eBill: die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in der Schweiz

Was ist eBill?

eBill ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der von SIX entwickelt und von den wichtigsten Schweizer Banken unterstützt wird. Das Prinzip ist einfach: Die Rechnung wird direkt ins E-Banking des Kunden gesendet, der sie einsehen und mit einem Klick bezahlen kann.

Im Gegensatz zu einer QR-Rechnung, die per Post oder als PDF per E-Mail versendet wird, eliminiert eBill jede manuelle Erfassung. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung, prüft die Rechnung in seiner gewohnten Banking-Oberfläche und bestätigt die Zahlung. Keine Handhabung von physischen oder externen digitalen Dokumenten.

Dieses integrierte Banksystem garantiert eine sichere Übertragung der Rechnungsdaten und vereinfacht den Prozess für beide Parteien radikal.

Der Schweizer Kontext der elektronischen Rechnungsstellung

Die Schweiz hat ihre Rechnungsstellung schrittweise digitalisiert: von den orangen und roten Einzahlungsscheinen zur QR-Rechnung im Jahr 2020, dann zu eBill als elektronischem Übertragungskanal.

Heute nutzen etwa 3 Millionen Schweizer eBill, und über 10'000 Unternehmen stellen Rechnungen über diesen Kanal aus. Behörden und Banken fördern diese Einführung aktiv, um Verwaltungskosten zu senken und Zahlungen zu beschleunigen.

eBill ist Teil einer nationalen Strategie zur Digitalisierung von Finanzprozessen mit dem Ziel, die Schweiz als führend in der elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu positionieren.

Die Vorteile von eBill für Unternehmen

Die Einführung von eBill verändert die Rechnungsverwaltung konkret. Die Vorteile betreffen die operative Effizienz, die Liquidität und die Datenqualität.

Für KMU und Selbständige bedeuten diese Vorteile weniger Zeit für administrative Aufgaben und mehr finanzielle Planbarkeit. Die folgenden Abschnitte erläutern diese konkreten Vorteile im Detail.

Zeitersparnis und Automatisierung

Mit eBill entfallen Drucken, Umschläge und Briefmarken. Der Versand erfolgt sofort, und die Rechnung kommt direkt im E-Banking des Kunden an.

Die Nachverfolgung ist automatisiert: Sie wissen, wann die Rechnung eingesehen und bezahlt wurde, ohne manuell nachfassen zu müssen. Diese automatisierte Rechnungsstellung reduziert sich wiederholende Aufgaben drastisch.

Für ein Unternehmen, das 50 Rechnungen pro Monat ausstellt, beträgt die Zeitersparnis mehrere Stunden pro Woche.

Verbesserung der Liquidität

Kunden zahlen mit eBill schneller: Ein Klick genügt, ohne manuelle Erfassung oder Gang zur Post. Die durchschnittlichen Zahlungsfristen verkürzen sich erheblich.

Weniger Wartezeit bedeutet weniger notwendige Mahnungen und einen besser planbaren Cashflow. Für KMU ist diese Auswirkung auf die Liquidität entscheidend.

Eine Studie zeigt, dass eBill-Rechnungen im Durchschnitt 5 bis 7 Tage schneller bezahlt werden als Papierrechnungen.

Reduzierung von Fehlern und Compliance

Die elektronische Übertragung eliminiert manuelle Erfassungsfehler. Die Daten werden direkt vom Rechnungssystem ins E-Banking übertragen, ohne menschliche Zwischenschritte.

Die Einhaltung der Schweizer Normen wird durch den eBill-Standard garantiert. Die vollständige Rückverfolgbarkeit erleichtert die digitale Archivierung und Kontrollen. Alle obligatorischen gesetzlichen Angaben werden automatisch eingehalten.

Diese Zuverlässigkeit reduziert Streitigkeiten und vereinfacht die Buchhaltung.

Die Vorteile von eBill für Kunden (Schuldner)

Für Ihre Kunden zentralisiert eBill alle ihre Rechnungen an einem einzigen Ort: ihrem E-Banking. Keine Suche nach Briefen oder E-Mails mehr nötig.

