervorhebt.

Kaskadenrabatte: Vorsicht bei den Berechnungen

Die Kaskadenrabatte sind aufeinanderfolgende Reduktionen, die sich nicht addieren. Dies ist ein häufiger Fehler, der teuer werden kann.

Beispiel auf 1000 CHF:

• Direkter Rabatt von 15%: 1000 - 150 = 850 CHF
• Rabatt 10% dann 5%: 1000 - 100 = 900, dann 900 - 45 = 855 CHF

Der Unterschied? 5 CHF in diesem Beispiel, aber bei grösseren Beträgen wird die Differenz erheblich.

Die korrekte Berechnung: erster Rabatt auf den Ausgangsbetrag, dann zweiter Rabatt auf den bereits reduzierten Betrag. Für -10% dann -5% lautet die tatsächliche Berechnung: 1000 × 0.90 × 0.95 = 855 CHF.

Diese Mechanik schützt Ihre Margen und bleibt gleichzeitig transparent gegenüber Ihren Kunden. Dokumentieren Sie immer klar, wie Ihre Rabatte angewendet werden.

MWST und Rabatte: die einzuhaltenden Schweizer Regeln

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) schreibt klare Regeln vor: Die MWST wird immer auf den Nettobetrag berechnet, das heisst nach Abzug des Rabatts.

Beispiel mit den verschiedenen Sätzen:

• Produkt 1000 CHF, Rabatt 10% = 900 CHF netto, MWST 8.1% = 72.90 CHF
• Lebensmittel 100 CHF, Rabatt 5% = 95 CHF netto, MWST 2.6% = 2.47 CHF
• Beherbergung 500 CHF, Rabatt 15% = 425 CHF netto, MWST 3.8% = 16.15 CHF

Sie müssen eine klare Dokumentation Ihrer Rechnungsaktionen aufbewahren: Gewährungsbedingungen, Dauer, betroffene Kunden. Diese Belege können bei einer MWST-Kontrolle angefordert werden.

Um die MWST-Deklarationsregeln zu vertiefen, konsultieren Sie unseren Leitfaden zur MWST-Deklaration nach Rechnung oder Zahlung.

Obligatorische Angaben auf der Rechnung

Eine Rechnung mit Rabatt muss die Schweizer Darstellungsnormen einhalten, um steuerlich und kommerziell gültig zu sein.

Obligatorische Angaben:

• Bruttobetrag (Preis vor Rabatt)
• Klar identifizierter Rabatt (in % oder CHF)
• Nettobetrag (nach Rabatt)
• MWST berechnet auf den Nettobetrag
• Endtotal inkl. MWST

Beispiel einer konformen Darstellung:

Beratungsdienstleistung: 1000 CHF
Treuerabatt 10%: -100 CHF
Netto exkl. MWST: 900 CHF
MWST 8.1%: 72.90 CHF
Total inkl. MWST: 972.90 CHF

Diese Transparenz schützt Ihr Unternehmen rechtlich und vermeidet jegliche Verwirrung mit Ihren Kunden. Eine schlecht strukturierte Rechnung kann von der ESTV bei einer Kontrolle abgelehnt werden.

Rabattstrategien je nach Ihrer Tätigkeit

Ihre Kundenrabatt-Politik muss sich an Ihre Branche und Ihr Geschäftsmodell anpassen. Ein effektiver Rabatt verbessert Ihre Verkäufe, ohne Ihre Marge zu zerstören.

B2C-Handel: Saisonale Rabatte (Ausverkauf, Black Friday), Produkteinführungsrabatte, Treuerabatte nach X Käufen.

B2B-Dienstleistungen: Mengenrabatte (Staffeln nach Jahresbetrag), Barzahlungsrabatte (Skonto 2-3%), Langzeit-Partnerschaftsrabatte.

Freelancer: Wiederkehrende Rabatte (monatliches Abonnement vs. einmaliger Auftrag), Mehrprojekt-Rabatte, Empfehlungsrabatte.

Definieren Sie klare und dokumentierte Schwellenwerte. Ein Rabatt von 5% auf Bestellungen >5000 CHF ist rentabler als ein systematischer Rabatt von 3% auf alles. Berechnen Sie immer die Auswirkungen auf Ihre Marge, bevor Sie eine Reduktion gewähren.

Rabatte für vorzeitige oder Barzahlung

Das Skonto ist ein Rabatt, der im Austausch für eine sofortige oder vorzeitige Zahlung gewährt wird. Es ist ein starkes Instrument der Liquiditätsverwaltung.

Klassisches Beispiel: 2% Skonto für Zahlung innerhalb von 10 Tagen statt 30 Tagen.

