Papierrechnung vs. elektronische Rechnung: Gibt es noch einen Grund für Papier?

Papierrechnung: Vor- und Nachteile im Jahr 2025

Das Papier behält einige verbleibende Vorteile: eine greifbare physische Präsenz, eine Wahrnehmung von Seriosität bei gewissen traditionellen Kunden und keine Abhängigkeit von Technologie oder Internetverbindung.

Aber die Nachteile sind erheblich. Jede Papierrechnung kostet zwischen 2 und 3 CHF an direkten Kosten: Druck, Umschlag, Porto. Hinzu kommen die Zustellungszeiten (mindestens 2-3 Tage), die Risiken von Verlust oder Verlegung und die Zeit, die für Drucken, Falten, Frankieren und Versenden aufgewendet wird.

Die physische Archivierung erfordert auch Lagerraum, mit Ordnern, die sich Jahr für Jahr ansammeln. Für ein KMU, das 100 Rechnungen pro Jahr ausstellt, bedeutet dies jährliche Kosten von 200 bis 300 CHF, ohne die Verwaltungszeit zu berücksichtigen.

Elektronische Rechnung: Die konkreten Vorteile für Ihr Unternehmen

Die elektronische Rechnung kehrt all diese Nachteile um. Der Versand per E-Mail ist sofort, die Stückkosten nahezu null und die Rückverfolgbarkeit vollständig: Sie wissen genau, wann Ihr Kunde das Dokument erhalten hat.

Die Integration mit Ihren Verwaltungssystemen ermöglicht es, die Zahlungsverfolgung und Mahnungen zu automatisieren. Kein Drucken, Kuvertieren oder Gang zur Post mehr nötig. Sie sparen 5 bis 10 Minuten pro Rechnung.

Die Auswirkung auf die Liquidität ist direkt: Eine sofort erhaltene Rechnung wird in der Regel schneller bezahlt als eine Rechnung, die 3 Tage später ankommt. Für Unternehmen, die regelmässig Rechnungen stellen, führt dieser Zeitgewinn zu besserer finanzieller Transparenz und weniger administrativem Stress.

Kostenvergleich: Papier vs. elektronisch

Die Zahlen sprechen für sich. Eine Papierrechnung kostet 2 bis 3 CHF (Druck, Umschlag, Briefmarke) gegenüber 0 CHF für eine elektronische Rechnung.

Für ein KMU, das 100 Rechnungen pro Jahr ausstellt:

• Papier: 200-300 CHF/Jahr an direkten Kosten + 8-16 Stunden Bearbeitungszeit

• Elektronisch: 0 CHF an Versandkosten + Zeitgewinn von 8-16 Stunden

Hinzu kommen die Archivierungskosten: Ordner, physischer Lagerraum und Suchzeit für Papier, versus einige Gigabyte Cloud-Speicher für digital.

Über ein Jahr hinweg spart ein Unternehmen, das auf digital umstellt, leicht 300 bis 500 CHF und gewinnt mehrere Tage administrative Arbeit.

Archivierung und rechtliche Konformität: Was das Schweizer Gesetz sagt

Das Schweizer Gesetz schreibt vor, dass Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren müssen, ob in Papier- oder digitaler Form. Beide sind rechtlich gültig.

Seit 2025 ist die elektronische Archivierung vollständig durch die Olico-Verordnung geregelt, die die technischen Anforderungen für eine konforme Aufbewahrung definiert: Lesbarkeit, Integrität, Zugänglichkeit während der gesamten gesetzlichen Dauer.

Das Format spielt keine Rolle: Papier oder digital, das Wesentliche ist, dass Ihre Dokumente 10 Jahre lang lesbar und zugänglich bleiben. Die digitale Archivierung vereinfacht diese Verpflichtung erheblich, mit automatischen Sicherungen und sofortigem Zugriff im Falle einer Steuerprüfung.

Für weitere Details konsultieren Sie unseren Leitfaden zur Aufbewahrung von Dokumenten während 10 Jahren.

Kundenakzeptanz: Ist Papier noch notwendig?

Die grosse Mehrheit der Kunden akzeptiert mittlerweile elektronische Rechnungen, insbesondere mit den Schweizer QR-Rechnungen, die sowohl in Papier- als auch in digitaler Form funktionieren.

Einige Branchen oder traditionellere Kunden können noch Papier bevorzugen: Handwerker der alten Schule, ältere Privatkunden ohne E-Mail oder spezifische vertragliche Anforderungen. Aber diese Fälle werden zur Ausnahme, nicht zur Regel.