Die Zahlung erfolgt mit einem Klick, ohne manuelle Eingabe von Referenzen oder Beträgen. Sie können Zahlungen im Voraus programmieren und behalten einen vollständigen, automatisch archivierten Verlauf.

Diese Einfachheit fördert die Akzeptanz: Kunden, die eBill nutzen, schätzen die klare Übersicht über ihre zu zahlenden Rechnungen und die völlige Papierlosigkeit. Es ist auch eine geschätzte umweltfreundliche Geste.

Wie funktioniert der Versand von eBill?

Das Versenden einer Rechnung über eBill erfordert eine technische Infrastruktur, aber der Prozess ist danach flüssig und schnell.

Die Hauptschritte umfassen die Registrierung als Rechnungssteller, die technische Integration mit Ihrem Rechnungssystem und dann die elektronische Übermittlung der Rechnungen. Die folgenden Unterabschnitte erläutern jeden Schritt im Detail.

Voraussetzungen und Registrierung

Um eBill-Rechnungen auszustellen, müssen Sie sich bei SIX oder einem zugelassenen Dienstleister registrieren. Sie erhalten eine eindeutige eBill-Kennung, die Ihr Unternehmen identifiziert.

Die Kosten variieren: kostenlose Registrierung oder mit Gebühren je nach Volumen. Einige Rechnungssoftware-Lösungen beinhalten den eBill-Zugang in ihrem Abonnement. SIX berechnet in der Regel pro Transaktion (einige Rappen pro Rechnung).

Volle Transparenz: Prüfen Sie die Tarife, bevor Sie sich verpflichten.

Erstellung und Versand der Rechnung

Sie erstellen Ihre Rechnung in Ihrer gewohnten Software, die eBill-kompatibel sein muss. Die Software übermittelt die Daten automatisch über die eBill-Infrastruktur.

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung in seinem E-Banking, in der Regel innerhalb weniger Minuten. Er kann die Rechnung sofort einsehen und entscheiden, zu zahlen.

Die Bearbeitungszeit ist nahezu sofort, im Gegensatz zu den 2-3 Tagen des Postversands.

Wie empfängt und bezahlt man eBill-Rechnungen?

Auf Kundenseite erfolgt die Aktivierung von eBill mit wenigen Klicks im E-Banking. Die meisten Schweizer Banken (PostFinance, UBS, Credit Suisse, Raiffeisen usw.) bieten diesen Service an.

Der Kunde muss dann die Rechnungen jedes Rechnungsstellers abonnieren: Er akzeptiert, Ihre Rechnungen elektronisch zu erhalten. Nach dem Abonnement erhält er bei jeder neuen Rechnung eine Benachrichtigung.

Er sieht die Rechnung ein, prüft die Details und zahlt mit einem Klick. Er kann die Zahlung auch für einen späteren Zeitpunkt programmieren. Die Archivierung erfolgt automatisch im Bankverlauf.

Implementierung von eBill in Ihrem Unternehmen: die Schritte

Die Einführung von eBill erfordert Vorbereitung, aber der Prozess ist auch für kleine Strukturen zugänglich.

Die folgenden Abschnitte erläutern die wichtigsten Schritte: Bewertung der Relevanz, Auswahl der geeigneten technischen Lösung und Begleitung Ihrer Teams und Kunden beim Übergang.

Bewertung der Relevanz für Ihre Tätigkeit

eBill ist besonders geeignet für Unternehmen mit wiederkehrenden Rechnungen (Abonnements, regelmässige Dienstleistungen) und einem hohen Kundenvolumen in der Schweiz.

B2C profitiert mehr von eBill als B2B, da Privatpersonen E-Banking massiv nutzen. Bewerten Sie das Profil Ihrer Kunden: Nutzen sie ihr Online-Banking aktiv?

Für 10 Rechnungen pro Monat ist die Investition möglicherweise verfrüht. Für 100+ ist sie relevant.

Wahl Ihrer technischen Lösung

Mehrere Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: direkte Integration mit SIX (für grosse Strukturen), Nutzung einer kompatiblen Rechnungssoftware oder Verwendung eines Zwischendienstleisters.

Auswahlkriterien: Ihr Rechnungsvolumen, Ihr Budget und Ihre bestehende Infrastruktur. Einige Lösungen wie BePaid integrieren eBill oder planen dies.