Berechnung der tatsächlichen Kosten: Bei einer Rechnung von 10'000 CHF verlieren Sie 200 CHF, erhalten Ihr Geld aber 20 Tage früher. Auf das Jahr hochgerechnet entspricht dies einem Satz von etwa 36% (2% × 365/20 Tage).

Diese Strategie ist rentabel, wenn:

• Sie unmittelbaren Liquiditätsbedarf haben
• Ihre Marge die 2% deutlich übersteigt
• Sie dadurch Bankgebühren vermeiden (Überziehung, Kredit)

Das Skonto reduziert auch das Risiko von Zahlungsausfällen und vereinfacht Ihre Verwaltung. Erwähnen Sie es klar auf Ihren Rechnungen.

Treue- und Mengenrabatte

Die Mengenrabatte belohnen Grosskäufer und fördern das Wachstum des durchschnittlichen Warenkorbs. Die Treuerabatte werten die langfristige Beziehung auf.

Beispiel einer Mengenstaffel:

• < 5'000 CHF/Jahr: Standardpreis
• 5'000-15'000 CHF/Jahr: -5%
• > 15'000 CHF/Jahr: -10%

Treuebeispiel: -3% ab der 5. Bestellung, -5% ab der 10. Bestellung.

Auswirkung: Ein Kunde, der von 4'000 auf 5'500 CHF steigt, um die Stufe -5% zu erreichen, bringt Ihnen 5'225 CHF netto statt 4'000 CHF. Sie gewinnen 1'225 CHF trotz des Rabatts.

Kommunizieren Sie diese Stufen von Beginn der Geschäftsbeziehung an. Ihre Kunden werden mehr kaufen, um die nächste Stufe zu erreichen, was Ihren Gesamtumsatz erhöht.

Wie Sie Rabatte in BePaid anwenden

BePaid berechnet Ihre Rechnungsaktionen automatisch und garantiert die Konformität Ihrer QR-Rechnungen, auch bei komplexen Rabatten.

Sie können Rabatte auf zwei Arten anwenden:

• Zeilenrabatt: direkt auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung
• Gesamtrabatt: auf die Gesamtsumme der Rechnung

In beiden Fällen berechnet BePaid automatisch die MWST auf den Nettobetrag und erstellt eine QR-Rechnung, die den Schweizer Normen entspricht. Der QR-Code integriert den korrekten Endbetrag und vermeidet so Zahlungsfehler.

Die Rabatte erscheinen klar auf der PDF-Rechnung, die an Ihren Kunden gesendet wird, mit einer professionellen Darstellung, die Ihre kommerzielle Geste aufwertet. Alle Berechnungen sind transparent und nachprüfbar.

Einen Rabatt auf eine Rechnungszeile erstellen

Um einen Rabatt auf eine bestimmte Zeile in BePaid anzuwenden:

1. Erstellen Sie Ihre Rechnung und fügen Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung hinzu
2. Geben Sie den Standard-Stückpreis ein
3. Geben Sie im Feld "Rabatt" den Prozentsatz (z.B. 10) oder den festen Betrag in CHF an
4. BePaid berechnet automatisch den Nettobetrag der Zeile
5. Die MWST wird auf diesen Nettobetrag angewendet

Beispiel: Dienstleistung 500 CHF mit Rabatt 15% = 425 CHF netto auf der Zeile angezeigt. Die MWST 8.1% (34.43 CHF) wird auf 425 CHF berechnet, nicht auf 500 CHF.

Diese Methode ist ideal für gezielte Rabatte auf bestimmte Produkte (Lagerräumung, Produktaktion), während der Standardpreis auf den anderen Zeilen beibehalten wird.

Einen Gesamtrabatt anwenden

Der Gesamtrabatt wird auf die Summe aller Rechnungszeilen angewendet. In BePaid:

1. Fügen Sie alle Ihre Produkte/Dienstleistungen mit ihren Standardpreisen hinzu
2. Verwenden Sie am Ende der Rechnung das Feld "Gesamtrabatt"
3. Geben Sie den Prozentsatz oder den festen Betrag an
4. BePaid zieht automatisch den Rabatt von der Gesamtsumme ab
5. Die MWST wird auf den endgültigen Nettobetrag berechnet

Beispiel: Summe Zeilen 2'000 CHF, Gesamtrabatt 8% = -160 CHF, netto 1'840 CHF + MWST.

Diese Darstellung hebt Ihre globale kommerzielle Geste hervor und vereinfacht die Lesbarkeit für den Kunden. Sie ist besonders geeignet für Treuerabatte, Partnerschaftsrabatte oder Jahresendrabatte.

Das generierte PDF zeigt den Abzug klar an und verstärkt die positive Wahrnehmung Ihres Angebots.