Der richtige Ansatz: Digital standardmässig bevorzugen und punktuell je nach Kundenprofil anpassen. Die meisten Unternehmen stellen eine Kundenakzeptanz von über 90% für elektronische Rechnungen fest, ohne jeglichen Widerstand oder Reklamation.

Die Schweizer QR-Rechnung erleichtert diesen Übergang: Selbst gedruckt bleibt sie scannbar und kann von den Banken automatisch verarbeitet werden.

Anwendungsfälle: Wann macht Papier noch Sinn?

Papier bleibt in einigen spezifischen Situationen relevant:

• Ältere Privatkunden ohne E-Mail-Adresse oder IT-Ausstattung

• Sehr traditionelle Branchen: gewisse Handwerker, Familienbetriebe in der Landwirtschaft, kleine ländliche Geschäfte

• Vertragliche Anforderungen: Einige Verträge schreiben noch explizit die Papierrechnung vor

• Notfallsituationen: Übergabe vor Ort bei einem Einsatz

Diese Fälle machen in der Regel weniger als 10% der von einem modernen KMU ausgestellten Rechnungen aus. Das Wesentliche ist, die Flexibilität zu bewahren: Ein gutes Rechnungssystem ermöglicht es Ihnen, standardmässig per E-Mail zu versenden und punktuell zu drucken, wenn es wirklich notwendig ist.

Auf digital umsteigen: Die praktischen Schritte

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erfolgt in wenigen einfachen Schritten:

1. Ein konformes Tool wählen
Entscheiden Sie sich für eine Software, die konforme Schweizer QR-Rechnungen generiert und die digitale Archivierung sicherstellt. BePaid bietet diese Funktionen bereits in der kostenlosen Version.

2. Ihre Kunden informieren
Senden Sie eine E-Mail, die den Umstieg auf digital ankündigt. Die meisten werden die Schnelligkeit und Praktikabilität schätzen.

3. Die Archivierung einrichten
Konfigurieren Sie Ihr System für zertifizierte elektronische Archivierung, um die gesetzlichen Pflichten einzuhalten.

4. Das Bestehende digitalisieren
Falls nötig, scannen Sie Ihre alten Papierdokumente, um Ihren Verlauf zu zentralisieren.

Sie können auch unseren Artikel darüber konsultieren, warum Sie Excel für eine dedizierte Software aufgeben sollten.

Unsere Empfehlung für Schweizer KMU und Selbstständige

Unsere Position ist klar: Bevorzugen Sie die elektronische Rechnung standardmässig. Die Gewinne an Zeit, Geld und Effizienz sind zu bedeutend, um darauf zu verzichten.

Behalten Sie einfach die Möglichkeit, punktuell für die seltenen Kunden zu drucken, die es wirklich verlangen. Aber lassen Sie nicht zu, dass die Ausnahme zur Regel wird.

Verwenden Sie eine moderne Rechnungssoftware, die Ihnen diese Flexibilität bietet: automatischer elektronischer Versand, Generierung konformer QR-Rechnungen, sichere digitale Archivierung und Druckoption bei Bedarf.

BePaid erfüllt diese Kriterien mit einer einfachen Benutzeroberfläche, vollständiger Schweizer Konformität und einer kostenlosen Version zum unverbindlichen Testen. Bei 20 CHF/Monat für die Premium-Version sparen Sie schnell mehr als die Abonnementkosten allein durch die Portokosten.

Papier behält einige seltene Anwendungsfälle, aber die elektronische Rechnung setzt sich als logische Wahl für die meisten Schweizer Unternehmen im Jahr 2025 durch. Die Einsparungen sind real, die digitale Archivierung ist gesetzeskonform und Ihre Kunden akzeptieren mittlerweile das digitale Format ohne Vorbehalte.

Die versteckten Kosten von Papier – Druck, Umschläge, Frankierung, Bearbeitungszeit – summieren sich schnell. Im Gegensatz dazu spart Ihnen die elektronische Rechnungsstellung Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Zahlungsverfolgung. Die digitale Archivierung, geregelt durch die Olico-Verordnung, befreit Sie von sich ansammelnden Ordnern.

Wenn Sie noch aus Gewohnheit auf Papier fakturieren, testen Sie den Unterschied. BePaid ermöglicht es Ihnen, Ihre ersten elektronischen QR-Rechnungen kostenlos zu erstellen, ohne Verpflichtung. Sie werden schnell die gewonnene Zeit und die Einfachheit für Ihre tägliche Verwaltung sehen.