Vergleichen Sie die wiederkehrenden Kosten (pro Transaktion) und die Installationsgebühren, bevor Sie sich entscheiden.

Schulung Ihrer Teams und Information Ihrer Kunden

Schulen Sie Ihr Team im neuen Prozess: Erstellung, Versand, Nachverfolgung über eBill. Die Änderung von Gewohnheiten erfordert interne Begleitung.

Kommunizieren Sie auf Kundenseite klar die Vorteile: vereinfachte Zahlung, Zeitersparnis, Sicherheit. Leiten Sie sie an, eBill in ihrem E-Banking zu aktivieren.

Planen Sie eine Übergangsphase ein, in der Sie mehrere Kanäle (Papier, PDF, eBill) parallel anbieten.

eBill vs. QR-Rechnung: komplementär, nicht konkurrierend

Häufige Verwechslung: eBill und QR-Rechnung sind keine Alternativen, sondern komplementäre Standards.

Die QR-Rechnung ist ein Rechnungsformat mit QR-Code, der die Zahlungsdaten enthält. Sie kann per Post, als PDF oder über eBill versendet werden.

eBill ist ein elektronischer Übertragungskanal, der das QR-Rechnungsformat verwenden kann. Beide koexistieren: Verwenden Sie die QR-Rechnung für alle Ihre Kunden und fügen Sie eBill als Versandkanal für diejenigen hinzu, die es aktiviert haben.

Diese Kombination maximiert Compliance und Effizienz.

Die Herausforderungen und Grenzen von eBill

Seien wir transparent: eBill wird noch nicht von allen Kunden genutzt. Viele nutzen E-Banking nicht aktiv oder haben die eBill-Funktion nicht aktiviert.

Die Implementierungskosten können für einige kleine Unternehmen erheblich sein. Die erforderliche technische Infrastruktur erfordert eine Anfangsinvestition und Wartung.

Sie sind auch von der Bankinfrastruktur und SIX abhängig. Schliesslich ist eBill nicht für Kunden ohne E-Banking-Zugang geeignet (ältere Menschen, bestimmte Ausländer). Behalten Sie immer eine Alternative.

Die Zukunft von eBill und der elektronischen Rechnungsstellung in der Schweiz

Die Einführungsziele von eBill sind ehrgeizig: Banken und SIX streben in den nächsten Jahren mehrere Millionen zusätzliche Nutzer an.

Der Standard entwickelt sich weiter: Verbesserung der Interoperabilität, Integration mit anderen Verwaltungssystemen, mögliche Harmonisierung mit europäischen E-Invoicing-Standards.

Für Schweizer KMU wird die Digitalisierung der Rechnungsstellung zu einem Wettbewerbsfaktor. eBill setzt sich zunehmend als Referenzstandard durch, insbesondere für B2C.

Diese Transition jetzt zu antizipieren, positioniert Ihr Unternehmen günstig für die kommenden Jahre.

eBill stellt eine bedeutende Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung in der Schweiz dar. Dieser Bankstandard bietet konkrete Vorteile: vollständige Automatisierung des Prozesses, Verbesserung der Liquidität durch schnellere Zahlungen und erhebliche Reduzierung von Erfassungsfehlern. Für Ihre Kunden ist es die Einfachheit einer Zahlung mit wenigen Klicks aus ihrem E-Banking.

eBill und QR-Rechnung stehen sich nicht gegenüber: Sie ergänzen sich. Die QR-Rechnung bleibt für alle Ihre Kunden unverzichtbar, während eBill die Erfahrung für diejenigen optimiert, die es nutzen. Die schrittweise Einführung dieses Systems erfordert eine Bewertung Ihrer Bedürfnisse und die Wahl einer geeigneten technischen Lösung.

Ob Sie sich für eBill oder die klassische QR-Rechnung entscheiden, das Wesentliche bleibt die Compliance und Effizienz Ihres Rechnungsprozesses. BePaid ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks Rechnungen zu erstellen, die den Schweizer Normen entsprechen, mit automatischer Zahlungsverfolgung und Mahnungen. Testen Sie BePaid kostenlos und vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung noch heute.