Buchhalterische Verfolgung von Rabatten und Aktionen

Die buchhalterische Verfolgung Ihrer Rabatte ist wesentlich, um deren Rentabilität zu analysieren und Ihre Verkaufsstrategie zu steuern.

BePaid ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Rechnungen mit den Details der gewährten Rabatte zu exportieren. Sie können so berechnen:

• Ihren Bruttoumsatz (vor Rabatten)
• Den Gesamtbetrag der gewährten Rabatte
• Ihren Nettoumsatz (nach Rabatten)
• Den durchschnittlichen Rabattsatz pro Kunde oder Periode

Beispiel: Bruttoumsatz 120'000 CHF, Rabatte 8'400 CHF (7%), Nettoumsatz 111'600 CHF.

Diese Analyse zeigt, ob Ihre Rabatte wirklich mehr Volumen generieren oder ob sie einfach Ihre Margen erodieren. Verknüpfen Sie diese Daten mit Ihrem Projekttracking, um die rentabelsten Kunden und Aufträge zu identifizieren.

Die Auswirkungen der Rabatte auf Ihre Marge analysieren

Die Berechnung der MWST-Auswirkung und der Margenauswirkung Ihrer Rabatte verhindert, dass Sie mit Verlust verkaufen, ohne es zu merken.

Berechnungsmethode:

Ihre Bruttomarge: 30%
Durchschnittlich gewährter Rabatt: 12%
Verkaufspreis 100 CHF, Kosten 70 CHF = Marge 30 CHF (30%)
Mit Rabatt 12%: Nettopreis 88 CHF, Kosten 70 CHF = Marge 18 CHF (20.5%)

Ihre tatsächliche Marge sinkt von 30% auf 20.5%. Bei 100'000 CHF Umsatz verlieren Sie 9'500 CHF Marge.

Kritische Schwelle: Wenn Ihre Bruttomarge 15% beträgt und Sie 12% Rabatt gewähren, fällt Ihre Marge auf 3%. Ein einziges unvorhergesehenes Ereignis und Sie machen Verlust.

Legen Sie einen maximalen Rabattsatz fest, der mit Ihrer Kostenstruktur vereinbar ist. Lehnen Sie Anfragen ab, die Sie unter Ihre Rentabilitätsschwelle bringen würden.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Bestimmte Fehler bei der Verwaltung von Kundenrabatten können teuer werden, sowohl finanziell als auch rechtlich.

MWST auf den Bruttobetrag berechnen: Illegal und Sie zahlen zu viel MWST. Die MWST muss immer auf den Nettobetrag nach Rabatt berechnet werden.

Übermässige Rabatte: Ein Rabatt von 20% auf eine Marge von 25% lässt Ihnen nur 5% Marge. Zwei oder drei unvorhergesehene Ereignisse und Sie machen Verlust.

Keine Dokumentation: Ohne schriftliche Bedingungen werden Kunden unbegrenzt den gleichen Rabatt verlangen. Formalisieren Sie die Bedingungen (Dauer, Volumen, Anlass).

Inkonsistenz zwischen Kunden: Einem Kunden 15% und einem anderen 5% für das gleiche Volumen zu gewähren, schafft Spannungen und schadet Ihrer Glaubwürdigkeit.

Nicht formalisierte Rabatte: "Mündliche" Rabatte schaffen undokumentierte Erwartungen und erschweren Ihre Verwaltung. Immer schriftlich bestätigen.

Die Verwaltung von Rabatten und Aktionen in Ihrer Rechnungsstellung erfordert Sorgfalt, um konform zu bleiben und Ihre Marge zu bewahren. Ob Sie Zeilenrabatte, Gesamtrabatte oder Kaskadenrabatte anwenden, das Wesentliche ist, die MWST auf den Endbetrag nach Abzug korrekt zu berechnen und die Reduktionen auf Ihren Rechnungen klar anzugeben.

Rabatte sind ein starkes kommerzielles Instrument, um Ihre Kunden zu binden, vorzeitige Zahlungen zu fördern oder Mengenkäufe zu belohnen. Aber ihre Auswirkungen auf Ihre Rentabilität müssen regelmässig gemessen werden, um zu vermeiden, dass Ihre Margen erodieren, ohne dass Sie es merken.

Mit BePaid wenden Sie Ihre Rabatte mit wenigen Klicks direkt auf Ihre Rechnungszeilen oder auf die Gesamtsumme an, mit automatischer Berechnung der MWST gemäss den Schweizer Normen. Die Verfolgung Ihrer Rabatte und die Analyse ihrer Auswirkungen auf Ihren Umsatz werden einfach und transparent. Erstellen Sie Ihr Konto kostenlos und testen Sie die Rabattverwaltung auf Ihren ersten 10 Rechnungen ohne Verpflichtung.